2026年剧本杀运营公司会议纪要撰写与分发管理制度

2026年剧本杀运营公司会议纪要撰写与分发管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司各类会议纪要的撰写、审核、分发、归档及管理工作，确保会议决策事项、待办任务清晰可追溯，保障会议精神有效传达、工作部署落地执行，提高会议效率和管理水平，结合剧本杀运营行业业务特点及公司实际经营情况，特制定本制度。本制度旨在明确会议纪要全流程管理的职责、标准和要求，实现会议纪要管理的规范化、标准化和高效化。第二条制定依据本制度依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，以及公司行政管理规定、信息保密管理办法等内部文件制定。第三条适用范围本制度适用于公司组织召开的各类会议，包括但不限于年度/季度/月度经营分析会、门店运营例会、剧本采购评审会、市场推广协调会、员工培训会议、对外合作洽谈会及临时专题会议等。公司全体部门负责人、会议主持人、记录人及相关参会人员，在参与会议纪要撰写、审核、分发、执行及归档工作时，均需严格遵守本制度规定。第四条核心原则（一）真实准确原则。会议纪要需客观、真实记录会议内容，完整反映会议议题、讨论意见、决策事项及待办任务，不得虚构、篡改或遗漏关键信息。（二）及时高效原则。会议结束后需在规定时限内完成纪要撰写、审核及分发工作，确保会议精神和决策事项快速传达至相关执行主体，保障工作及时推进。（三）规范统一原则。会议纪要需遵循统一的撰写格式、内容要素和语言规范，确保表述清晰、逻辑严谨、易于理解。（四）保密安全原则。严格区分会议类型（内部会议/外部会议、公开会议/保密会议），对涉及公司商业秘密、核心经营数据、未公开合作信息的纪要，需严格把控分发范围，严防信息泄露。（五）闭环管理原则。明确会议纪要中待办事项的责任主体、完成时限及验收标准，建立跟踪督办机制，确保各项任务落地见效并形成管理闭环。第二章管理职责分工第五条行政部归口管理职责行政部作为会议纪要管理的归口部门，主要履行以下职责：（一）统筹规划会议纪要管理工作，制定并修订会议纪要撰写模板、审核流程及归档标准，组织各部门学习本制度及相关规范；（二）负责公司级重要会议（如年度经营分析会、核心决策会议等）的纪要撰写、初稿审核工作，或指定专人担任记录人；（三）监督检查各部门会议纪要的撰写质量、审核流程执行情况及分发、归档的及时性、规范性；（四）负责全公司会议纪要的集中归档管理，建立电子及纸质归档台账，确保纪要资料完整、可追溯；（五）协助会议主持人开展待办事项的跟踪督办工作，定期汇总任务推进情况并向管理层反馈；（六）受理各部门关于会议纪要撰写、分发及管理工作的咨询，及时解决执行过程中出现的问题。第六条会议主持人职责（一）负责把控会议流程，明确会议议题、讨论方向及核心目标，引导参会人员充分发表意见，确保会议高效推进；（二）会议结束前，梳理会议核心结论、决策事项及待办任务，明确各任务的责任部门/人、完成时限及验收标准，向参会人员确认无误；（三）负责审核会议纪要初稿，重点核查内容的真实性、完整性，确保决策事项、待办任务表述清晰、责任明确，审核通过后签字确认；（四）负责牵头跟踪督办会议纪要中涉及本领域的待办事项，协调解决任务推进过程中出现的问题，确保任务按时完成。第七条会议记录人职责（一）会议前做好准备工作，提前获取会议通知、议题材料、参会人员名单等相关资料，熟悉会议背景及核心目标；（二）会议过程中认真做好记录，全面、准确捕捉会议关键信息，包括但不限于参会人员发言要点、讨论分歧、达成的共识、决策事项、待办任务等，避免遗漏重要内容；（三）严格按照本制度规定的格式和要求，在会议结束后规定时限内完成会议纪要初稿的撰写工作，确保语言简洁、逻辑清晰、表述准确；（四）及时将纪要初稿提交会议主持人审核，根据审核意见进行修改完善，形成终稿后按规定流程提交分发及归档；（五）协助会议主持人跟踪待办事项的推进情况，及时收集反馈信息，更新任务进展。第八条各业务及职能部门职责公司各门店运营部、市场推广部、剧本采购部等业务及职能部门，主要履行以下职责：（一）负责本部门组织召开的各类会议（如门店运营例会、部门专题会议等）的纪要撰写、审核、分发及归档工作，指定专人担任会议记录人；（二）组织本部门人员学习本制度，确保相关人员掌握会议纪要撰写规范及流程要求；（三）严格按照会议纪要要求，落实本部门承担的待办事项，按时完成任务并及时反馈推进情况；（四）配合行政部开展会议纪要管理的监督检查及归档工作，及时提交本部门会议纪要资料；（五）对涉及本部门业务的公司级会议纪要内容提出审核意见，确保相关表述准确、符合实际工作需求。第九条参会人员职责（一）按时参会，积极参与会议讨论，清晰表达个人观点，确保发言内容准确、简洁；（二）对会议纪要中涉及本人发言要点、承担的待办事项等内容进行确认，如存在异议需在收到纪要后规定时限内提出；（三）严格遵守信息保密规定，不得擅自将涉及公司商业秘密的会议纪要内容泄露给无关第三方。第三章会议纪要撰写规范第十条撰写基本要求（一）语言风格。采用客观、严谨的书面语，避免使用口语化、模糊化表述，杜绝主观臆断或带有个人情绪的描述；表述需简洁明了，逻辑清晰，层次分明。（二）内容真实。严格依据会议记录撰写，准确反映参会人员的发言要点和会议决策结果，不得随意增减内容或改变原意；对讨论过程中存在的分歧意见，需客观记录并说明最终达成的共识或未达成共识的原因。（三）重点突出。聚焦会议核心议题和决策事项，详细记录待办任务的具体内容、责任主体、完成时限及验收标准，对无关紧要的细节可适当简化。第十一条必备内容要素所有会议纪要均需包含以下核心要素，确保信息完整：（一）会议基本信息。包括会议名称、会议时间（精确到年月日时分）、会议地点（线下地址或线上会议链接/平台）、主持人、记录人、参会人员（姓名+部门+岗位）、缺席人员（姓名+部门+缺席原因）；（二）会议议题。明确会议需讨论和解决的核心问题，按重要性或讨论顺序依次列出；（三）会议主要内容。分点记录各议题的讨论情况、参会人员发言要点、达成的共识等；对未达成共识的议题，需注明分歧点及后续处理建议；（四）会议决策事项。清晰列出会议最终确定的各项决策，明确决策的适用范围、执行要求及相关说明；（五）待办事项清单。详细记录会议确定的各项任务，明确任务内容、责任部门/责任人、完成时限、验收标准及所需资源支持；（六）其他说明。包括会议材料附件清单、下次会议安排（如需要）、其他需要补充说明的事项；（七）签署信息。包括会议主持人签字、记录人签字及审核日期。第十二条不同类型会议纪要撰写侧重（一）经营决策类会议（如年度/季度经营分析会、核心决策会议）。重点记录经营数据复盘情况、存在的问题及原因分析、战略规划调整、重大项目审批、资源调配决策等核心内容，待办事项需明确责任领导、推进节点及考核要求；（二）门店运营类会议（如门店运营例会、服务质量提升会议）。重点记录门店运营数据（客流量、营业额、客户满意度等）、日常运营问题（剧本库存、员工服务、场地维护等）、解决方案及执行要求，待办事项需结合门店实际明确具体执行措施和完成时限；（三）剧本采购类会议（如剧本评审会、采购洽谈会）。重点记录剧本筛选标准、候选剧本评估意见、采购方案（数量、金额、供应商）、合作条款协商结果等，待办事项需明确采购对接人、谈判进度及合同签订时限；（四）市场推广类会议（如营销活动策划会、推广效果复盘会）。重点记录推广方案细节、预算分配、执行分工、效果评估指标、问题整改措施等，待办事项需明确各推广环节的责任主体和时间节点；（五）对外合作类会议（如合作方洽谈会、项目对接会）。重点记录合作双方的核心诉求、合作模式协商、权利义务约定、下一步对接安排等，待办事项需明确对接人和沟通时限，同时注意保护公司商业秘密；（六）临时专题会议。根据会议核心议题确定撰写侧重，确保针对性解决特定问题，待办事项明确、具体、可执行。第十三条撰写时限要求（一）常规会议（如门店运营例会、部门专题会议）。会议结束后24小时内完成纪要初稿撰写；（二）重要会议（如季度经营分析会、剧本采购评审会）。会议结束后48小时内完成纪要初稿撰写；（三）紧急会议（如突发问题处置会议）。会议结束后12小时内完成纪要初稿撰写，确保紧急任务快速传达执行。第四章会议纪要审核与分发流程第十四条审核流程（一）初稿审核。记录人完成纪要初稿后，首先提交会议主持人审核；会议主持人需在收到初稿后12小时内完成审核，重点核查内容真实性、完整性、待办事项明确性，对不符合要求的初稿提出修改意见，退回记录人完善；（二）二次审核。涉及多部门协作的会议或公司级重要会议，纪要初稿经主持人审核通过后，需提交相关协作部门负责人审核，确认涉及本部门的待办事项及表述准确无误；相关部门负责人需在收到纪要后12小时内完成审核并反馈意见；（三）终稿确认。记录人根据各审核环节的意见修改完善后，形成纪要终稿，再次提交会议主持人签字确认；公司级重要会议纪要终稿还需提交行政部备案审核，确保符合公司整体管理规范。第十五条分发范围确定会议纪要的分发范围根据会议类型和内容保密级别确定，遵循“必要且最小”原则：（一）内部公开会议（如全员培训会议、公司月度例会）。分发范围为全体参会人员及相关执行部门人员；（二）内部保密会议（如年度经营分析会、核心决策会议）。分发范围为公司管理层、参会人员及待办事项责任部门/人，严禁向无关人员分发；（三）对外合作会议。分发范围为参会人员、对接部门负责人及待办事项责任人，涉及商业秘密的内容需进行脱敏处理后再分发；（四）临时专题会议。分发范围为参会人员及待办事项相关执行人员。第十六条分发方式与时限（一）分发方式。根据会议性质和分发范围选择合适的分发方式：内部会议纪要优先通过企业微信、内部办公系统或指定邮箱分发；纸质版纪要仅用于重要会议归档或特殊需求场景，由行政部统一打印分发并做好签收记录；对外合作会议纪要通过正式商务邮箱或合作对接渠道分发；（二）分发时限。纪要终稿确认后，记录人需在24小时内完成分发工作；紧急会议纪要需在终稿确认后6小时内完成分发，确保任务快速落地。第十七条分发反馈要求（一）重要会议纪要分发后，记录人需督促相关接收人在收到纪要后12小时内确认接收；对未及时接收的人员，需再次提醒并确认；（二）接收人如对纪要内容有异议，需在确认接收后12小时内通过正式渠道向会议主持人或记录人提出，逾期未提出异议视为认可纪要内容；（三）记录人需对分发反馈情况进行记录，形成分发反馈台账，归档至会议纪要相关资料中。第五章会议纪要归档与保密管理第十八条归档管理要求（一）归档责任。行政部负责全公司会议纪要的集中归档管理；各部门组织召开的会议，需在纪要分发完成后3个工作日内将终稿及相关资料（会议通知、议题材料、分发反馈台账等）提交行政部归档；（二）归档形式。采用电子归档与纸质归档相结合的方式：电子归档需将纪要终稿及相关资料整理后存储至公司指定的电子档案管理系统，按会议类型、年份进行分类归档，确保检索便捷；纸质归档需将打印的纪要终稿（经主持人、记录人签字确认）及相关资料装订成册，存放于行政部保密文件柜，按档案管理要求标注清晰；（三）归档时限。常规会议纪要需在分发完成后3个工作日内完成归档；重要会议、紧急会议纪要需在分发完成后1个工作日内完成归档；（四）归档期限。内部常规会议纪要归档保存期限不少于3年；公司级重要会议、经营决策会议、对外合作会议等涉及核心利益的纪要归档保存期限不少于10年；涉及公司重大战略、法律纠纷等关键事项的纪要需永久归档。第十九条保密管理要求（一）分级管理。根据会议内容保密级别，将会议纪要分为绝密、机密、秘密三个级别：绝密级（如公司核心战略规划、重大投资决策、核心商业秘密）、机密级（如年度经营数据、重要合作协议细节）、秘密级（如日常运营例会、普通培训会议）；不同级别纪要需在首页明确标注，执行不同的保密管理措施；（二）访问权限。电子归档纪要需设置访问权限，仅授权人员可查看对应级别纪要；纸质版纪要借阅需履行借阅审批手续，明确借阅期限和用途，借阅人需签字确认，严禁擅自复印、摘抄或带出公司；（三）信息保护。所有接触会议纪要的人员均需严格遵守公司信息保密规定，不得擅自将纪要内容泄露给无关第三方；严禁通过非公司指定的渠道传输、存储保密级别较高的会议纪要；（四）过期处理。超过归档期限的会议纪要，需由行政部提出销毁申请，经公司管理层审批同意后，按档案管理规定进行销毁；销毁过程需有专人监督，确保信息彻底销毁，不泄露，同时做好销毁记录。第六章待办事项跟踪督办与考核第二十条跟踪督办机制（一）责任分工。会议主持人是待办事项跟踪督办的第一责任人，负责统筹推进相关任务落地；各责任部门/人需主动推进承担的待办事项，及时向会议主持人反馈进展情况；行政部负责协助跟踪公司级重要会议待办事项，定期汇总进展情况；（二）跟踪方式。采用定期核查与动态反馈相结合的方式：常规待办事项由会议主持人每周核查一次进展情况；重要待办事项需建立专项跟踪台账，由行政部协助每日跟进；任务推进过程中出现问题的，需及时组织相关人员协调解决；（三）进展反馈。责任部门/人需在待办事项完成后24小时内，向会议主持人提交完成情况说明及相关佐证材料；未按时完成的，需提前12小时说明原因并申请延期，经会议主持人审批同意后调整完成时限，同时明确延期后的推进措施。第二十一条考核奖惩规定（一）奖励情形。对严格遵守本制度，会议纪要撰写及时、准确、规范，待办事项跟踪督办到位、任务完成质量高的部门及个人，公司在年度绩效考核中给予加分奖励，或评选为“会议管理先进部门/个人”并给予物质奖励；（二）处罚情形。对违反本制度规定的部门及个人，按以下情形进行处理：1.会议纪要撰写不及时、内容不完整、表述不准确，导致工作推进受阻的，给予记录人及