公司盖章规范制度范本

PAGE公司盖章规范制度范本一、总则（一）目的为了规范公司印章的使用管理，维护公司的合法权益，防范印章使用风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构、各子公司（以下统称“公司”）印章的使用管理。（三）印章种类1.公司公章：是公司对外行使权力的象征，代表公司意志，具有最高法律效力。2.法定代表人章：用于特定的法律文件、财务票据等。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等相关财务活动。4.合同专用章：专门用于签订各类合同。5.部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于本部门内部文件、资料等的管理。6.分支机构章：各分支机构刻制的印章，用于分支机构的日常运营和管理。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制必须严格按照国家法律法规和公安部门的规定办理。2.需刻制印章的部门或机构，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经本部门负责人审核，报公司分管领导审批后，交行政管理部门统一办理刻制手续。3.行政管理部门应选择具有资质的印章制作单位进行刻制，确保印章质量和安全性。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，行政管理部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、使用范围等，并附印章印模。2.《印章启用申请表》经公司法定代表人或授权代表签字批准后，行政管理部门应将印章启用信息通知相关部门和人员，并在公司内部进行公告。3.印章启用后，应及时建立印章使用台账，记录印章的启用时间、使用情况等信息。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印章交他人保管或使用。（二）保管职责1.公司公章、法定代表人章由行政管理部门指定专人保管。2.财务专用章由财务部门指定专人保管。3.合同专用章由合同管理部门指定专人保管。4.部门章、分支机构章由各部门、各分支机构指定专人保管。（三）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人员应妥善保管印章，不得随意放置或带出办公场所。如因工作需要携带印章外出，必须经印章保管部门负责人批准，并办理相关登记手续，确保印章安全。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章的使用范围：以公司名义对外签订的合同、协议、意向书等法律文件。公司出具的各类证明、介绍信、授权委托书等。公司上报政府部门、上级单位的各类文件、报表等。其他需要加盖公司公章的文件、资料。2.法定代表人章的使用范围：特定的法律文件、财务票据等需要法定代表人签字的场合。经公司法定代表人授权的其他事项。3.财务专用章的使用范围：公司财务结算、票据开具等相关财务活动。经财务部门负责人批准的其他财务事项。4.合同专用章的使用范围：公司签订的各类合同、协议等。5.部门章的使用范围：本部门内部文件、资料的管理，如通知、报告、报表等。经本部门负责人批准的其他内部事项。6.分支机构章的使用范围：分支机构的日常运营和管理，如文件、资料的处理，业务往来等。经分支机构负责人批准的其他事项。（二）使用流程1.填写《印章使用申请表》：使用部门或个人应根据印章使用事项填写《印章使用申请表》，详细说明使用事由、文件名称、文号、使用部门、申请人等信息，并附相关文件资料。2.审批：一般事项的印章使用，由使用部门负责人审核签字后，报分管领导审批。重要事项的印章使用，如对外签订合同、出具重大证明等，需经公司法定代表人或授权代表审批。涉及财务、法律等专业事项的印章使用，应征求相关专业部门的意见后再进行审批。3.用印：印章保管人员根据审批后的《印章使用申请表》进行用印，并在文件规定的位置加盖印章。用印时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。4.登记：印章保管人员在用印后，应及时在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印日期、文件名称、文号、使用部门、申请人姓名、用印次数等信息。（三）特殊情况处理1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常流程审批用印时，使用部门或个人应电话请示相关领导同意后，先进行用印，但事后必须及时补办审批手续。2.如遇文件内容需要修改或补充，应重新填写《印章使用申请表》，经审批后再进行用印。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、名称变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政管理部门填写《印章停用申请表》，注明停用原因、停用日期等，并经公司法定代表人或授权代表签字批准。2.《印章停用申请表》批准后，行政管理部门应及时通知相关部门和人员停止使用该印章，并收回印章。（二）销毁1.停用的印章应及时进行销毁，以防止印章被非法使用。2.印章销毁前，行政管理部门应填写《印章销毁申请表》，注明销毁印章的名称、数量、销毁原因等，并附印章印模。3.《印章销毁申请表》经公司法定代表人或授权代表签字批准后，行政管理部门应会同审计部门、监察部门等相关人员共同对印章进行销毁，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁日期、销毁地点、销毁人员签字等信息，并保存至少[X]年。六、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对印章使用管理情况进行监督检查，审计部门、监察部门等负责对印章使用管理情况进行审计和监察。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章是否存放在安全可靠的地方，保管人员是否严格履行保管职责。2.印章使用情况：检查印章使用是否符合规定的使用范围和流程，是否经过审批，用印登记是否完整准确。3.印章停用与销毁情况：检查停用的印章是否及时收回并销毁，销毁记录是否完整。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；情节严重的，将依法追究相关人员的法律责任。2.因印章保管不善、使用不当等原因给公司造成经济损失或其他不良影响的，印章保管人员和相关责任人应承担相应的赔偿责任。七、附