会议经费使用与审计监督制度

会议经费使用与审计监督制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国预算法》《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则，同时参照集团母公司关于企业费用管理、风险防控的总体要求，结合公司内部实际需求，旨在规范会议经费使用行为，加强预算约束，防范财务风险，提升管理效能。通过明确经费审批权限、细化使用标准、强化审计监督，构建全流程、系统化的专项管理体系，确保公司资源使用合法合规、高效透明。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司各级会议的预算编制、经费申请、支出报销、审计监督等全过程管理。具体场景包括但不限于内部行政会议、业务研讨会议、项目评审会议、外部合作会议等，均须遵循本制度执行。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“会议专项管理”指公司针对会议经费预算、使用、审计等环节开展的系统性管理活动，涵盖风险识别、流程控制、监督考核、持续改进等全链条管理机制。（二）“专项风险”指在会议经费管理中存在的可能导致资金损失、舞弊、决策失误或声誉损害的潜在威胁，如预算超支、审批不规范、使用不合规等。（三）“合规管理”指公司依据法律法规、内部制度及行业规范，对会议经费使用行为进行全流程管控，确保各项支出合法合理、手续完备、责任明确。第四条会议经费使用与审计监督管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：所有会议经费均纳入制度管理范围，确保无死角、无遗漏。（二）责任到人：明确各级领导、各部门及岗位的经费管理责任，实现闭环管理。（三）风险导向：重点关注高风险环节，实施差异化管控措施。（四）持续改进：定期评估管理效果，动态优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对会议经费使用与审计监督工作负总责，承担全面领导责任；分管财务及行政的领导为直接责任人，负责具体组织协调和监督管理。第六条设立会议经费专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、审计部、行政部及各主要业务部门负责人。领导小组负责统筹会议经费管理的重大事项决策、跨部门协调及监督评价，确保制度有效执行。第七条领导小组主要职责包括：（一）审批年度会议经费预算及重大经费支出计划；（二）统筹协调各部门经费使用中的争议问题；（三）定期听取审计监督情况汇报，研究解决管理漏洞；（四）对专项风险及重大问题作出决策。第八条牵头部门为财务部，负责统筹会议经费的专项管理，具体职责包括：（一）制定和完善会议经费管理制度及操作细则；（二）组织开展预算编制、审批流程优化及风险识别；（三）负责经费使用的日常监督，审核报销凭证的合规性；（四）定期汇总分析经费使用情况，提出管理建议。第九条专责部门为审计部，主要职责包括：（一）对会议经费使用开展专项审计，核查预算执行情况；（二）评估经费审批流程的合理性及内部控制有效性；（三）对违规行为进行调查处理，提出整改要求；（四）优化审计方法，提升监督精准度。第十条业务部门及下属单位为具体执行主体，承担以下职责：（一）根据业务需求提出会议经费预算申请，确保预算合理性；（二）严格执行审批权限，规范经费使用行为；（三）配合财务部及审计部开展核查工作，提供完整资料；（四）开展内部培训，提升员工合规意识。第十一条基层执行岗位（如会议组织人员、报销人员等）应履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确自身职责；（二）及时上报经费使用中的异常情况；（三）严格按照审批权限执行报销，拒绝不合理支出；（四）参与相关培训，掌握合规操作标准。第三章专项管理重点内容与要求第十二条会议预算编制管理：会议举办部门需提前提交预算方案，明确会议类型、时长、人数、预计支出等要素，财务部审核其合理性，严禁虚报或超标准编制。第十三条审批权限管理：单笔经费支出实行分级审批，小额会议（如X万元以下）由部门负责人审批，较大金额需经分管领导核准，重大活动须上报领导小组审批。第十四条供应商管理：会议服务（如场地租赁、设备租赁）应通过比选或招标方式确定供应商，严禁向特定单位或个人无正当理由倾斜；签订合同时需明确价格、质量标准及违约责任。第十五条支出标准管理：会议餐饮支出参照公司差旅标准执行，交通费用按实报销，严禁超标准安排；会议资料、礼品等需符合公司相关规范，严禁铺张浪费。第十六条报销流程管理：报销人需提交会议通知、审批单、发票等完整凭证，财务部核对无误后办理付款；电子发票需通过公司平台认证，纸质发票需加盖财务专用章。第十七条关联交易管理：涉及外部单位合作时，必须回避利益冲突，严禁利用会议经费进行不正当利益输送；关联交易需另行披露并经领导小组审批。第十八条节约控制管理：优先采用线上会议形式，降低成本；非必要不安排高档酒店或娱乐活动，会议时长原则上不超过X天。第十九条风险防控管理：重点关注大额支出、异地会议及临时追加预算，审计部每年至少开展X次专项抽查，对异常情况及时预警。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：财务部会同审计部每年对制度进行评估，根据法规变化、业务调整及管理需求，于每年X季度完成修订并发布。第二十一条风险识别预警机制：每季度开展专项风险排查，对预算超支、重复报销、审批缺位等问题进行分级评估，高风险事项及时发布预警通知。第二十二条合规审查机制：将会议经费审查嵌入以下关键节点：（一）预算编制阶段，由财务部进行合理性审查；（二）审批阶段，严格执行授权审批；（三）报销阶段，财务部核对凭证完整性；（四）事后审计阶段，审计部抽查支出合规性。第二十三条风险应对机制：对一般风险由财务部协调整改，重大风险（如超预算X%以上）须上报领导小组处置；明确应急流程：发现违规线索立即暂停支付，核实后作出处理。第二十四条责任追究机制：违规情形及处罚标准如下：（一）未按审批权限报销，处X%罚款；（二）虚构会议套取资金，撤销职务并追究法律责任；（三）连续X次以上违规，取消年度评优资格。第二十五条评估改进机制：每年X月组织对专项管理体系进行评估，通过问卷调查、案例分析等方式收集意见，形成改进方案并落实。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：各级领导需定期听取专项管理汇报，重大问题亲自协调；设立专项管理联络员制度，各部门指派专人负责信息传递。第二十七条考核激励机制：将会议经费合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效奖金挂钩；对节约成本、管理优秀的部门予以表彰奖励。第二十八条培训宣传机制：分层级开展培训，管理层侧重合规履职，一线员工侧重操作规范；每年至少组织X次培训，考核合格后方可上岗。第二十九条信息化支撑：通过财务系统实现经费预算的自动预警、报销流程的线上审批、支出数据的实时监控，提升管理效率。第三十条文化建设：编制《会议经费管理手册》，要求全员签订合规承诺书；通过内部平台宣传典型案例，营造“人人合规”氛围。第三十一条报告制度：各部门每月向财务部报送经费使用报告，重大事项随时上报；年度结束后X日内提交全年总结报告，