会议纪要规范规章制度

PAGE会议纪要规范规章制度一、总则（一）目的为了规范公司会议纪要的管理，提高会议效率，确保会议决策和工作安排得到有效落实，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门例会、专题会议等。（三）基本原则1.真实性原则：会议纪要应如实记录会议内容，不得歪曲或篡改会议原意。2.准确性原则：纪要内容应准确、清晰，避免模糊不清或产生歧义。3.完整性原则：全面记录会议讨论的事项、决议、行动方案等，确保重要信息无遗漏。4.及时性原则：会议结束后应及时整理会议纪要，尽快发送给相关人员。二、会议纪要的记录要求（一）记录人员职责1.负责会议的记录工作，应提前熟悉会议主题和议程，准备好记录工具。2.认真倾听会议发言，准确记录会议内容，包括发言人姓名、发言要点、讨论结果等。3.对于重要决策和关键数据，应进行重点标注，确保记录准确无误。（二）记录内容规范1.会议基本信息：记录会议名称、时间、地点、主持人、参会人员等。2.会议议程：按照会议实际进行的议程顺序记录，包括议题名称、讨论要点等。3.发言内容：详细记录每位发言人的观点、意见、建议等，尽量使用原话，但可进行适当简化和整理。4.讨论结果：明确记录会议达成的决议、决策事项、行动方案等，包括责任人、时间节点、工作要求等。5.其他事项：记录会议中提出的其他重要事项，如问题讨论、下一步工作计划等。（三）记录方式1.可采用纸质记录或电子记录方式，电子记录应使用公司统一的文档格式，便于保存和查阅。2.记录过程中应保持专注，避免因外界干扰而遗漏重要信息。三、会议纪要的整理与审核（一）整理要求1.会议结束后，记录人员应及时对会议记录进行整理，核对记录内容的准确性和完整性。2.对记录内容进行分类、归纳和总结，使纪要条理清晰、逻辑连贯。3.按照公司规定的格式和模板进行排版，确保纪要格式统一、规范。（二）审核流程1.记录人员完成会议纪要整理后，应提交给会议主持人或相关负责人进行审核。2.审核人应仔细审查纪要内容，重点检查记录是否准确反映会议原意、决议是否明确、责任是否落实等。3.如发现问题或需要补充信息，审核人应及时与记录人员沟通，要求其进行修改和完善。4.审核通过后的会议纪要，应由审核人签字确认。四、会议纪要的分发与存档（一）分发范围及要求1.根据会议性质和参会人员职责，确定会议纪要的分发范围。一般包括参会人员、相关部门负责人、公司领导等。2.会议纪要应在审核通过后的[X]个工作日内分发给相关人员，可通过公司内部邮件系统、即时通讯工具等方式发送。3.分发时应确保接收人能够及时收到纪要，并提醒其认真阅读，按照纪要要求落实工作。（二）存档管理1.会议纪要应进行存档管理，以便日后查阅和追溯。存档文件应按照会议时间、会议名称等进行分类存放。2.电子存档应定期备份，防止数据丢失。纸质存档应妥善保管，避免损坏或丢失。3.存档期限按照公司档案管理规定执行，一般重要会议纪要应长期保存。五、会议纪要的使用与保密（一）使用规定1.公司员工应按照工作需要合理使用会议纪要，将其作为工作参考和决策依据。2.未经会议主持人或相关负责人同意，不得擅自将会议纪要转发给无关人员或用于其他非工作目的。3.在引用会议纪要内容时，应确保引用准确，并注明会议纪要的出处。（二）保密要求1.会议纪要涉及公司机密信息的，相关人员应严格遵守公司保密制度，妥善保管纪要文件，防止信息泄露。2.对于涉及商业秘密、技术秘密、财务数据等敏感信息的会议纪要，应采取加密存储、限制访问等措施进行保护。3.如因工作需要对外提供会议纪要相关信息，必须经过公司审批流程，确保信息安全。六、会议纪要的变更与补充（一）变更情形1.会议决议在执行过程中发现需要调整或变更的，相关责任人应及时提出变更申请。2.因客观情况发生变化，导致原会议纪要内容不再适用的，应进行变更。（二）变更流程1.变更申请应由相关责任人填写《会议纪要变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容等。2.《会议纪要变更申请表》经所在部门负责人审核后，提交给会议主持人审批。3.会议主持人审批通过后，记录人员应及时对会议纪要进行修改，并按照本规章制度的要求重新进行审核、分发和存档。（三）补充要求1.在会议纪要执行过程中，如发现有重要事项遗漏或需要补充说明的，应及时进行补充。2.补充内容应按照本规章制度的记录要求进行整理和记录，并与原会议纪要一同存档。七、监督与考核（一）监督机制1.公司设立会议纪要管理监督小组，负责对会议纪要的记录、整理、审核、分发、存档等环节进行监督检查。2.监督小组定期对会议纪要管理工作进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）考核办法1.将会议纪要管理工作纳入员工绩效考核体系，对记录人员、审核人员等相关人员的工作表现进行考核。2.考核内容包括会议纪要的准确性、及时性、完整性、规范性等方面。3.对于在会议纪要管理工作中表现优