养老院老人生活设施管理制度

养老院老人生活设施管理制度引言：随着社会人口老龄化趋势加剧，养老院作为提供集中居住和照护服务的机构，其生活设施的管理水平直接影响入住老人的生活质量与安全。为规范养老院内生活设施的管理，提升服务质量，保障老人权益，特制定本制度。本制度适用于养老院内所有生活设施的规划、采购、安装、维护、使用及监督等全流程管理，核心原则是安全第一、服务至上、持续改进。通过明确各部门职责、优化工作流程、强化监督考核，构建科学规范的设施管理体系，为老人营造安全、舒适、便捷的居住环境，同时确保资源合理利用与高效运行，与公司整体战略目标保持一致。一、部门职责与目标（一）职能定位：本制度由设施管理部门负责具体执行，作为公司组织架构中的核心支持部门，直接向运营总监汇报。该部门承担全院生活设施的日常管理职责，包括设施需求分析、采购协调、施工监督、维护保养、技术支持及应急处理等。与其他部门的协作关系包括：与采购部联合执行设备采购；与工程部对接设施维修项目；与护理部沟通设施使用需求及老人反馈；与后勤部协同处理临时性设施问题。部门需定期向管理层汇报工作进展，参与跨部门会议，确保信息畅通与问题及时解决。（二）核心目标：短期目标包括建立标准化设施管理流程、完成现有设施排查及维修计划、提升维修响应速度至24小时内到位。长期目标为打造智慧养老设施体系，通过引入智能化管理系统实现设备状态实时监测与预防性维护，降低故障率至3%以下。目标设定与公司战略关联性体现在：通过提升设施可靠性间接提高客户满意度，符合公司以服务驱动增长的战略方向；节能降耗目标与公司绿色发展理念一致，设施升级计划则支撑了公司拓展高端养老服务的市场布局。二、组织架构与岗位设置（一）内部结构：设施管理部门实行三级汇报制，设总监1名，分管采购、工程、维护三大组，各组设组长1名。总监向运营总监负责，统筹全院设施管理工作；采购组负责设备物资的选型、招标及合同执行；工程组负责施工监督、安装调试及改造项目；维护组负责日常巡检、维修及配件管理。部门层级清晰，职责边界明确，避免交叉管理导致效率低下。关键岗位如总监需具备5年以上设施管理经验及项目管理能力，组长需具备3年以上专业背景及团队管理经验。（二）人员配置：部门总编制为15人，其中总监1人、采购组4人、工程组6人、维护组4人。招聘需通过内部推荐与外部招聘相结合的方式，优先考虑具备相关资格证书或从业经验的候选人，新员工需接受至少2周的岗前培训，内容包括公司制度、安全规范及系统操作。晋升机制基于绩效考核，连续两年排名前20%的员工可申请晋升组长。轮岗机制规定，新入职员工需在不同组别轮岗至少6个月，以全面掌握业务流程，后续可根据个人特长及工作需求调整岗位，但轮岗周期不少于1年。三、工作流程与操作规范（一）核心流程：标准化流程覆盖设施全生命周期管理。采购审批需经部门负责人→财务部→CEO三级签字，周期不超过10个工作日；施工过程需通过每日例会、每周进度汇报及阶段性验收，确保工程质量符合国家规范；维修响应遵循“紧急优先、按需调度”原则，轻微故障由维护组2小时内到达，复杂问题需协调外部专家。关键流程节点包括项目启动会（需采购组、工程组、使用部门共同参与）、中期评审（由总监组织技术验收）及结项验收（需出具书面报告并归档）。（二）文档管理：文件命名需包含设施名称、日期及版本号，如“康复椅采购合同2023V1.0”。存储要求所有电子文档上传至内部系统加密存储，纸质文件按类别分柜保管，合同类文件需双备份。权限设置规定：采购合同仅供采购组、财务部及CEO调阅；工程图纸仅开放给工程组及施工方；老人设施使用记录可由护理部、维护组及总监查看。会议纪要需在会后24小时内完成整理，使用统一模板，包括会议主题、参会人、决议事项及责任人；月度报告需在每月第5个工作日提交，内容涵盖设施使用率、故障率、维修成本等关键指标。四、权限与决策机制（一）授权范围：审批权限划分如下：采购金额低于10万元的由部门负责人审批，10万-50万元的需财务部参与，超过50万元的须CEO最终决定。紧急决策流程适用于突发故障或安全事件，可由总监授权临时小组先行处置，事后3日内提交补充报告。维护组对配件采购有建议权，但采购执行权归采购组。（二）会议制度：周例会每周一召开，由总监主持，参与人员包括各组组长及关键岗位员工；季度战略会每季度最后一月召开，需邀请运营总监、护理部代表及外部顾问参与。决策记录要求：所有决议必须明确责任部门及完成时限，例会决议需在1小时内同步至全员，战略会决议需制作成手册并分发给相关部门。执行追踪机制规定，总监每周抽查进度，对未按时完成的任务进行约谈，重大延迟需提交专项报告。五、绩效评估与激励机制（一）考核标准：KPI体系分为效率类、质量类、成本类三大维度。采购组考核指标包括采购周期（目标≤10天）、供应商满意度（≥90分）；工程组考核指标为项目准时交付率（≥95%）及返工率（≤5%）；维护组考核指标为故障响应速度（目标≤2小时）、维修一次合格率（≥85%）。评估周期为月度自评、季度上级评估，结合数据监控与现场抽查。（二）奖惩措施：奖励机制包括季度优秀员工评选（奖金5000元+晋升优先）、年度设施管理优秀奖（奖金1万元+全院表彰）；惩罚措施规定，因人为疏忽导致重大事故的，需扣除当月绩效并接受内部培训，情节严重的将按公司制度处理。数据泄露事件须立即上报，涉事员工需暂停工作配合调查，并承担相关赔偿责任。六、合规与风险管理（一）法律法规遵守：严格遵守《设施安全法》及行业技术标准，所有设备需取得3C认证或同等资质证明；定期组织员工进行消防、急救等安全培训，确保每年培训覆盖率100%。数据保护方面，所有老人信息及设施使用记录需脱敏处理，未经授权不得对外提供。（二）风险应对：制定《设施故障应急预案》，明确各类问题的处理流程。例如，电梯故障需立即联系维保单位，同时启动备用电梯并安抚老人情绪；火灾事件需启动广播系统并引导疏散。内部审计机制规定，每季度由独立小组抽查流程执行情况，对发现的问题限期整改，审计结果纳入部门考核。七、沟通与协作（一）信息共享：重要通知通过企业微信发布，紧急情况使用电话通知，所有员工需绑定工作账号。跨部门协作规则规定，联合项目需指定接口人，每周召开协调会同步进展，例如与护理部合作的设施改造项目需由双方组长共同推进。（二）冲突解决：争议处理遵循“先调解后仲裁”原则。部门内冲突先由组长组织沟通，跨部门争议提交至运营总监协调，未果则交由HR仲裁。仲裁结果需双方面确认，并形成书面记录。八、持续改进机制员工建议渠道包