行政管理部行为规范制度

PAGE行政管理部行为规范制度一、总则（一）目的为加强行政管理部工作的规范化、制度化建设，提高行政管理效率，确保行政管理工作的顺利开展，特制定本行为规范制度。（二）适用范围本制度适用于行政管理部全体员工。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保行政管理工作合法合规。2.高效务实原则：以提高工作效率为核心，注重工作实际效果，务实推进各项行政管理工作。3.服务至上原则：牢固树立服务意识，为公司各部门及全体员工提供优质、高效的服务。4.团结协作原则：行政管理部内部各岗位之间要密切配合，形成团结协作的工作氛围，共同完成行政管理任务。二、岗位职责规范（一）部门经理职责1.全面负责行政管理部的日常管理工作，制定部门工作计划并组织实施。2.组织协调行政管理部与公司其他部门之间的工作关系，确保行政管理工作与公司整体运营相协调。3.负责行政管理部人员的工作安排、绩效考核及培训发展，提升部门整体工作能力和素质。4.审核行政管理部各项工作文件、报告等，对重要事项进行决策和指导。5.参与公司重要会议的组织安排，负责会议纪要的审核与签发。6.负责与外部相关单位的沟通协调，维护公司良好的外部形象和公共关系。（二）行政专员职责1.负责公司文件的收发、登记、传阅、归档等工作，确保文件流转的及时性和准确性。2.协助组织公司各类会议、活动，包括会议场地布置、会议资料准备、活动策划与执行等。3.负责公司办公用品的采购、保管与发放，做好办公用品的库存管理和成本控制。4.负责公司办公区域的环境卫生管理，监督保洁人员的工作质量，定期组织卫生检查。5.协助办理公司各类证照的申请、变更、年检等手续，确保公司证照的合法性和有效性。6.负责公司车辆的调度与管理，包括车辆使用登记、维修保养安排等，保障车辆的正常使用。（三）人力资源专员职责1.负责公司员工招聘工作，制定招聘计划，筛选简历，组织面试，办理新员工入职手续。2.建立和维护员工人事档案，确保档案资料的完整和准确。3.核算员工工资、奖金，办理员工社保、公积金等相关手续，确保员工薪酬福利的按时发放和缴纳。4.组织员工培训与发展活动，根据员工需求和公司发展规划制定培训计划，组织培训课程实施。5.负责员工绩效考核工作，制定考核方案，组织考核实施，统计考核结果并进行反馈。6.处理员工关系相关事务，包括员工投诉、纠纷调解等，维护公司和谐稳定的工作氛围。（四）财务专员职责1.负责行政管理部的财务核算工作，编制部门预算和决算报表，确保财务数据的准确和完整。2.审核部门各项费用报销，严格执行财务审批制度，控制费用支出，杜绝不合理开支。3.负责行政管理部固定资产的登记、盘点与管理，确保资产的安全与完整。4.协助公司财务部门进行年度审计工作，提供相关财务资料和数据支持。5.负责与公司其他部门进行财务沟通与协调，解答财务相关问题，提供财务咨询服务。三、工作流程规范（一）文件管理流程1.收文收到外部文件后，行政专员应及时进行签收登记，记录文件的名称、文号、发文单位、日期等信息。对文件进行初步审核，根据文件内容确定传阅范围和处理意见。将文件按照传阅范围进行传阅，相关人员在文件传阅单上签字确认。对于需要办理的文件，行政专员应及时跟踪办理进度，督促相关部门按时完成办理任务。2.发文各部门起草文件后，应提交行政管理部进行审核。行政专员对文件的格式、内容、逻辑等进行审核，提出修改意见。文件审核通过后，由行政专员进行编号、排版、打印，并加盖公司公章。将发文进行登记，记录文件的名称、文号、发文日期、主送单位、抄送单位等信息。通过邮件、公文系统或专人送达等方式将文件发送给主送单位和抄送单位，并做好文件发送记录。3.文件归档文件办理完毕后，行政专员应及时将文件进行整理归档。按照文件类别、时间顺序等进行分类，编制文件目录。将文件装订成册，存入档案柜，并做好档案存放位置的记录。定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全与完整。（二）会议组织流程1.会议筹备根据会议需求，行政专员确定会议时间、地点、参会人员名单等信息，并提前通知相关人员。准备会议资料，如会议议程、汇报材料、讨论文件等，并确保资料的准确性和完整性。布置会议场地，包括摆放桌椅、调试音响设备、准备茶水等，营造良好的会议环境。2.会议记录安排专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项等。会议记录应准确、清晰、完整，使用规范的记录格式和语言。会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要初稿。3.会议纪要行政专员对会议纪要初稿进行审核，确保纪要内容准确反映会议精神。将审核后的会议纪要发送给参会人员进行确认，如有修改意见及时进行调整。最终确定的会议纪要经部门经理审核后，印发给相关部门和人员，并做好存档工作。（三）办公用品管理流程1.需求申请各部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，注明所需办公用品的名称、规格、数量等信息。将申请表提交给行政管理部行政专员。2.采购审批行政专员对办公用品需求申请表进行审核，根据库存情况和预算安排，提出采购意见。对于金额较大的办公用品采购，需提交部门经理审批。3.采购执行根据审批后的采购申请，行政专员选择合适的供应商进行采购。与供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间等条款。跟踪采购进度，确保办公用品按时、按质、按量到货。4.验收入库办公用品到货后，行政专员组织相关人员进行验收。检查办公用品的规格、数量是否符合采购合同要求，质量是否合格。验收合格后，办理入库手续，并填写入库单。将办公用品存放在指定的仓库或储物间，做好库存管理。5.发放领用各部门员工根据工作需要，填写办公用品领用申请表，注明领用物品的名称、数量等信息。行政专员对领用申请表进行审核，按照审批权限进行审批。根据审批后的领用申请，行政专员从库存中发放办公用品，并在领用申请表上签字确认。定期对办公用品的领用情况进行统计分析，合理控制办公用品的消耗。（四）车辆管理流程1.车辆调度各部门因工作需要使用车辆时，提前填写车辆使用申请表，注明用车时间、地点、事由等信息。将申请表提交给行政管理部行政专员。行政专员根据车辆使用情况和调度原则，合理安排车辆，并及时通知驾驶员。2.车辆使用驾驶员接到车辆调度通知后，提前做好车辆检查和准备工作，确保车辆性能良好、清洁卫生。按照规定的时间和路线接送乘车人员，遵守交通规则，确保行车安全。在车辆使用过程中，驾驶员应妥善保管车辆及车内设施设备，如有损坏及时报告。3.车辆维修保养驾驶员定期对车辆进行日常检查，发现车辆故障或问题及时报告行政专员。行政专员根据车辆状况和维修保养计划，安排车辆到指定的维修厂进行维修保养。维修保养完成后，驾驶员对维修保养情况进行验收，确认维修保养质量，并在维修保养记录上签字。行政专员对车辆维修保养费用进行审核报销，并做好维修保养档案的记录。4.车辆安全管理行政管理部定期组织驾驶员进行安全培训，提高驾驶员的安全意识和驾驶技能。驾驶员应遵守交通法规，严禁酒后驾车、超速行驶等违规行为。车辆发生交通事故时驾驶员应立即报警，并及时报告行政管理部，配合处理事故。四、工作纪律规范（一）考勤制度1.行政管理部员工应严格遵守公司的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.员工请假应提前按照公司规定的流程办理请假手续，填写请假申请表，经批准后方可休假。3.行政专员负责每月统计员工考勤情况，制作考勤报表，报部门经理审核后提交给人力资源部门。（二）工作态度1.全体员工应保持积极主动的工作态度，认真履行岗位职责，按时完成工作任务。2.对待工作要严谨细致，注重工作质量，避免出现差错和失误。3.树立团队合作精神，相互支持、相互配合，共同完成行政管理工作任务。（三）保密制度1.行政管理部员工应严格遵守公司的保密制度，保守公司商业秘密和工作机密。2.对于涉及公司机密的文件、资料、信息等，要妥善保管，不得随意泄露。3.在工作中，未经公司授权，不得向外部单位或个人提供公司机密信息。五、沟通协调规范（一）内部沟通1.行政管理部内部各岗位之间应保持密切的沟通与协作，及时交流工作进展和问题。2.建立定期的部门内部会议制度，总结工作经验，分析存在的问题，制定改进措施。3.加强工作信息的共享，通过内部办公系统、微信群等方式及时发布工作动态和重要信息。（二）与其他部门沟通1.主动与公司其他部门建立良好的沟通关系，了解各部门的工作需求和业务情况。2.对于其他部门提出的行政管理需求，要及时响应，积极协调解决问题。3.在工作中遇到与其他部门意见不一致时，要通过沟通协商的方式解决，避免产生矛盾和冲突。（三）与外部单位沟通1.与外部相关单位沟通时，要保持礼貌、专业的态度，维护公司良好的形象。2.及时回复外部单位的函件、电话等，确保沟通的及时性和有效性。3.对于重要的外部沟通事项，要提前做好准备，明确沟通目的和内容，确保沟通效果。六、考核与奖惩规范（一）考核标准1.行政管理部制定详细的员工绩效考核标准，包括工作业绩、工作态度、工作能力等方面。2.工作业绩考核主要依据员工完成的工作任务数量、质量、工作效率等指标进行评价。3.工作态度考核包括员工的责任心、敬业精神、团队合作等方面。4.工作能力考核涵盖员工的专业知识、业务技能、沟通协调能力等方面。（二）考核方式1.绩效考核分为月度考核和年度考核。月度考核由行政专员负责组织实施，年度考核由人力资源部门统一组织。2.考核方式包括员工自评、上级评价、同事评价等多种方式相结合，确保考核结果的客观公正。3.行政专员根据考核结果，填写绩效考核表，报部门经理审核