2026年剧本杀运营公司办公用品领用登记管理制度

2026年剧本杀运营公司办公用品领用登记管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司办公用品领用登记管理工作，明确领用标准、登记流程及责任分工，保障办公需求的同时严控办公成本，避免资源浪费，提升办公用品使用效率，确保领用登记工作可追溯、可监督，依据国家相关法律法规及公司经营管理实际，结合剧本杀行业办公场景特性（总部各部门、各门店分散办公），制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有办公用品领用登记全流程管理工作，涵盖办公用品需求提报、采购衔接、领用申请、登记备案、库存管理、废旧用品处置等环节；适用于公司总部各部门、各门店及所有员工因办公需要开展的办公用品领用行为，包括通用办公用品（笔、纸、文件夹等）、专用办公用品（打印耗材、办公设备配件等）、门店专项办公用品（剧本整理装订用品、客户接待辅助用品等）；适用于公司行政部门、各需求部门、各门店及所有参与办公用品领用登记管理的员工，各部门及相关人员需严格遵照本制度执行。第三条核心定义（一）办公用品。指公司为保障日常办公与门店运营顺畅，采购用于办公、客户接待、剧本整理等相关的各类物品，分为通用类、专用类、门店专项类：1.通用类：签字笔、笔记本、文件夹、回形针、订书机、打印纸等；2.专用类：打印机硒鼓、墨盒、电脑配件、投影仪耗材等；3.门店专项类：剧本装订胶、标签纸、客户饮用水、清洁用品等。（二）领用登记。指员工因办公需要领取办公用品时，按规定流程提交申请、经审批后领取，并由管理部门记录领用信息（领用人员、物品名称、数量、用途、领用时间等）的管理行为。（三）库存预警线。指为保障办公连续性，针对常用办公用品设定的最低库存阈值，当库存低于该阈值时，需启动补充采购流程。（四）领用限额。指根据员工岗位、部门职能及办公需求，设定的周期性办公用品领用数量上限，避免过度领用与浪费。第四条基本原则（一）合法合规原则。严格遵守国家相关法律法规及公司财务制度，确保办公用品采购、领用、处置等环节合规有序。（二）需求导向原则。以实际办公需求为核心，合理核定领用标准，保障必要办公需求，杜绝无需求领用、超额领用。（三）节约高效原则。倡导勤俭节约办公理念，引导员工合理使用办公用品，推行可循环用品重复利用，严控办公成本。（四）规范登记原则。所有领用行为必须按流程办理登记手续，确保领用信息完整、准确、可追溯，避免物品流失。（五）责任明确原则。明确各部门及人员在办公用品领用登记管理中的职责，确保事事有人管、责任有人担。（六）统筹协同原则。行政部门统筹全公司办公用品管理，加强与各部门、各门店的协同配合，保障资源合理调配。第二章组织架构与职责第五条组织架构公司建立“行政部门牵头统筹、需求部门规范领用、各门店自主登记报备、财务部门审核监督、仓库管理人员专项执行、管理层监督决策”的办公用品领用登记管理机制，形成分工明确、协同高效的管理体系，确保工作有序推进。第六条各部门及人员职责（一）行政部门。作为办公用品领用登记管理牵头部门，主要职责包括：1.负责本制度的制定、修订及解释，统筹办公用品领用登记全流程工作；2.制定办公用品采购计划，衔接采购环节，保障办公用品足额供应；3.建立全公司办公用品领用登记台账，统筹管理总部及各门店领用登记信息；4.负责总部办公用品的储存保管、领用审核、登记发放工作；5.监督各门店办公用品领用登记制度执行情况，定期开展检查指导；6.负责办公用品库存管理，设定库存预警线，及时启动补充采购；7.组织开展办公用品领用登记相关培训，提升全员规范意识；8.负责废旧办公用品的回收、分类处置及相关记录工作。（二）需求部门（总部各部门）。主要职责包括：1.根据本部门办公需求，指定专人作为部门领用专员，统一办理本部门办公用品领用登记手续；2.严格遵守领用限额标准，合理规划本部门办公用品使用，避免浪费；3.配合行政部门开展办公用品盘点工作，核对本部门领用及库存物品；4.及时向行政部门反馈办公用品质量问题及补充需求；5.引导本部门员工树立节约办公理念，规范使用办公用品。（三）各门店。主要职责包括：1.设立门店办公用品领用登记台账，指定门店负责人或专人负责本门店领用登记管理工作；2.按本制度要求办理办公用品领用申请、登记、发放手续，定期向行政部门报备领用登记台账；3.严格遵守领用标准，合理控制门店办公用品消耗，保障运营需求的同时严控成本；4.负责本门店办公用品的储存保管，做好防潮、防尘、防丢失处理；5.配合行政部门开展办公用品专项检查与盘点工作；6.及时向行政部门提报办公用品补充需求及质量问题反馈。（四）财务部门。主要职责包括：1.负责办公用品采购预算的审核与管控，确保采购支出符合公司财务制度；2.审核办公用品采购费用、处置相关费用的合规性，办理费用支付手续；3.对办公用品成本进行核算与分析，向管理层提出成本优化建议；4.监督办公用品领用登记管理过程中的资金使用情况，防范财务风险。（五）仓库管理人员。由行政部门指定专人担任，主要职责包括：1.负责总部办公用品的分类存放、日常保管，确保物品完好；2.严格执行领用审核流程，核对领用申请、审批手续后，办理登记发放；3.实时更新办公用品库存台账及领用登记台账，确保信息准确完整；4.每日核查库存情况，当物品低于库存预警线时，立即向行政部门负责人汇报；5.配合行政部门开展定期盘点工作，编制盘点报告，对盘盈、盘亏情况及时核实说明；6.负责废旧办公用品的回收登记、分类存放，衔接后续处置工作。（六）领用人员（全体员工）。主要职责包括：1.严格遵守本制度规定，通过所在部门或门店领用专员统一领用办公用品，不得私自直接领用；2.按实际办公需求领用物品，遵守领用限额，不得超额领用或无需求领用；3.规范使用办公用品，杜绝浪费行为（如纸张双面打印、可循环用品重复利用等）；4.妥善保管个人领用的办公用品，丢失或损坏需按规定说明情况；5.及时将废旧办公用品交至所在部门或门店领用专员，由其统一交行政部门处置。（七）公司管理层。主要职责包括：1.审批本制度、年度办公用品采购预算及重大领用事项；2.保障办公用品领用登记管理工作所需资源投入；3.监督各部门、各门店制度执行情况，协调解决重大问题；4.审批办公用品成本优化方案及重大处置事项。第三章办公用品领用登记全流程管理第七条需求提报与采购衔接（一）需求提报。1.总部各部门：每月末由部门领用专员汇总本部门下月办公用品需求，填写《办公用品需求提报表》，提交行政部门；2.各门店：每月末由门店领用专员汇总本门店下月需求，填写《办公用品需求提报表》，提交行政部门；3.应急需求：因突发情况需紧急补充办公用品的，可随时提交应急需求申请，注明“应急”字样，行政部门优先处理。（二）采购衔接。行政部门汇总各部门、各门店需求，结合库存情况编制月度采购计划，经财务部门审核、管理层审批后，组织采购；采购完成后，仓库管理人员核对验收，更新库存台账，确保采购物品与需求匹配。第八条领用标准与限额（一）通用办公用品领用标准。1.个人常用类（签字笔、笔记本等）：每人每月领用限额为签字笔2支、笔记本1本，超出部分需说明合理理由并经部门负责人审批；2.部门共用类（文件夹、订书机等）：按部门人数核定，3人及以下部门每月限额5件，3-10人部门每月限额10件，10人以上部门每月限额15件，按需领用。（二）专用办公用品领用标准。打印耗材、电脑配件等专用物品，按实际损耗情况领用，需提交损耗说明，经部门负责人审核后办理领用；行政部门建立专用物品损耗台账，跟踪使用情况。（三）门店专项办公用品领用标准。按门店月度接待量核定，接待量50单及以下每月限额30件，50-100单每月限额50件，100单以上每月限额80件；超出限额需提报专项需求说明，经行政部门审核、管理层审批后领用。第九条领用登记流程（一）总部部门领用流程。1.部门领用专员填写《办公用品领用申请表》，注明部门名称、领用物品名称、规格、数量、用途、领用日期及领用专员签字；2.经部门负责人审核签字后，提交行政部门仓库管理人员；3.仓库管理人员核对申请信息，确认符合领用标准后，在《办公用品领用登记台账》中记录相关信息（领用部门、日期、物品、数量、领用专员等）；4.领用专员核对实物无误后，在台账中签字确认，完成领用。（二）门店领用流程。1.门店领用专员填写《办公用品领用申请表》，注明门店名称、领用物品名称、规格、数量、用途、领用日期及签字；2.经门店负责人审核签字后，提交行政部门；3.行政部门审核通过后，安排仓库管理人员备货，或通知门店到总部领取，或统一配送；4.领用完成后，门店领用专员在总部《办公用品领用登记台账》及门店自有台账中双重记录，签字确认；5.门店每月5日前将上月领用登记台账报送行政部门备案。（三）特殊领用流程。1.大额领用（单次领用金额XX元及以上）或特殊用途领用（如大型活动、对外合作等），需在《办公用品领用申请表》中详细说明理由，经部门负责人、行政部门负责人、管理层审批后，方可办理领用登记；2.新员工入职领用：由所在部门领用专员统一为新员工申领入职必备办公用品（签字笔、笔记本、文件夹等），按个人领用标准办理登记，台账中注明“新员工入职领用”。（四）登记规范。1.领用登记台账需记录完整信息，包括领用日期、领用部门/门店、领用人员、物品名称、规格、数量、用途、审批人、发放人、签字确认等；2.台账记录需清晰准确，不得涂改、遗漏，确保可追溯；3.电子台账与纸质台账同步更新，电子台账存储于公司指定服务器，纸质台账由专人保管。第十条库存管理（一）分类存放。仓库管理人员将办公用品按通用类、专用类、门店专项类分类存放，张贴清晰标识，便于领用与核查；易潮、易碎物品单独存放，配备防护设施。（二）库存预警。行政部门针对各类办公用品设定库存预警线，如签字笔剩余50支、打印纸剩余10箱等；仓库管理人员每日核查库存，当物品数量低于预警线时，立即向行政部门负责人汇报，启动补充采购流程。（三）定期盘点。1.行政部门每月组织一次库存盘点，仓库管理人员、部门领用专员参与，核对库存台账与实物，确保账实相符；2.每季度开展一次全公司盘点，覆盖总部及各门店，汇总盘点结果，形成《办公用品盘点报告》，上报管理层；3.盘点中发现盘盈、盘亏的，需查明原因，明确责任，提出处理方案，经管理层审批后落实；盘亏物品需按公司规定追究相关人员责任。第十一条处置管理（一）废旧物品回收。各部门、各门店领用专员负责收集本部门/门店废旧办公用品（如空墨盒、废旧文件夹、破损文具等），定期交至行政部门仓库；行政部门建立废旧物品回收台账，记录回收时间、物品类型、数量、回收部门等信息。（二）分类处置。1.可回收利用物品（如完好的旧文件夹、可维修的办公设备配件等）：由行政部门统一整理、维修后，纳入库存循环使用；2.不可回收利用物品：按环保要求分类处置，如交由正规回收机构处理，严禁随意丢弃；3.涉及公司信息的废旧物品（如印有公司标识的纸张、文件袋等）：需先进行信息销毁处理，再行处置。（三）处置记录。行政部门详细记录废旧办公用品处置情况，包括处置时间、物品类型、数量、处置方式、处置机构（如有）等信息，纳入办公用品管理档案。第四章领用登记档案与监督检查第十二条领用登记档案管理（一）档案内容。领用登记档案需完整留存以下资料：《办公用品需求提报表》《办公用品领用申请表》《领用登记台账》《库存台账》《盘点报告》《废旧物品回收处置记录》、采购计划及相关审批文件等。（二）归档规范。行政部门负责档案的日常整理与归档，实行电子化与纸质化双重管理；日常领用登记资料每月归档一次，季度盘点、年度总结等资料及时归档；电子档案存储于公司指定服务器，纸质档案存入专用档案柜，分类编号，确保检索便捷。（三）保管与查阅。档案保管期限至少为3年；各部门因工作需要查阅档案的，需提交《档案查阅申请》，经行政部门负责人审批后，在专人陪同下查阅，严禁私自复制、摘抄或篡改档案资料；外部单位查阅需经管理层审批。第十三条监督检查机制（一）日常监督。行政部门负责人每日对总部办公用品领用登记、库存管理情况进行抽查；每月对各门店领用登记台账报备情况及制度执行情况进行检查，及时发现并纠正不规范行为。（二）专项检查。管理层每半年组织一次办公用品领用登记专项检查，由行政部门、财务部门联合开展，重点核查领用流程合规性、登记信息完整性、库存账实相符率、成本控制情况、档案管理规范性等，形成专项检查报告，上报管理层。（三）违规预警。对检查中发现的不规范行为（如未按流程登记、超额领用、浪费办公用品、台账记录不实等），行政部门需及时发出整改通知，明确整改责任与时限，跟踪整改落实情况；对可能引发成本失控、物品流失的风险，立即上报管理层。（四）举报机制。建立违规领用举报机制，鼓励员工对超额领用、浪费、私自领用、登记造假等违规行为进行举报；行政部门对举报线索及时核查，严肃处理违规人员，并为举报人保密。第五章培训考核与奖惩第十四条培训管理（一）培训内容。包括本制度、领用登记流程、库存管理规范、节约办公要求、废旧物品处置标准等，结合实际案例开展实操培训，提升全员规范意识与执行能力。（二）培训频率与方式。1.新员工入职培训：必须包含办公用品领用登记专项培训，确保新员工熟悉制度要求；2.全员定期培训：每季度开展一次全员培训，强化领用登记规范与节约办公理念；3.专项培训：针对各门店领用登记管理人员，开展专项指导培训，提升门店管理水平。培训方式采用线下讲解、案例分析、现场演示等多种形式。第十五条考核机制将办公用品领用登记管理工作纳入相关部门及员工的绩效考核，核心考核指标包括：1.领用登记合规率：严格按流程办理领用登记的比例，要求100%；2.库存账实相符率：盘点时库存台账与实物一致的比例，要求≥99%；3.成本控制效果：各部门、各门店办公用品消耗控制在预算范围内的情况；4.节约办公成效：杜绝浪费行为、积极回收废旧物品的情况；5.档案管理完整性：领用登记相关档案齐全、归档及时的比例。第十六条奖惩措施（一）奖励。对在办公用品领用登记管理工作中表现突出的部门、门店及个人，给予表彰和物质奖励：1.年度节约办公先进部门/门店：考核指标全部达标，办公用品消耗控制合理，无浪费、违规领用行为的，奖励部门/门店经费XX元；2.年度规范管理标兵：严格遵守本制度，在领用登记、库存管理、节约办公等工作中表现优异的个人（如部门领用专员、门店管理人员），奖励XX元；3.回收处置贡献奖：积极组织废旧办公用品回收，