2026年剧本杀运营公司费用报销审批管理制度

2026年剧本杀运营公司费用报销审批管理制度第一章总则第一条为规范剧本杀运营公司（以下简称“公司”）各部门及门店费用报销审批管理工作，强化财务内控监督，保障资金使用合规高效，防范虚报冒领、违规报销等风险，提升财务管理水平，依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》等相关法律法规及公司经营实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司总部各部门、各门店所有经营管理相关费用的报销审批工作，涵盖剧本采购费、道具耗材费、门店租金、人员薪酬福利、营销推广费、差旅费、水电费、物业费、办公费及其他合法合规的经营支出。公司全体员工（含总部职员、门店员工、兼职人员）办理费用报销，均需严格遵守本制度规定。第三条费用报销审批管理遵循“依法合规、真实准确、流程规范、权责统一、高效便捷”的核心原则，建立“事前申请、事中审核、分级审批、事后监督”的管理机制，确保每笔费用支出有据可查、有迹可循、合规可控。第四条公司建立费用报销审批协同管理体系，明确各主体核心职责：（一）财务部门为费用报销审批归口管理部门，负责制定报销标准、审核报销凭证合规性与准确性、办理报销支付手续、建立报销台账、管理报销档案、开展报销合规监督；（二）各部门/门店负责人为本单位费用报销第一责任人，负责审核本单位报销申请的真实性、合理性，把控费用支出进度，推动报销审批流程推进；（三）报销人负责按要求整理报销凭证、填写报销申请，确保申请信息真实完整、凭证合法有效，配合审核部门补充相关资料；（四）审批人（含部门负责人、财务负责人、分管领导、总经理）负责按权限对报销申请进行审批，决定是否同意报销及报销金额；（五）法务部门负责对涉及合同、法律风险的报销事项（如大额采购费用、合作推广费用）进行合规审核，提供法律意见；（六）内部审计部门负责对费用报销审批流程的合规性进行监督检查，核查违规报销行为。第五条公司建立费用预算管控与全流程追溯机制，各部门/门店需严格按照年度预算执行费用支出，超预算支出需履行额外审批手续；财务部门需建立报销台账，详细记录每笔报销的申请信息、审核审批情况、支付金额、支付时间等；所有报销相关凭证、审批文件等资料需归档留存，保管期限不少于5年，确保费用支出可追溯、可核查。第二章费用报销基本要求第六条报销凭证基本规范。报销人需提供真实、合法、完整的原始凭证，包括增值税发票（专用发票或普通发票）、合规收据、支付凭证（微信/支付宝支付截图、银行转账回单等）、合同协议复印件、验收证明、费用明细清单等；原始凭证需清晰可辨，要素完整（含开票单位名称、统一社会信用代码、开票日期、商品/服务名称、数量、单价、金额、发票专用章等），不得涂改、伪造、变造；电子发票需打印纸质版并由报销人签字确认，同时留存电子原件备查。第七条报销申请基本要求。报销人需在费用支出完成后15个工作日内提交报销申请，逾期未提交且无合理理由的，财务部门可不予受理；报销需按“一事一报、分类归集”原则整理资料，同一笔业务的相关凭证需集中提交，不同类型费用（如剧本采购费、营销费）需分开申请；报销人需填写《费用报销申请表》，明确报销部门/门店、报销人、报销事由、费用类型、报销金额、支付账户信息（户名、开户行、账号）等信息，字迹清晰、内容准确，不得遗漏关键要素。第八条事前申请管理。大额费用支出（如单笔金额5000元及以上的剧本采购费、营销推广费）、专项费用支出（如门店装修费、大型活动策划费）需在支出前提交《费用事前申请表》，说明支出事由、预算金额、支出方式、预计支出时间、相关依据（如采购方案、活动方案）等，经部门/门店负责人审核、财务部门审核、对应权限审批人审批同意后，方可执行支出；未履行事前申请手续的大额费用，财务部门可不予报销。第九条报销金额与支付规范。报销金额需与原始凭证金额一致，大小写金额相符，不得多报、虚报；支付方式需符合公司规定，优先采用银行转账、对公支付方式，零星小额费用（单笔500元以下）可采用现金支付或微信/支付宝个人垫付后报销；报销款项需支付至报销人本人或业务合作单位对公账户，严禁支付至无关第三方账户；特殊情况下需变更支付账户的，需提交书面说明并经财务负责人审批同意。第十条报销禁忌。严禁报销人提交虚假报销申请、伪造或变造原始凭证；严禁报销与公司经营无关的个人费用（如私人餐饮费、家庭消费费用）；严禁拆分大额费用为小额费用规避分级审批；严禁使用过期、作废的原始凭证报销；严禁在报销凭证中夹带无关凭证或虚假说明。第三章常见费用报销规范第十一条剧本采购费用报销。报销范围包括正版剧本采购费、剧本授权费、剧本修改定制费等；报销需提供采购合同协议复印件、增值税发票、剧本验收单（需注明剧本名称、数量、版本、版权归属等信息）、支付凭证；若为批量采购，需额外提供采购明细清单；财务部门需重点审核剧本版权合规性，核查发票开具单位与合同签订单位一致性，确保采购费用支出合规。第十二条门店运营费用报销。涵盖门店租金、水电费、物业费、道具耗材费（服装、道具、装饰材料等）、设备维修费等；（一）租金报销需提供租赁合同复印件、租金发票、支付凭证；（二）水电费、物业费报销需提供缴费通知单、发票、支付凭证；（三）道具耗材费报销需提供采购清单、发票、验收单（由门店负责人签字确认），批量采购需提供采购合同；（四）设备维修费报销需提供维修合同或维修报价单、维修发票、维修验收证明，明确维修设备名称、维修内容、费用明细。第十三条营销推广费用报销。包括线上推广费（平台广告费、直播推广费等）、线下活动费（主题活动策划费、地推费等）、合作推广费等；报销需提供推广合同协议复印件、推广方案、增值税发票、费用明细清单、推广效果证明（如推广数据报告、活动参与人数统计）、支付凭证；大额推广费用（单笔10000元及以上）需事前提交申请，经总经理审批同意后执行，报销时需经法务部门审核合同合规性。第十四条差旅费报销。员工因公务出差（如跨区域门店支援、剧本采购考察、行业交流等）产生的交通、住宿、餐饮等费用可申请报销；报销需提供出差申请单（注明出差事由、出差地点、出差时间、出差人员）、交通票据（机票、高铁票、汽车票等）、住宿发票（需注明住宿天数、单价、金额）、餐饮费用凭证等；差旅费报销标准由财务部门统一制定（如住宿标准按城市级别划分、交通费用按职级划分），超标准支出需提交书面说明并经分管领导审批同意后方可报销。第十五条人员薪酬福利费用报销。包括员工工资、奖金、社保公积金、福利费（节日福利、体检费、团建费等）；工资薪金由财务部门按人力资源部门提供的考勤及薪酬核算表直接发放，无需员工个人报销；福利费报销需提供福利发放清单、采购凭证、发票等，确保发放对象为公司员工、发放标准符合规定，团建费用需注明活动主题、参与人员、费用明细，避免与个人消费混淆。第十六条办公费用报销。涵盖办公用品采购费、打印复印费、通讯费、快递费等；办公用品采购需由行政部门统一统筹，报销时提供采购清单、发票、验收单；通讯费报销需按公司统一标准执行，凭手机话费发票报销，超标准部分自理；快递费报销需提供快递单、发票、费用明细，区分公务快递与个人快递，个人快递费用不予报销。第四章费用报销审批流程第十七条报销申请提交。报销人整理齐全报销凭证后，填写《费用报销申请表》，将申请表与原始凭证按顺序装订整齐，提交至本部门/门店负责人审核；线上报销需通过公司内部办公系统上传相关凭证扫描件，填写电子报销申请。第十八条部门/门店初审。部门/门店负责人收到报销申请后，需在2个工作日内完成审核，重点核查报销事由的真实性、费用支出的合理性、报销凭证的完整性，确认报销金额与凭证金额一致；审核通过的，签字确认后提交财务部门审核；审核未通过的，注明审核意见，退回报销人补充完善后重新提交。第十九条财务部门审核。财务部门收到报销申请后，需在3个工作日内完成审核，重点核查以下内容：（一）报销凭证的合法性、真实性、完整性，发票是否合规、要素是否完整；（二）报销申请信息是否准确，与原始凭证是否一致；（三）费用支出是否符合公司报销标准及预算要求；（四）是否履行事前申请手续（大额费用）；（五）涉及合同的，需核查合同条款与报销事项的一致性。审核通过的，签字确认后按权限提交审批人审批；审核未通过的，书面说明理由，退回前一环节补充完善。第二十条分级审批。根据报销金额、费用类型，实行分级审批制，明确审批权限：（一）小额费用报销：单笔报销金额500元（含）以下的，经部门/门店负责人初审、财务部门审核后，由财务负责人审批；（二）中等金额费用报销：单笔报销金额500元-5000元（含）的，经部门/门店负责人初审、财务部门审核、财务负责人审核后，报分管领导审批；（三）大额费用报销：单笔报销金额5000元-20000元（含）的，经全流程初审、审核后，报分管领导审核、总经理审批；（四）特大金额费用报销：单笔报销金额20000元以上的，经全流程初审、审核后，提交公司管理层集体审议，由总经理审批；（五）特殊费用报销：涉及合同纠纷、超预算支出、特殊福利的费用，经全流程审核后，报总经理审批。第二十一条审批流程规范。审批人收到报销申请后，需在3个工作日内完成审批，认真审阅报销材料及审核意见，核实费用支出的合规性与合理性；审批通过的，签字确认后移交财务部门办理支付手续；审批未通过的，书面说明退回理由，由报销人或相关部门补充完善后重新提交审批；审批人对报销事项有疑问的，可要求报销人或审核部门当面说明情况，确保审批决策准确。第二十二条报销支付。财务部门收到审批通过的报销申请后，需在2个工作日内核对审批文件、报销金额、支付账户信息，确认无误后办理支付手续；支付完成后，财务人员需及时更新报销台账，将支付凭证（转账回单、支付截图等）附于报销凭证后归档；报销人需及时查收报销款项，对支付金额、到账时间有异议的，需在3个工作日内反馈财务部门核实处理。第五章报销档案管理与监督检查第二十三条报销档案管理规范。财务部门需建立健全报销档案管理制度，指定专人负责报销档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁工作；报销档案归档内容包括《费用报销申请表》、原始凭证、事前申请单、合同协议复印件、审核审批文件、支付凭证等；审计项目结束后，财务人员需在10个工作日内将报销相关资料整理齐全，按部门/门店分类编号，存入专用档案柜或电子档案管理系统；电子报销档案需进行加密备份，防止数据丢失或泄露。第二十四条报销档案借阅管理。公司内部员工因工作需要借阅报销档案的，需填写《报销档案借阅申请表》，经财务部门负责人审批同意后，方可借阅；借阅时需严格遵守借阅时限（一般不超过7个工作日），严禁转借他人或复制涉密档案内容；借阅人员需妥善保管借阅的档案资料，不得涂改、损坏、丢失，归还时由档案管理人员核对无误后办理归还手续；外部单位或人员需借阅报销档案的，需提供有效证明文件，经公司总经理审批同意后，在档案管理人员监督下查阅，严禁带出档案管理区域。第二十五条监督检查机制。内部审计部门联合财务部门建立费用报销审批全流程监督检查机制，采取日常抽查、月度核查、季度专项检查、年度审计相结合的方式，重点检查以下内容：报销申请的真实性、报销凭证的合规性、审核审批流程的规范性、费用支出的预算执行情况、报销档案的完整性；检查发现问题的，下达整改通知，明确整改责任人与时限，跟踪整改落实情况，确保问题闭环；对涉嫌违规报销的，移交相关部门追究责任。第二十六条预算管控监督。财务部门需按月汇总各部门/门店费用支出情况，与年度预算进行对比分析，形成预算执行报告提交管理层；对超预算支出的部门/门店，需督促其说明原因，履行超预算审批手续；年末对全年预算执行情况进行总结分析，为下一年度预算制定提供依据。第六章监督考核与奖惩第二十七条考核指标体系。公司将费用报销审批管理工作纳入各部门/门店及相关人员的绩效考核，核心考核指标包括：报销申请准确率、报销凭证合规率、审核审批及时率、预算执行准确率、违规报销发生率、整改完成率等；考核结果与部门绩效、个人绩效、评优评先、岗位调整直接挂钩。第二十八条表彰奖励。对在费用报销审批管理工作中表现突出的部门或个人，公司给予表彰奖励：（一）严格执行报销制度，全年无违规报销、无超预算支出，报销审核及时准确的部门/门店，给予2000-3000元团队奖金；（二）规范整理报销凭证，报销申请一次性通过审核，全年无虚假报销、无退回补充资料情况的个人，给予500-1000元现金奖励；（三）及时发现违规报销行为、避免公司资金损失的财务人员或审计人员，给予1000-2000元现金奖励；（四）提出费用报销管理制度优化建议或成本控制建议，产生显著成效的部门或个人，给予创新奖励。第二十九条责任追究。对违反本制度规定的部门或个人，公司将按相关规定追究责任：（一）报销人提交虚假报销申请、伪造变造原始凭证、虚报冒领费用的，一经查实，立即追回违规报销款项，给予通报批评及违规金额1-2倍的经济处罚；情节严重的，依法解除劳动合同；违反法律法规的，依法追究法律责任；（二）部门/门店负责人审核把关不严，导致本单位出现违规报销行为的，给予通报批评、绩效考核扣分；造成公司资金损失的，追究相关赔偿责任；（三）审核人、审批人未按规定流程审核审批，或敷衍审核、盲目审批，导致违规报销的，给予通报批评、经济处罚；情节严重的，调整工作岗位；（四）财务人员未按规定审核报销凭证、办理支付手续，或未建