会议审议与表决程序制度

会议审议与表决程序制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等行业准则，结合集团母公司关于风险防控与合规管理的相关要求，以及公司内部提升管理效能、强化风险防控的实际需求制定。旨在规范公司会议审议与表决程序，明确各层级管理职责，确保决策科学、流程合规、风险可控，促进企业健康可持续发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在组织会议、开展审议表决活动中所有涉及业务决策、资源配置、风险授权等事项的管理行为。具体覆盖范围包括但不限于：战略规划评审、投资决策会议、重大合同审批、采购招标审议、人事任免表决、专项风险处置等场景。第三条本制度中下列术语含义：（一）“会议审议与表决程序”：指公司内部依法依规设立的决策会议，通过集体讨论、专业评估、合规审查等环节，对特定事项进行审议并作出具有约束力的表决行为。（二）“专项管理”：指针对特定业务领域（如财务、采购、数据等）建立的管理制度体系，包括风险识别、合规审查、应急处置、持续改进等全流程管控机制。（三）“XX风险”：指在会议审议表决过程中可能引发决策失误、资源浪费、法律纠纷或声誉损害的潜在风险，需根据影响程度进行分级管理。（四）“XX合规”：指决策行为必须符合国家法律法规、行业规范、企业内部管理制度及监管要求，确保审议表决活动的合法性、合理性、完整性。第四条专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）全面覆盖：确保所有决策事项纳入制度管控范围，不留管理死角；（二）责任到人：明确各层级、各部门在审议表决中的具体职责，实现责任闭环；（三）风险导向：重点关注重大风险事项，实施差异化管控策略；（四）持续改进：通过动态评估优化制度流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司会议审议与表决程序的第一责任人，对制度执行有效性负总责；分管领导为直接责任人，具体负责组织协调、监督考核及制度优化工作。第六条公司设立专项管理领导小组，由主要负责人牵头，分管领导、各职能部门负责人及下属单位代表组成。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹制定和修订会议审议与表决程序制度；（二）协调解决跨部门、跨单位的审议表决争议；（三）定期听取专项管理工作报告，作出决策审批；（四）监督评价制度执行情况，提出优化建议。第七条各职能部门及下属单位职责划分如下：（一）牵头部门：负责统筹专项管理制度建设，包括流程设计、工具开发、培训宣贯等；定期组织风险识别，开展监督考核；协调解决审议表决中的共性问题。（二）专责部门：负责专项领域的业务合规审核，如采购领域的供应商尽职调查、招标流程规范；财务领域的资金审批权限、税务合规要求等；提供专业咨询，优化业务流程。（三）业务部门/下属单位：落实本领域专项管理要求，开展日常风险防控；及时上报风险事件，配合调查处置；执行审议表决决议，定期汇报落实情况。第八条基层执行岗需严格履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确个人在审议表决活动中的义务；（二）按流程上报异常情况，包括但不限于决策风险、程序漏洞、违规行为等；（三）接受专项培训，掌握操作规范，确保执行行为符合制度要求。第三章专项管理重点内容与要求第九条业务操作的合规标准：（一）采购领域：严格遵循供应商尽职调查制度，包括资质审核、信用评估、价格合理性审查；禁止关联交易利益输送，确保招标流程规范透明。（二）财务领域：资金审批权限需严格匹配授权清单，大额资金使用必须经过三级复核；税务处理必须符合最新法规要求，避免虚开发票等风险。（三）数据领域：敏感信息采集需取得明确授权，传输存储必须加密处理；定期开展数据安全审计，防范泄露风险。（四）人力资源领域：人员任用需通过背景调查，竞业限制协议必须明确范围期限；绩效考核结果需经复核，确保公平公正。第十条禁止性行为包括但不限于：（一）严禁未经尽职调查擅自开展业务决策；（二）严禁在审议表决中隐瞒重大风险信息；（三）严禁违反审批权限擅自越级决策；（四）严禁利用职务便利谋取不正当利益。第十一条专项风险的重点防控点：（一）采购领域：供应商资质造假、价格串通、合同违约等；（二）财务领域：资金挪用、虚列成本、逃税漏税等；（三）数据领域：数据加密失效、第三方存储违规、跨境传输未授权等；（四）人力资源领域：任用不当、歧视性招聘、离职人员未履行保密义务等。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制：牵头部门需每年对照法规变化、业务调整情况，提出制度修订建议，经领导小组审议通过后发布。重大调整需启动外部专家论证。第十三条风险识别预警机制：（一）定期开展专项风险排查，各部门每月汇总上报风险清单；（二）领导小组每季度组织风险分级评估，发布预警通知；（三）建立风险台账，明确整改责任和时限，跟踪处置效果。第十四条合规审查机制：（一）将专项审查嵌入业务决策流程，包括合同签订、项目启动、资金拨付等关键节点；（二）实行“一票否决制”，未经审查的事项不得实施；（三）专责部门出具审查意见，需经牵头部门复核后报领导小组审批。第十五条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，需上报专责部门备案；（二）重大风险需启动应急预案，由领导小组协调处置，必要时上报上级单位；（三）明确责任协同要求，形成“发现问题-分析原因-制定措施-效果评估”闭环。第十六条责任追究机制：（一）界定违规情形及处罚标准，包括经济处罚、行政处分、岗位调整等；（二）违规行为需联动绩效考核，取消评优资格；（三）重大责任事件需启动独立调查，结果纳入企业信用档案。第十七条评估改进机制：（一）领导小组每年组织专项管理体系有效性评估，包括制度覆盖率、执行率、风险防控效果等指标；（二）通过问卷调查、访谈座谈等方式收集反馈意见，形成优化报告；（三）对制度漏洞及时修订，确保持续符合管理需求。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障：明确各层级领导对专项管理的推进责任，主要负责人每季度听取汇报，分管领导每月调度进度。第十九条考核激励机制：（一）将专项合规情况纳入部门年度考核，占比不低于X%；（二）对突出贡献者给予奖励，违规行为实行积分扣减；（三）考核结果与绩效奖金、晋升机会直接挂钩。第二十条培训宣传机制：（一）管理层需接受合规履职培训，每年不少于X小时；（二）一线员工需掌握操作规范，通过考核后方可上岗；（三）定期发布合规案例，营造“人人懂合规”氛围。第二十一条信息化支撑：（一）通过系统工具实现流程自动化，包括风险预警推送、审批节点监控等；（二）建立数据看板，实时展示合规指标；（三）开发移动端应用，方便基层上报风险。第二十二条文化建设：（一）编制专项合规手册，明确行为准则；（二）签订全员合规承诺书，纳入员工档案；（三）设立合规宣传阵地，定期更新制度解读。第二十三条报告制度：（一）风险事件需在X小时内上报至专责部门，重大事件即时上报；（二）年度管理情况需经领导小组审议，并