会议宣传与媒体报道制度

会议宣传与媒体报道制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国广告法》《中华人民共和国网络安全法》等国家相关法律法规，参照行业规范《企业信息发布管理办法》及集团母公司《全面风险管理指引》的统一要求，结合企业内部宣传管理及媒体报道的实际需求，为规范会议宣传与媒体报道活动，防控宣传引导风险，提升企业形象管理效能，特制定本制度。企业通过会议宣传与媒体报道实现信息传递、品牌塑造及内外部沟通，但在实践中可能存在宣传内容偏差、舆论风险失控、信息安全泄露等问题，亟需建立系统性管理机制，以保障企业合法权益，维护组织声誉，促进业务健康发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司内部会议的宣传组织、新闻发布、媒体对接及外部媒体报道管理全流程，包括但不限于战略会议、产品发布会、公益活动、高管访谈、危机事件应对等场景。所有参与主体均须严格遵守本制度规定，确保宣传与媒体报道活动的合规性、安全性及有效性。第三条本制度中下列术语含义如下：（一）“会议专项管理”指企业通过制度、流程与技术手段，对会议宣传与媒体报道活动进行全周期管控，涵盖内容审核、风险防范、效果评估及合规监督。（二）“宣传引导风险”指因宣传内容不当、发布时机失误、媒体选择偏差等导致企业形象受损、舆情发酵或法律责任的风险。（三）“合规管理”指依据法律法规及内部制度，对宣传与媒体报道活动进行事前审查、事中监控及事后评价，确保行为合法、程序正当、责任明确。第四条会议宣传与媒体报道专项管理遵循以下原则：（一）“全面覆盖”原则，即所有宣传与媒体报道活动均须纳入制度管理范畴，不留监管空白；（二）“责任到人”原则，即明确各层级、各岗位的管理职责，确保责任可追溯；（三）“风险导向”原则，即重点关注高风险环节与节点，优先防控重大风险；（四）“持续改进”原则，即通过动态评估与优化，不断完善管理体系。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司会议宣传与媒体报道专项管理负总责，对重大宣传失误或舆论危机承担最终领导责任；分管宣传、公关、法务等业务的领导为直接责任人，统筹协调专项管理工作，审定重大宣传方案。第六条设立“会议宣传与媒体报道管理领导小组”，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括办公室、法务部、品牌传播部、技术保障部及各主要业务部门负责人。领导小组负责统筹宣传与媒体报道的顶层设计，协调跨部门协作，审批年度管理计划，并开展重大事项决策与监督评价。第七条牵头部门（办公室）负责会议宣传与媒体报道专项管理的制度制定、流程优化、资源协调及日常监督，牵头组织风险评估、培训宣贯及考核工作。专责部门（品牌传播部与法务部）分别负责宣传内容的合规性审核、媒体关系管理及法律风险防控；技术保障部负责信息安全监督，确保宣传材料及发布渠道的保密性。业务部门及下属单位作为执行主体，须严格落实本领域宣传管理要求，开展日常风险自查，配合专项检查。第八条基层执行岗（如宣传干事、信息发布人员、参会人员）须履行以下合规操作责任：（一）遵守宣传内容发布审批程序，未经授权不得擅自发布会议信息；（二）在对外沟通中保持口径统一，避免信息泄露或不当言论；（三）发现潜在风险或违规行为时，及时上报至部门负责人或牵头部门。第三章专项管理重点内容与要求第九条会议方案审批环节需确保宣传目标明确、受众精准、形式合规，禁止以会议名义进行虚假宣传或商业推广。涉及敏感议题时，须进行风险评估，必要时启动预案。第十条宣传材料制作环节要求内容真实准确、语言规范，不得夸大功效或隐瞒问题。涉及数据引用时须核实来源，图片及音视频需确保版权合规。第十一条媒体选择环节需严格评估媒体资质、舆论倾向及覆盖范围，优先选择权威、中立的主流媒体，禁止与存在利益冲突或信誉问题的媒体合作。第十二条媒体对接环节要求统一对外口径，指定专人在会前、会中、会后进行媒体管理，避免信息混乱。重大事件须由领导小组审定发言稿及回应策略。第十三条网络发布环节须遵守平台规则，确保信息发布渠道安全可靠，防范黑客攻击或信息篡改。社交媒体发布需控制传播节奏，必要时设置评论权限。第十四条危机应对环节需建立分级响应机制，轻度舆情由业务部门处理，重大危机须上报领导小组启动应急预案，包括暂停信息发布、发布澄清声明、约谈媒体等。第十五条信息保密环节要求对会议核心内容、参与人员信息及敏感数据采取加密存储与分级授权，禁止非必要人员接触。第十六条外部合作环节需与第三方机构签订协议，明确保密义务与违约责任，定期审查合作方的合规记录。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制规定，每年由牵头部门联合专责部门评估法规变化、业务调整及管理漏洞，修订制度条款，报领导小组批准后发布。第十八条风险识别预警机制要求每季度开展专项风险排查，采用“风险矩阵法”对宣传内容、媒体关系、技术安全等进行分级评估，对高风险项发布预警通知，并制定整改方案。第十九条合规审查机制要求将审查嵌入关键流程：会议方案需经法务部审核，宣传材料须通过品牌传播部校对，网络发布需经技术部门验证，确保“未经审查不得实施”。第二十条风险应对机制明确一般风险由业务部门限期整改，重大风险由领导小组成立专项工作组，协同处置，并按层级上报至公司决策层。应急流程包括信息隔离、舆论疏导、责任追究等环节。第二十一条责任追究机制规定，对违规行为实施分级处罚：轻微违规（如错别字、数据偏差）由部门通报批评，重大违规（如虚假宣传、泄密事件）将取消年度评优资格，情节严重者按劳动合同处理。第二十二条评估改进机制要求每年由领导小组委托第三方机构开展管理有效性评估，出具报告后提交董事会审议，对流程漏洞提出优化建议，纳入次年改进计划。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障要求各层级领导在绩效考核中增设“宣传合规指标”，对未履职者进行约谈，对履职优秀者给予奖励，确保责任落实。第二十四条考核激励机制将专项合规情况纳入部门年度评优，与绩效奖金挂钩，同时开展“合规之星”评选，树立榜样。第二十五条培训宣传机制分层次开展培训：管理层须接受合规履职培训，全员须掌握操作规范，每年组织考试，合格率低于80%的部门需重新培训。第二十六条信息化支撑要求技术部门开发“宣传管理平台”，实现流程自动化审批、风险实时监控、数据智能分析，并对接监控系统，防止信息外泄。第二十七条文化建设要求每半年发布《合规手册》，内容涵盖制度要点、典型案例、操作指引，并组织全员签署《合规承诺书》，营造“人人合规”氛围。第二十八条报告制度规定，业务部门每月向牵头部门提交风险事件汇总表，下属单位每季度上报管理情况，重大事件须即时上报，内容包括事件描述