社区档案规范化管理制度

PAGE社区档案规范化管理制度一、总则（一）目的为加强社区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在社区建设、管理和服务中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区内各类档案的管理，包括但不限于社区组织建设、居民信息、社区活动、环境卫生、安全管理等方面形成的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：社区档案实行集中统一管理，由社区档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实准确原则：档案内容应真实反映社区工作的实际情况，确保档案信息的准确性和可靠性。3.完整系统原则：全面收集社区各项工作中形成的档案，保持档案的完整性和系统性，便于查阅和利用。4.安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案不被损坏、丢失和泄露，严格遵守档案保密规定。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善社区档案管理制度。2.负责社区各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案检索工具，编制档案目录、索引等，方便档案的查询和利用。4.做好档案的保管工作，确保档案的安全，定期对档案进行检查、清点和修复。5.按照规定向街道档案管理部门移交应归档的档案，并接收街道档案管理部门的业务指导和监督检查。6.积极开展档案的开发利用工作，为社区工作提供信息支持和服务。（二）各部门（岗位）职责1.各部门（岗位）负责本部门工作中形成档案的收集、整理和初步分类，并定期移交至社区档案管理部门。2.明确专人负责档案工作，确保档案资料的及时收集、准确整理和妥善保管，配合档案管理部门做好档案管理相关工作。3.在工作中严格执行档案管理制度，遵守档案管理流程，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.社区党组织建设方面：包括党组织文件、会议记录、党员名册、党员活动资料等。2.社区居委会工作方面：如居委会文件、工作计划与总结、居民代表会议记录、社区自治相关资料等。3.社区服务方面：服务项目记录、服务对象信息、服务反馈等。4.社区环境卫生方面：环境整治方案、卫生检查记录、环保宣传资料等。5.社区安全管理方面：安全检查记录、应急预案、安全事故处理资料等。6.社区文化活动方面：活动策划、活动照片、活动总结等。7.居民信息方面：居民基本情况登记表、家庭信息变更记录等。8.其他与社区工作相关的各类文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门（岗位）应在工作完成后及时将形成的档案资料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、剪裁或损毁。3.对于电子文件，应同时收集其对应的纸质文件或打印件，并确保两者内容一致。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、内容、形式等进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、社区服务类、环境卫生类、安全管理类、文化活动类等类别。每个类别下可根据实际情况进一步细分二级类目。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。编号可采用年度流水号或分类编号相结合的方式。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等内容，确保目录清晰准确，便于查找。4.装订：对纸张规格不一致、破损的档案进行修整和装订，保持档案的整齐美观，便于长期保存。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防虫药品、温湿度计等。（二）保管方式1.按照档案的类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。2.对重要档案和电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保档案数据的安全性。3.定期对档案进行清点和核对，发现问题及时处理，并做好记录。（三）档案的鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和现实利用价值，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员等组成，对拟销毁的档案进行审核。3.经鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清册，报社区负责人批准后，由专人负责监销，并在销毁清册上签字。4.销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。五、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密制度，严格控制档案的查阅范围，确保档案信息不被泄露。2.档案利用应遵循方便、快捷、高效的原则，为社区工作和居民服务提供有力支持。3.在档案利用过程中，应保持档案的原貌，不得擅自更改、抽取或损坏档案内容。（二）利用方式1.查阅：社区内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅完毕后及时归还档案。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经社区负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应按时归还档案，如因特殊原因需要延期归还的，应提前办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并登记复制内容、数量、用途等信息。复制的档案应与原件内容一致，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用者姓名、部门、利用内容、归还时间等信息。档案利用登记册应定期整理归档，作为档案管理工作的重要资料保存。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现社区档案的信息化管理，建立电子档案数据库，提高档案管理的效率和服务水平，方便档案的查阅和利用。（二）电子档案的收集与整理1.各部门（岗位）应及时将形成的电子文件收集齐全，并按照档案整理要求进行分类、编号、编目等整理工作。2.电子文件应采用通用的格式存储，确保其可读性和可利用性。同时，应建立电子文件的元数据信息，详细记录文件的背景、来源、形成时间等信息。（三）电子档案的存储与管理1.建立电子档案存储系统，采用安全可靠的存储设备和存储方式，对电子档案进行集中存储和管理。2.定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案数据的安全性。3.加强电子档案的安全防护，设置用户权限，防止电子档案被非法访问、篡改或删除。（四）电子档案的利用1.建立电子档案检索系统，方便利用者快速查找所需电子档案。检索系统应具备多种检索方式，如按关键词、题名、日期等进行检索。2.利用者可通过网络远程查阅电子档案，但应遵守档案保密规定和利用流程。档案管理部门应做好电子档案利用的记录和跟踪工作。七、监督与检查（一）监督检查机制建立健全档案管理监督检查机制，定期对社区档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并督促整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用等环节是否符合规定。2.档案管理工作的质量，如档案的完整性、准确性、系统性等。3.档案安全防护措施的落实情况，包括档案库房的环境条件、设备设施的运行状况等。4.档案信息化管理工作的进展情况，如电子档案的收集、整理、存储、利用等是否规范。（三）检查