规范档案制作与管理制度

PAGE规范档案制作与管理制度一、总则（一）目的规范公司档案制作与管理工作，确保档案的完整性、准确性、系统性和安全性，为公司各项工作提供可依据和参考，促进公司持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工在工作过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项活动的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与公司相关的各类档案，确保无遗漏。3.系统性原则：按照一定的分类标准和方法，对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系。4.安全性原则：采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案制作规范（一）文件材料的形成1.公司各部门、各岗位在工作中应及时形成各类文件材料，确保文件内容准确、完整、清晰。2.文件起草人应严格按照公司公文格式要求进行撰写，注明文件的标题、文号、主送单位、抄送单位、发文日期、发文部门等信息。3.涉及重要事项、重大决策的文件，应经过充分的调研、论证和审批程序。（二）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保各类文件材料及时、准确地收集齐全。2.对于外来文件，如上级文件、平行单位文件、客户文件等，应进行登记、签收，并及时分发给相关部门和人员。3.在业务活动中形成的合同、协议、报表、报告等文件材料，承办部门应在业务结束后及时整理收集。（三）文件材料的整理1.收集后的文件材料应按照一定的分类标准进行整理，如按年度、机构、问题等分类。2.对每份文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.去除文件材料中的金属物，如订书钉、回形针等，对破损的文件进行修补或复制。4.按照文件材料的重要程度和保存价值，进行初步筛选，确定需要归档保存的文件材料。（四）文件材料的归档1.整理好的文件材料应及时归档，归档时间不得超过业务活动结束后的[X]个工作日。2.档案管理人员应按照档案分类方案，将归档文件材料放入相应的档案盒或档案柜中，并填写档案盒封面和脊背的相关信息。3.建立档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于查阅和检索。三、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.对公司各部门档案工作进行监督、指导和检查，确保档案工作规范有序开展。3.集中统一管理公司各类档案，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案进行处置。5.负责档案信息化建设，建立档案管理信息系统，提高档案管理效率和服务水平。（二）各部门档案管理职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案管理工作。2.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整和安全。3.严格按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案材料移交至档案管理部门。4.在档案管理部门的指导下，做好本部门档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备良好的职业道德和专业素养，熟悉档案管理业务。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅、归还等。3.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。4.积极开展档案信息化工作，录入和维护档案信息，提高档案检索效率。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。四、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类档案：包括公司行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理等方面的文件材料。2.业务管理类档案：根据公司业务范围，分为市场营销、财务管理、人力资源管理、生产管理、质量管理、技术研发等类别，每个类别下再细分若干二级类目。3.项目档案：针对公司开展的各类项目，按照项目名称进行分类，每个项目档案包括项目立项文件、可行性研究报告、项目实施方案、项目进度报告、项目验收文件等。4.合同档案：包括公司签订的各类合同、协议，按照合同类型、签订时间等进行分类。5.财务档案：涵盖会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等财务方面的文件材料。6.声像档案：包括公司活动照片、录像、录音等声像资料。7.实物档案：如公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物。（二）档案编号1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式。2.年度用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码根据档案分类设置，采用大写字母表示，如“XZ”表示行政管理类档案，“YW”表示业务管理类档案等。4.流水号为阿拉伯数字，从“001”开始依次编号。5.例如，2023年行政管理类档案的第一份文件编号为“2023XZ001”。五、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案库房应保持清洁、整齐，不得存放与档案无关的物品。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、终止等重要文件，公司章程，年度财务报告等。3.长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括公司一般性业务文件、项目档案等。4.短期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括临时性文件、一般性报表等。5.档案保管期限自文件形成之日起计算。（三）档案整理与上架1.档案管理人员应定期对档案进行整理，检查档案的完整性和准确性，对破损、褪色的档案进行修复或复制。2.将整理好的档案按照编号顺序上架存放，确保档案排列有序，便于查找和利用。3.在档案架和档案柜上标明档案类别、年度、起止编号等信息。（四）档案清查1.每年定期对档案进行清查，清查内容包括档案数量、保管状况、利用情况等。2.清查过程中发现档案丢失、损坏等问题，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.对清查结果进行记录，形成档案清查报告，报档案管理部门负责人审核。六、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息不被泄露和滥用。2.严格按照档案借阅审批程序办理借阅手续，未经批准不得擅自查阅、借阅档案。（二）利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅、借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外部单位因工作需要查阅公司档案的，须持有单位介绍信，经公司分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。3.涉及公司商业秘密、知识产权等重要档案，严格限制查阅和使用范围，确需查阅的，须经公司保密委员会批准。（三）借阅手续1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、用途等信息。2.所在部门负责人对借阅申请进行审批，签署意见。3.档案管理人员根据审批意见，办理档案借阅登记手续，向借阅人发放档案，并告知借阅注意事项。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。（四）档案归还1.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量、完整性和准确性。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任，并及时采取补救措施。3.档案管理人员在确认档案完好无损后，办理归还登记手续，将档案归还原位。七、档案鉴定与处置（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、便于利用的原则。2.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组通过查阅档案内容、分析档案形成背景、了解档案现实利用情况等方式，对档案进行综合评估。2.对于保管期限已满的档案，重点审查其是否仍具有保存价值，如是否涉及法律纠纷、是否为重要业务参考依据等。（四）处置程序1.档案鉴定工作小组根据鉴定结果，提出档案处置意见，包括继续保存、销毁等。2.对于拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列出档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。3.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可实施档案销毁。4.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。5.档案销毁过程应进行记录，留存相关资料，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.实现档案信息的快速检索、在线查阅、远程利用等功能，为公司各项工作提供便捷的档案支持。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案信息录入档案管理信息系统，确保录入信息的准确、完整。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护，更新档案的保管期限、利用情况等信息。3.建立数据备份制度，定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，防止数据丢失。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和操作。2.安装防火墙、杀毒软件等安全软件，定期进行系统漏洞扫描和病毒查杀，确保系统安全稳定运行。3.制定系统应急预案，应对可能出现的系统故障、数据丢失等突发事件，确保能够及时恢复系统正常运行。九、监督与检查（一）监督检查机制1.公司建立档案工作监督检查机制，定期对各部门档案工作进行监督检查。2.档案管理部门负责组织实施档案工作监督检查，制定检查计划，明确检查内容和标准。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案制作、收集、整理、保管、利用等环节的工作是否符合规定。2.档案管理工作的质量，如档案的完整性、准确性、系统性等。3.档案管理设施设备的配备和使用情况。4.档案信息化建设情况。（三）检查结果处理1.对