规范性文件登记管理制度

PAGE规范性文件登记管理制度一、总则（一）目的为加强公司规范性文件的管理，确保文件的合法性、规范性和有效性，提高公司管理水平，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部制定、发布的各类规范性文件，包括但不限于章程、制度、办法、规定、细则等。（三）基本原则1.合法性原则：规范性文件的制定应符合国家法律法规、政策要求以及公司的章程规定。2.规范性原则：文件内容应明确、具体、严谨，逻辑清晰，语言规范，避免模糊不清和歧义。3.有效性原则：文件应具有实际指导意义和可操作性，能够有效解决公司管理中的实际问题。4.统一管理原则：规范性文件实行统一登记、统一编号、统一发布、统一归档，确保文件管理的规范化和系统化。二、规范性文件的制定（一）制定主体1.公司董事会负责制定公司的章程、基本管理制度等重大规范性文件。2.各部门根据职责权限，负责制定本部门业务范围内的规范性文件，但需报公司审核批准。3.涉及多个部门的规范性文件，由相关部门共同起草，经协商一致后报公司审批。（二）制定程序1.立项各部门根据工作需要，提出规范性文件制定项目建议，填写《规范性文件立项申请表》，详细说明制定的必要性、主要内容、拟解决的问题等。公司办公室对各部门提交的立项申请进行汇总、审核，提出立项意见，报公司领导审批。2.起草立项批准后，由主办部门负责组织起草工作。起草人员应深入调研，广泛征求意见，确保文件内容符合实际情况和公司发展战略。起草过程中，应参考相关法律法规、政策文件以及行业标准，借鉴其他企业的先进经验，保证文件的科学性和前瞻性。规范性文件应结构合理，层次分明，一般包括总则、分则、附则等部分。总则应明确文件的目的、依据、适用范围、基本原则等；分则应详细规定具体内容；附则应说明文件的解释权、施行日期等。3.征求意见起草完成后，主办部门应将文件初稿发送至相关部门、岗位征求意见。征求意见的范围应涵盖文件涉及的所有业务领域和相关人员，确保文件的全面性和可操作性。相关部门和人员应认真研究文件初稿，提出书面修改意见，并在规定时间内反馈给主办部门。主办部门应对反馈意见进行整理、分析，合理吸收采纳，并对文件进行修改完善。4.审核修改后的文件初稿应提交公司办公室进行审核。公司办公室主要从文件的合法性、规范性、协调性等方面进行审核，重点审查文件是否符合法律法规要求，是否与公司现有制度相衔接，语言表达是否准确规范等。审核过程中，公司办公室可组织相关部门进行会审，对文件中的重大问题进行研究讨论，形成审核意见。主办部门应根据审核意见对文件进行进一步修改，直至审核通过。5.批准审核通过的规范性文件报公司领导审批。公司领导应从公司整体利益出发，对文件的必要性、可行性、合法性等进行全面审查，做出批准或不批准的决定。经批准的规范性文件，由公司领导签署发布令，明确文件的名称、编号、发布日期、施行日期等。三、规范性文件的登记（一）登记部门公司办公室负责规范性文件的统一登记工作。（二）登记内容1.文件名称、编号、发布部门、发布日期、施行日期。2.文件的主要内容摘要。3.文件的起草部门、审核部门、批准领导。4.文件的印发份数、发放范围等。（三）登记流程1.主办部门在文件发布后，及时将文件纸质版和电子版提交至公司办公室。2.公司办公室对提交的文件进行核对，确认文件信息完整无误后，按照登记内容进行详细登记，并建立《规范性文件登记台账》。3.《规范性文件登记台账》应定期更新，确保登记信息的准确性和及时性。四、规范性文件的编号（一）编号规则规范性文件的编号采用统一格式，具体为：公司简称+年份+序号。例如：[公司简称]规[年份]第[序号]号。（二）编号管理1.公司办公室负责规范性文件编号的统一管理，按照编号规则为每一份规范性文件赋予唯一的编号。2.编号应在文件登记时同步确定，并在文件首页右上角标注。编号一经确定，不得随意更改。如需修订文件，修订后的文件应重新编号，并在原文件编号后加“修订版”字样。五、规范性文件的发布（一）发布方式1.公司内部发布的规范性文件，一般通过公司内部办公系统、公告栏等方式进行发布，确保全体员工能够及时查阅。2.涉及对外宣传或向特定对象发布的规范性文件，可根据实际情况选择合适的发布渠道，如公司网站、新闻媒体等。（二）发布程序1.公司办公室根据文件批准领导的签署意见，对规范性文件进行排版、校对，确保文件格式规范、内容准确无误。2.将排版后的文件上传至公司内部办公系统或按照规定的发布渠道进行发布，并在公告栏张贴纸质文件，同时注明文件的发布日期、施行日期等信息。3.发布过程中，应及时通知相关部门和人员查阅文件，并提醒其按照文件要求执行相关工作。六、规范性文件的备案（一）备案部门公司办公室负责规范性文件的备案工作，按照相关法律法规和政策要求，及时将规范性文件报上级主管部门或相关政府部门备案。（二）备案内容1.规范性文件的纸质文本和电子文本。2.《规范性文件备案表》，详细填写文件名称、编号、发布部门、发布日期、施行日期、主要内容等信息。（三）备案程序1.公司办公室在规范性文件发布后，按照备案要求，准备好备案材料。2.将备案材料报送至上级主管部门或相关政府部门，并按照规定的时间和方式进行备案登记。3.备案过程中，如收到上级主管部门或相关政府部门的反馈意见，公司办公室应及时将意见转达给主办部门，并督促其按照要求进行整改。整改完成后，将整改情况报上级主管部门或相关政府部门备案。七、规范性文件的清理（一）清理原则1.定期清理原则：公司每[清理周期]年对规范性文件进行一次全面清理。2.动态清理原则：根据国家法律法规、政策调整以及公司实际情况变化，及时对规范性文件进行清理。（二）清理范围1.已超过施行期限或已被新的规范性文件替代的文件。2.因法律法规、政策调整或公司经营管理需要，已不适用或部分条款不适用的文件。3.其他需要清理的规范性文件。（三）清理程序1.公司办公室制定规范性文件清理工作方案，明确清理的范围、标准、方法、步骤以及责任分工等。2.各部门按照清理工作方案的要求，对本部门制定或执行的规范性文件进行自查，提出清理意见，并填写《规范性文件清理登记表》。3.公司办公室对各部门提交的清理意见进行汇总、审核，提出初步清理建议，报公司领导审批。4.根据公司领导的审批意见，对规范性文件进行分类处理：对已失效或废止的文件，宣布失效或废止，并在公司内部办公系统和公告栏发布通知，停止执行。对需要修订的文件，按照本制度规定的制定程序进行修订。对继续有效的文件，重新确认其有效性，并在文件上加盖“继续有效”印章。（四）清理结果公布清理工作结束后，公司办公室应将规范性文件清理结果在公司内部进行公布，确保全体员工了解文件的有效性情况，避免执行错误文件。八、规范性文件的查阅与借阅（一）查阅1.公司员工因工作需要查阅规范性文件，可通过公司内部办公系统进行在线查阅，也可到公司办公室查阅纸质文件。2.查阅时，应填写《规范性文件查阅登记表》，注明查阅文件的名称、编号、查阅时间、查阅目的等信息。3.公司办公室工作人员应按照规定为查阅人员提供文件，并做好查阅服务工作。查阅人员应在指定地点查阅文件，不得擅自将文件带出公司办公室或进行复制、传播等行为。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅规范性文件的，须填写《规范性文件借阅申请表》，详细说明借阅文件的名称、编号、借阅时间、借阅用途等，并经所在部门负责人签字同意后，报公司办公室审批。2.公司办公室根据审批意见决定是否批准借阅。