应收账款管理规范制度

PAGE应收账款管理规范制度一、总则（一）目的本制度旨在加强公司应收账款的管理，规范应收账款的核算与催收工作，提高资金使用效率，降低坏账风险，保障公司的正常运营和财务安全。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在销售商品、提供劳务等经营活动中形成的应收账款的管理。（三）基本原则1.合法性原则：应收账款的管理应符合国家法律法规和相关行业标准的要求。2.准确性原则：应收账款的核算应准确、及时，确保账账相符、账实相符。3.及时性原则：应收账款的催收工作应及时、有效，避免逾期账款的产生。4.风险控制原则：加强对应收账款的风险评估和控制，采取有效措施降低坏账损失。二、职责分工（一）销售部门1.负责客户的开发与维护，制定销售策略，签订销售合同。2.对客户的信用状况进行调查和评估，确定信用额度和信用期限。3.负责应收账款的催收工作，及时与客户沟通，了解款项回收情况。4.协助财务部门进行应收账款的核对和清理工作。（二）财务部门1.负责应收账款的核算和账务处理，定期编制应收账款报表。2.对应收账款的账龄进行分析，预警逾期账款。3.协助销售部门制定信用政策，参与客户信用评估。4.负责与客户进行对账工作，确保双方账目一致。（三）法务部门1.审查销售合同条款，确保合同的合法性和有效性。2.对应收账款的催收提供法律支持，协助处理逾期账款的法律纠纷。3.参与公司重大应收账款项目的决策，提供法律意见。（四）其他部门各部门应配合销售部门和财务部门做好应收账款的管理工作，如提供相关业务信息、协助催收等。三、客户信用管理（一）信用调查1.销售部门在与客户建立业务关系前，应进行客户信用调查。调查内容包括客户的基本情况、经营状况、财务状况、信用记录等。2.信用调查可通过以下方式进行：查阅客户的工商登记资料、财务报表、审计报告等公开信息。与客户的供应商、银行、税务等相关机构进行沟通，了解客户的信用状况。实地考察客户的经营场所、生产设备等情况。委托专业的信用评估机构对客户进行信用评估。（二）信用评估1.销售部门根据信用调查结果，对客户进行信用评估。信用评估应综合考虑客户的信用状况、经营能力、财务实力、行业前景等因素。2.信用评估可采用定性与定量相结合的方法，如设定信用评估指标体系，对客户的各项指标进行打分，根据得分确定客户的信用等级。3.信用等级一般分为A、B、C、D四级，具体标准如下：A级：信用状况良好，经营能力强，财务实力雄厚，行业前景乐观，信用风险低。B级：信用状况较好，经营能力较强，财务实力一般，行业前景较好，信用风险较低。C级：信用状况一般，经营能力一般，财务实力较弱，行业前景一般，信用风险中等。D级：信用状况较差，经营能力较弱，财务实力较差，行业前景不佳，信用风险高。（三）信用额度与信用期限1.根据客户的信用等级，销售部门确定客户的信用额度和信用期限。信用额度是指公司允许客户在一定期限内累计赊购的最高限额；信用期限是指公司给予客户的付款期限。2.信用额度和信用期限应根据客户的信用状况、经营情况、市场环境等因素进行动态调整。如客户的信用状况发生变化，销售部门应及时重新评估客户的信用等级，调整信用额度和信用期限。3.对于新客户，一般应给予较低的信用额度和较短的信用期限，待客户建立良好的信用记录后，再逐步提高信用额度和延长信用期限。（四）信用档案管理1.销售部门应建立客户信用档案，对客户的信用调查、信用评估、信用额度、信用期限等信息进行详细记录。2.信用档案应包括以下内容：客户基本信息：如客户名称、法定代表人、地址、联系方式等。信用调查资料：如客户的工商登记资料、财务报表、审计报告等。信用评估报告：如信用评估指标体系、得分情况、信用等级等。销售合同及相关文件：如销售合同、订单、发货单、发票等。应收账款记录：如应收账款余额、账龄、逾期情况等。客户信用状况变化记录：如客户的经营情况、财务状况、信用记录等变化情况。3.信用档案应定期更新和维护，确保档案信息的准确性和完整性。四、应收账款核算与管理（一）应收账款的确认1.销售部门在发出商品或提供劳务后，应及时开具发票，并将发票副本送交财务部门。财务部门根据发票确认应收账款的入账金额。2.应收账款的入账金额应按照销售合同约定的价格、数量、金额等进行确认，包括商品价款、增值税销项税额、代垫运杂费等。（二）应收账款的账务处理1.财务部门应按照会计准则的规定，对应收账款进行账务处理。应收账款应设置明细科目，按照客户名称进行明细核算。2.销售实现时，财务部门应借记“应收账款”科目，贷记“主营业务收入”、“应交税费——应交增值税（销项税额）”等科目；同时，借记“主营业务成本”科目，贷记“库存商品”科目。3.收到款项时，财务部门应借记“银行存款”等科目，贷记“应收账款”科目。4.发生坏账时，财务部门应按照规定的坏账处理方法进行账务处理。如采用备抵法核算坏账的，应借记“坏账准备”科目，贷记“应收账款”科目。（三）应收账款账龄分析1.财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，编制应收账款账龄分析表。账龄分析表应按照应收账款的账龄长短进行分类统计，反映应收账款的分布情况。2.账龄分析的目的是了解应收账款余额的构成情况，分析逾期账款的比例和分布，为应收账款的催收和风险控制提供依据。3.财务部门应根据账龄分析结果，对逾期账款进行重点监控，及时采取催收措施。（四）应收账款核对与清理1.财务部门应定期与销售部门进行应收账款的核对工作，确保双方账目一致。核对内容包括应收账款的余额、账龄、客户名称、发票号码等。2.销售部门应定期与客户进行对账工作，向客户发送对账单，核对双方的往来账目。如发现账目不符，应及时查明原因并进行调整。3.对于长期挂账的应收账款，财务部门应会同销售部门进行清理，查明原因，采取相应的措施进行处理。如确实无法收回的应收账款，应按照规定的程序进行坏账核销。五、应收账款催收管理（一）催收流程1.销售部门在应收账款到期前，应提前与客户沟通，提醒客户按时付款。2.对于逾期账款，销售部门应及时制定催收计划，明确催收责任人和催收期限。催收计划应根据客户的信用状况、逾期金额、逾期时间等因素进行制定。3.催收责任人应通过电话、邮件、函件、上门拜访等方式与客户进行沟通，了解客户的付款困难原因，协商解决方案，督促客户尽快付款。4.如客户仍未按时付款，销售部门应加大催收力度，采取更加有效的催收措施，如发送催款函、律师函，申请财产保全，提起诉讼等。5.在催收过程中，销售部门应及时向财务部门反馈催收情况，财务部门应对应收账款的催收情况进行跟踪和监控。（二）催收方式1.电话催收：通过电话与客户直接沟通，了解客户的付款情况，提醒客户按时付款。电话催收应注意语言文明、态度诚恳，避免与客户发生冲突。2.邮件催收：通过发送邮件向客户发送催款通知，明确逾期账款的金额、逾期时间、催收要求等。邮件催收应注意邮件内容的准确性和完整性，保留邮件发送记录。3.函件催收：通过发送催款函、律师函等书面函件向客户催收逾期账款。函件催收应注意函件格式的规范性和合法性，确保函件能够有效送达客户。4.上门拜访：对于一些重要客户或逾期金额较大的客户，销售部门可安排专人上门拜访，与客户面对面沟通，了解客户的实际情况，协商解决方案。上门拜访应注意拜访人员的形象和素质，避免给客户造成不良影响。5.法律催收：对于一些恶意拖欠账款的客户，如果其他催收方式无效，销售部门可考虑通过法律途径进行催收。法律催收应及时委托专业的律师事务所进行，确保催收工作的合法性和有效性。（三）催收记录与报告1.销售部门应建立应收账款催收记录，详细记录每次催收的时间、方式、内容、结果等信息。催收记录应妥善保存，以备查阅。2.销售部门应定期向上级领导汇报应收账款的催收情况，提交应收账款催收报告。催收报告应包括逾期账款的金额、账龄、客户名称、催收措施、催收结果等内容，并对催收工作中存在的问题和建议进行分析和总结。六、应收账款风险评估与控制（一）风险评估1.财务部门应定期对应收账款进行风险评估，评估应收账款的坏账风险。风险评估应综合考虑客户的信用状况、经营情况、财务实力、行业前景、市场环境等因素。2.风险评估可采用定性与定量相结合的方法，如设定风险评估指标体系，对各项指标进行打分，根据得分确定应收账款的风险等级。3.风险等级一般分为低风险、中风险、高风险三级，具体标准如下：低风险：客户信用状况良好，经营能力强，财务实力雄厚，行业前景乐观，逾期账款比例低，坏账风险低。中风险：客户信用状况较好，经营能力较强，财务实力一般，行业前景较好，逾期账款比例适中，坏账风险中等。高风险：客户信用状况较差，经营能力较弱，财务实力较差，行业前景不佳，逾期账款比例高，坏账风险高。（二）风险控制措施1.对于低风险的应收账款，可适当放宽信用政策，延长信用期限，提高信用额度，但仍需加强跟踪和监控。2.对于中风险的应收账款，应加强催收力度，密切关注客户的经营情况和财务状况变化，及时调整信用政策。3.对于高风险的应收账款，应采取严格的风险控制措施，如缩短信用期限，降低信用额度，加强催收频率，甚至停止供货等。同时，应及时与客户协商解决方案，如要求客户提供担保、提前付款等。4.公司应建立应收账款坏账准备制度，按照规定的比例计提坏账准备。坏账准备应根据应收账款的风险评估结果进行调整，确保坏账准备能够覆盖可能发生的坏账损失。七、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门应定期对应收账款的管理情况进行监督检查，检查内容包括应收账款的核算、催收、风险评估、控制等方面。2.监督检查可通过查阅相关文件、账目、记录，实地走访客户等方式进行。对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。（二）考核