项目公司周例会制度规范

PAGE项目公司周例会制度规范一、总则（一）目的为了加强项目公司内部沟通与协作，提高工作效率，及时解决项目推进过程中出现的问题，确保项目目标的顺利实现，特制定本周例会制度规范。（二）适用范围本制度适用于项目公司全体员工，包括各部门负责人、项目团队成员以及与项目相关的其他人员。（三）基本原则1.高效务实原则：周例会应聚焦项目实际问题，追求高效解决，避免形式主义，确保会议内容务实、有针对性。2.沟通协作原则：强调各部门之间的沟通与协作，打破信息壁垒，形成工作合力，共同推进项目进展。3.责任明确原则：明确各项工作的责任主体，确保问题得到及时处理，责任落实到人。二、例会组织（一）会议时间每周[具体时间]召开周例会，如遇特殊情况需调整会议时间，由会议召集人提前通知参会人员。（二）会议地点[详细地址]，如有变动另行通知。（三）参会人员1.项目公司领导班子成员。2.各部门负责人。3.项目团队核心成员（根据项目实际情况确定）。4.其他与会议议题相关的人员（根据需要临时通知）。（四）会议召集人由项目经理担任会议召集人，负责会议的组织、议程安排、资料准备等工作。三、会议议程（一）上周工作汇报1.各部门负责人汇报上周工作进展情况，包括已完成的工作、遇到的问题及解决方案、下周工作计划等。汇报应简洁明了，突出重点，数据支撑，时间节点清晰。2.项目团队成员补充汇报与自身工作相关的重要事项，如项目进度、质量控制、安全管理等方面的情况。（二）问题讨论与解决1.针对上周工作中出现的问题，由相关责任人详细阐述问题产生的原因、影响范围及目前采取的措施。2.参会人员共同讨论问题的解决方案，集思广益，提出建设性意见和建议。对于重大问题，应形成专项讨论小组，深入研究解决方案，并明确责任人和时间节点。3.对于需要跨部门协作解决的问题，明确牵头部门和配合部门，协调各方资源，确保问题得到妥善解决。（三）本周工作安排1.各部门负责人根据项目总体目标和上周会议决议，汇报本周工作计划，包括工作任务、责任人、时间节点、预期成果等。工作计划应具有可操作性，与项目整体进度相匹配。2.项目经理对本周工作计划进行统筹安排和协调，明确各项工作的优先级和资源需求，确保各部门工作有序开展。（四）领导指示与决策1.项目公司领导班子成员根据上周工作汇报和本周工作计划，对项目进展情况进行点评，提出工作要求和指导性意见。2.针对项目推进过程中的重点、难点问题，领导班子成员做出决策，明确工作方向和重点，确保项目顺利推进。（五）其他事项1.通报项目公司近期的重要通知、政策变化、人事变动等信息。2.讨论其他与项目相关的重要事项，如项目变更、风险管理、成本控制等。四、会议准备（一）资料收集1.各部门负责人应在周例会前[X]个工作日，将上周工作完成情况总结、本周工作计划、相关数据报表、问题分析报告等资料整理好，并提交给会议召集人。2.会议召集人负责对各部门提交的资料进行汇总和梳理，形成会议资料汇编，确保参会人员能够全面了解项目进展情况。（二）议题确定1.在周例会前[X]个工作日，会议召集人应与各部门负责人沟通，收集本周需要讨论的议题，并进行筛选和整理。2.确定的议题应具有针对性和重要性，与项目实际情况紧密相关，能够有效推动项目进展。对于一般性问题，可通过其他方式沟通解决，不纳入周例会讨论范围。（三）通知发布1.会议召集人应在周例会前[X]个工作日，将会议通知以邮件、短信或内部办公系统等方式发送给参会人员，通知内容包括会议时间、地点、议程、参会要求等。注意事项：1.通知应确保参会人员能够及时收到，并提前做好准备。2.对于因特殊原因无法参加会议的人员，应提前向会议召集人请假，并安排合适的人员代为参会或提交书面汇报材料。五、会议要求（一）汇报要求1.汇报内容应真实、准确、完整，数据详实，避免模糊不清或夸大成绩。2.汇报人应提前熟悉汇报内容，条理清晰，逻辑连贯，突出重点，避免冗长和无关紧要的叙述。3.对于问题汇报，应深入分析原因，提出切实可行的解决方案，并明确责任人和时间节点。（二）讨论要求1.参会人员应积极参与讨论，充分发表自己的意见和建议，尊重他人观点，避免争吵和人身攻击。2.讨论应围绕议题展开，紧扣项目实际情况，注重解决问题，提高会议效率。对于讨论中出现的分歧，应通过充分沟通和协商，寻求共识。3.会议主持人应引导讨论方向，确保讨论有序进行，避免偏离主题或陷入无意义的争论。（三）纪律要求1.参会人员应提前[X]分钟到达会议地点，如有迟到、早退现象，应向会议召集人说明原因。2.会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场，如有特殊情况需要离开，应向会议主持人请假。3.保持会场秩序，不得在会场内吸烟及大声喧哗，共同营造良好的会议环境。六、会议记录与纪要（一）会议记录1.会议召集人应指定专人负责会议记录，记录内容包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、汇报内容、讨论要点、决策事项、责任人和时间节点等。2.会议记录应客观、准确、完整，不得遗漏重要信息，对于参会人员的发言内容，应尽量记录原话，确保记录的真实性。3.会议记录人员应在会议结束后[X]个工作日内，将会议记录整理成电子文档，并发送给参会人员进行确认。（二）会议纪要1.会议召集人应根据会议记录，在会议结束后[X]个工作日内撰写会议纪要。会议纪要应突出会议重点，总结会议讨论的主要内容、决策事项及下一步工作安排，语言简洁明了，逻辑清晰。2.会议纪要经会议召集人审核后，发送给项目公司领导班子成员、各部门负责人及相关人员，并在项目公司内部办公系统上发布，作为项目推进过程中的重要参考文件。七、监督与考核（一）监督机制1.项目公司设立专门的监督小组，负责对周例会制度的执行情况进行监督检查。监督小组由公司内部审计、人力资源等部门人员组成。2.监督小组定期对周例会的组织、议程执行、会议记录、纪要发布等情况进行检查，发现问题及时督促整改。（二）考核措施1.将周例会制度执行情况纳入员工绩效考核体系，对积极参与、认真汇报、有效解决问题的部门和个人给予加分奖励；对无故缺席、汇报不实、不配合会议工作的部门和个人进行扣分处罚。2.对于因未按时参加周例会或未认真落实会议决议导致项目进度延误、