团体活动备案制度规范

PAGE团体活动备案制度规范一、总则（一）目的为了加强公司/组织团体活动的管理，规范团体活动备案流程，确保团体活动的安全、有序开展，维护公司/组织正常的工作秩序和员工/成员的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门、分支机构以及下属单位举办的各类团体活动，包括但不限于会议、培训、团建、比赛、演出等。（三）基本原则1.依法合规原则：团体活动必须遵守国家法律法规和行业标准，不得从事违法违规活动。2.安全第一原则：将活动安全放在首位，制定并落实安全保障措施，确保活动参与人员的人身安全和财产安全。3.规范有序原则：明确活动备案流程和要求，做到活动组织有章可循，备案工作规范有序。4.信息准确原则：活动备案信息应真实、准确、完整，以便公司/组织进行有效的管理和监督。二、备案主体与职责（一）备案主体团体活动的主办部门或分支机构为备案主体，负责按照本制度规定办理活动备案手续。（二）主办部门职责1.负责团体活动的策划、组织和实施，确保活动符合本制度及相关法律法规要求。2.填写《团体活动备案表》，详细、准确地提供活动相关信息，包括活动名称、时间、地点、内容、参与人员、安全保障措施等。3.对活动的安全负责，制定并落实安全预案，在活动前进行安全检查，及时消除安全隐患。4.按照备案要求，配合公司/组织相关部门做好备案审核工作，根据审核意见及时修改和完善活动方案。（三）公司/组织相关部门职责1.安全管理部门负责对团体活动的安全保障措施进行审核，提出安全方面的意见和建议。参与重大活动的现场安全监督，确保活动安全顺利进行。2.行政管理部门负责对团体活动备案表进行形式审查，确保备案信息的完整性和规范性。对活动备案情况进行登记和存档，建立活动备案档案。3.其他相关部门：根据活动性质和涉及领域，按照各自职责对活动备案事项进行审核，提供专业指导和支持。三、备案内容与要求（一）备案内容1.活动基本信息活动名称、主题、目的。活动时间（开始时间、结束时间）、地点（详细地址）。参与人员范围（本公司/组织员工、外部嘉宾、合作单位人员等）及预计人数。2.活动内容安排活动流程，包括活动环节、时间节点、负责人等。如果是会议，需说明会议议程、讨论议题等；如果是培训，需说明培训课程内容、培训方式等；如果是团建活动，需说明活动形式、项目设置等。3.安全保障措施安全责任人及联系方式。安全预案，包括活动现场的安全疏散通道、消防设施配备、应急救援措施等。针对可能出现的突发事件（如火灾、地震、人员突发疾病等）的应对措施和演练计划。4.其他需要说明的事项活动是否涉及收费，收费标准及收费方式。活动是否需要邀请媒体参与，如有，需提供媒体邀请名单及宣传方案。（二）备案要求1.备案主体应在团体活动举办前[X]个工作日向公司/组织相关部门提交《团体活动备案表》及相关附件材料。2.备案材料应使用A4纸打印或复印，一式[X]份，加盖主办部门公章，并确保内容清晰、完整、准确。3.对于涉及多个部门联合举办的团体活动，由牵头部门负责统一办理备案手续，并协调其他部门提供相关材料。四、备案流程（一）提交备案主办部门按照备案要求填写《团体活动备案表》，准备好相关附件材料，在规定时间内提交至公司/组织行政管理部门。（二）形式审查行政管理部门收到备案材料后，对备案表及附件材料进行形式审查。审查内容包括材料是否齐全、格式是否规范、签字盖章是否完整等。如发现材料不齐全或不符合要求，应及时通知主办部门补充或修改。（三）部门会审行政管理部门将形式审查通过的备案材料分发给安全管理部门及其他相关部门进行会审。各部门根据职责对活动的安全保障、内容安排、合规性等方面进行审核，并在[X]个工作日内提出审核意见。（四）反馈修改行政管理部门汇总各部门审核意见后，及时反馈给主办部门。主办部门应根据审核意见对活动方案进行修改和完善，并在[X]个工作日内将修改后的备案材料重新提交至行政管理部门。（五）备案存档行政管理部门对再次提交的备案材料进行审核，如无异议，则予以备案登记，并将备案材料存档。同时，将备案信息录入公司/组织团体活动备案管理系统，以便查询和管理。五、活动变更与取消（一）活动变更1.团体活动在备案后如需变更活动时间、地点、内容、参与人员等重要信息，主办部门应提前[X]个工作日向公司/组织行政管理部门提交《团体活动变更申请表》，说明变更原因及变更后的具体内容。2.行政管理部门收到变更申请后，按照备案流程进行审核。审核通过后，主办部门方可按照变更后的方案组织实施活动，并及时更新备案管理系统中的相关信息。（二）活动取消1.如团体活动因特殊原因需要取消，主办部门应提前[X]个工作日向公司/组织行政管理部门提交《团体活动取消申请表》，说明取消原因。2.行政管理部门收到取消申请后，应及时通知相关部门和人员，并对已备案的活动信息进行注销处理。同时，对因活动取消可能产生的影响进行评估和协调解决。六、监督与检查（一）日常监督1.公司/组织安全管理部门和行政管理部门应定期对团体活动备案情况进行检查，重点检查活动是否按照备案内容组织实施，安全保障措施是否落实到位等。2.各部门应配合公司/组织相关部门的监督检查工作，如实提供活动开展情况及相关资料。（二）专项检查1.在重大节日、重要会议、大型活动等特殊时期，公司/组织将开展团体活动专项检查，对活动备案及实施情况进行全面检查。2.专项检查可采取现场检查、查阅资料、听取汇报等方式进行，对发现的问题及时下达整改通知书，要求主办部门限期整改。（三）违规处理1.对于未按本制度规定办理备案手续或未按备案内容组织实施团体活动的主办部门，公司/组织将视情节轻重