公司文档归档与管理模板

公司文档归档与管理模板一、适用场景合同协议类：业务合同、合作协议、保密协议等；项目管理类：项目计划书、进度报告、验收文档、会议纪要等；人事管理类：员工入职档案、劳动合同、培训记录、绩效考核表等；财务票据类：费用报销单、预算表、审计报告、税务申报材料等；行政办公类：公司制度、通知公告、会议纪要、固定资产登记表等；研发技术类：技术方案、研发文档、专利申请材料、测试报告等。适用于行政部、人事部、财务部、项目部、研发部等部门，以及文档创建人、审批人、归档管理员、借阅人等角色，保证文档从产生到销毁全生命周期规范管理。二、操作流程详解（一）文档创建与初步审核文档创建：根据业务需求，由责任部门（如项目部、人事部）使用公司统一模板创建文档，明确文档标题、内容、版本号、创建日期、创建人（*某员工）等信息，保证内容完整、格式规范。部门审核：文档完成后，交由部门负责人（*某部门负责人）审核，重点检查内容准确性、合规性及是否符合公司制度要求，审核通过后签字确认；若需修改，退回创建人修订后重新审核。（二）文档分类与编码分类标准：根据文档性质及部门职能，采用“一级分类+二级分类”方式，例如：一级分类：行政、人事、财务、项目、研发；二级分类：行政类下分“制度”“通知”“会议纪要”，人事类下分“入职”“培训”“离职”等。编码规则：采用“部门缩写+分类代码+年份+流水号”格式，例如：行政制度类：“XZ-ZD-2023-001”（XZ=行政，ZD=制度，2023=年份，001=流水号）；项目合同类：“XM-HT-2023-015”（XM=项目，HT=合同，2023=年份，015=流水号）。编码需唯一，由归档管理员统一分配，避免重复。（三）文档归档登记归档提交：审核通过的文档，由创建人将电子版（按公司命名规则存储至指定服务器文件夹）及纸质版（需签字齐全）提交至归档管理员（*某行政专员）。信息录入：归档管理员核对文档信息，填写《文档归档登记表》（详见模板表格），录入文档编号、名称、类型、页数、密级（公开/内部/秘密）、存放位置（电子路径/物理档案柜编号）、归档日期、移交人（*某员工）等信息，保证与文档实际内容一致。（四）文档存储与保管电子文档存储：按分类编码规则存储至公司指定服务器（如“D:”），建立层级文件夹（如“D:\2023”）；定期备份（每周一次本地备份，每月一次异地备份），防止数据丢失；涉密电子文档需加密存储，访问权限仅限授权人员。纸质文档存储：使用统一规格档案盒，标注文档名称、编号、日期、密级等信息，按分类顺序存放于档案柜；档案柜需上锁，存放于干燥、通风、防火的档案室，避免阳光直射和潮湿环境；定期检查（每季度一次）档案盒完整性，防止虫蛀、破损。（五）文档借阅与使用借阅申请：因工作需要借阅文档时，借阅人（某员工）填写《文档借阅申请表》（详见模板表格），注明借阅文档编号、名称、借阅原因、借阅期限（一般不超过7个工作日）、归还计划，经部门负责人（某部门负责人）审批后提交归档管理员。借阅执行：电子文档：归档管理员在系统中开通临时访问权限，借阅人仅可在指定设备上查看，禁止、外传；纸质文档：归档管理员核对申请表后，取出档案盒，由借阅人签字领取，借阅期间保证文档完好，不得涂改、撕毁、标记。归还与核销：借阅期满后，借阅人及时归还文档，归档管理员检查文档完整性，在《文档借阅申请表》上记录归还日期，注销电子访问权限。（六）定期检查与更新定期检查：归档管理员每季度组织一次文档盘点，核对《文档归档登记表》与实际存储情况（电子文档路径有效性、纸质档案盒完整性），检查是否有缺失、损坏或过期文档，填写《文档定期检查记录表》（详见模板表格）。动态更新：新增文档：按上述流程及时归档登记；变更文档：如文档内容更新（如版本升级），需重新编码并归档，原文档标注“作废”保留1年（便于追溯）；过期文档：达到保管期限的文档（如合同到期5年、离职员工档案保留10年），按流程销毁。（七）文档销毁管理销毁鉴定：对到期或无保存价值的文档，由归档管理员提出销毁申请，填写《文档销毁申请表》，注明文档编号、名称、数量、销毁原因、保管期限，经行政部（某行政经理）、法务部（某法务专员，如涉及重要文件）审批后执行。销毁执行：纸质文档：采用碎纸机销毁，保证无法识别；电子文档：彻底删除并清除备份，防止数据恢复。销毁记录：销毁后，由监销人（*某部门负责人）和执行人签字确认，《文档销毁申请表》及销毁记录保存2年备查。三、归档管理表格模板（一）文档归档登记表文档编号文档名称文档类型（一级/二级）页数密级存放位置（电子路径/物理编号）归档日期移交人接收人备注XZ-ZD-2023-001员工考勤管理制度行政/制度8内部D:\2023\0012023-03-15*张三*李四2023版XM-HT-2023-015XX项目合作协议项目/合同15秘密档案柜-3-52023-05-20*王五*李四含附件（二）文档借阅申请表借阅人部门联系方式借阅日期*赵六项目部2023-06-01文档编号文档名称借阅原因借阅期限XM-HT-2023-015XX项目合作协议项目进度核对3个工作日审批人部门负责人签字归档管理员签字借阅确认*孙七*钱八*李四已领取（三）文档定期检查记录表检查日期检查人检查范围（文档编号/名称）检查结果（正常/异常）问题记录处理措施复查结果2023-09-30*李四XZ-ZD-2023-001正常---2023-09-30*李四XM-HT-2023-015异常纸质档案盒破损更换档案盒2023-10-10正常2023-09-30*李四RY-RL-2023-008正常---四、管理要点提示分类一致性：各部门需严格遵循公司统一的文档分类标准，避免随意分类导致归档混乱；新增分类需经行政部审批后执行。编码唯一性：文章样式一旦分配不得更改，若文档内容重大修订需重新编码，原文档保留并标注“作废”，保证追溯链条完整。存储安全性：电子文档需定期备份，涉密文档加密存储；纸质档案室需配备防火、防潮、防盗设备，非授权人员禁止入内。借阅规范性：借阅人需严格遵守借阅期限，不得复制、外传涉密文档；借阅期间若造成文档损坏或丢失，需按公