养老院老人档案管理制度

养老院老人档案管理制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国老年人权益保障法》《社会养老服务体系建设规划（XX-XX年）》、行业标准《养老机构服务规范》（XXXX）及集团母公司《企业内部控制基本规范》等相关政策法规制定，结合公司养老服务机构运营管理实际，旨在规范老人档案管理行为，防控信息安全隐患，提升服务规范化水平，保障老人合法权益，促进企业可持续发展。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属各养老服务机构及全体员工，覆盖老人从入住登记、信息采集、动态更新、保管利用至销毁的全生命周期档案管理活动。第三条本制度下列术语含义：（一）“XX专项管理”指围绕老人档案管理建立的全流程、全要素、全覆盖的管控体系，包括制度设计、流程优化、风险防控、监督考核等组成部分。（二）“XX风险”指因档案管理缺失或不当可能导致的法律纠纷、信息泄露、服务差错、合规处罚等潜在危害。（三）“XX合规”指档案管理活动严格遵循法律法规、行业规范及企业内部制度要求，确保管理行为合法性、操作规范性、责任明确性。第四条档案管理应遵循“全面覆盖、责任到人、安全保密、动态管理、持续改进”的原则。全面覆盖要求覆盖所有老人及档案信息；责任到人强调各层级管理主体明确职责；安全保密保障信息绝对安全；动态管理要求及时更新档案内容；持续改进推动管理优化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司老人档案管理工作负总责，承担全面领导责任；分管领导负责直接组织、协调、监督档案管理工作的落实。第六条设立老人档案管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括总部运营部、人力资源部、信息管理部及各养老服务机构院长。领导小组负责统筹协调档案管理工作，审批重大事项，监督考核工作成效。第七条领导小组主要职责：（一）审议、批准档案管理制度及重大修订方案；（二）统筹协调跨部门、跨机构的档案管理资源；（三）监督重大风险事件的处置及整改落实；（四）定期听取专项工作报告，提出改进要求。第八条总部运营部作为档案管理牵头部门，承担以下职责：（一）制定、修订档案管理制度及操作流程；（二）组织全公司档案管理培训与宣贯；（三）定期开展档案管理风险排查，汇总分析问题；（四）监督各部门、机构档案管理工作执行情况。第九条信息管理部作为专责部门，负责：（一）老人档案管理系统的建设、维护与优化；（二）数据安全防护措施的实施与检查；（三）协助开展电子档案的备份与恢复；（四）提供技术支持，解决系统应用问题。第十条各养老服务机构作为业务部门，承担以下职责：（一）严格执行档案管理制度，落实日常管理要求；（二）负责老人纸质档案的收集、整理、归档；（三）确保电子档案的实时更新与准确完整；（四）配合总部开展专项检查，及时整改问题。第十一条基层执行岗位员工应履行以下合规责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确档案管理操作规范；（二）发现档案管理风险或异常情况，及时上报；（三）不得擅自篡改、泄露、损毁档案信息；（四）按流程处理档案借阅、复印等申请。第三章专项管理重点内容与要求第十二条档案信息采集管理：所有老人入档时应采集身份信息、健康档案、家庭背景、服务需求等关键内容，确保信息真实完整。禁止采集涉及隐私的敏感信息，如金融账户、宗教信仰等。第十三条档案动态更新管理：服务机构应每月核对档案信息，遇老人健康状况、服务需求等变化时，须在X日内完成档案修订。总部运营部每季度抽查更新情况，对滞后机构进行通报。第十四条档案保管安全要求：纸质档案应存放于防火、防潮、防盗的专用档案室，电子档案需双备份存储，并设置访问权限。禁止将档案交由非授权人员保管或外借。第十五条档案查阅利用规范：查阅档案需经老人本人或监护人书面授权，或由医疗、司法等特殊机构持有效证明并经总部审批。查阅记录应完整登记，留存X年备查。第十六条电子档案安全防护：禁止使用非授权软件处理电子档案，定期开展数据加密及漏洞扫描，系统登录须通过二次验证。员工离职时须交回所有存储介质。第十七条档案销毁管理：老人去世后X日内，服务机构须整理相关档案并申请销毁。纸质档案由专人监督在碎纸机销毁，电子档案需执行格式化或物理销毁，并记录销毁过程。第十八条档案交接管理：服务机构合并或人员调动时，须制定档案交接清单，经双方签字确认。交接档案需完整、无缺损，并注明交接日期。第十九条档案应急处理：遇火灾、盗窃等突发事件，应立即启动应急预案，控制现场，保护档案，并及时上报总部协调处置。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：每年X月由运营部牵头，结合法律法规修订、行业标准变化及业务发展需求，提出制度修订草案，经领导小组审议后发布实施。第二十一条风险识别预警机制：每季度由运营部组织各机构开展档案管理自查，汇总风险点，按“一般/重大”等级评估，发布预警通知。第二十二条合规审查机制：老人档案管理须嵌入以下关键节点审查：（一）入档时，由护理部审核信息完整性；（二）更新时，由运营部抽查符合性；（三）查阅时，由信息管理部验证授权有效性；（四）销毁时，由监事会监督执行过程。第二十三条风险应对机制：（一）一般风险：由服务机构自行整改，每月上报改进报告；（二）重大风险：总部启动专项调查，限期整改，未达标机构暂停新项目；（三）紧急情况：立即启动应急预案，24小时内上报总部备案。第二十四条责任追究机制：对违反档案管理规定的，视情节轻重采取：（一）警告：首次违规，通报批评；（二）罚款：造成轻微损失，扣减绩效；（三）撤职：情节严重，移交纪律部门处理。第二十五条评估改进机制：每年X月由领导小组组织第三方机构开展档案管理有效性评估，形成报告提交决策层，重点评估制度符合性、流程合理性、风险防控有效性。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：各层级负责人应定期听取档案管理工作汇报，将档案管理纳入年度工作会议议题，明确季度工作目标。第二十七条考核激励机制：将档案管理纳入绩效考核指标体系，优秀机构给予专项奖励，连续X次考核不合格的负责人不得晋升。第二十八条培训宣传机制：（一）管理层：每年X月组织合规履职培训，考核合格后方可主管档案工作；（二）基层员工：新入职员工必须完成档案管理操作培训，定期开展实操演练；（三）发布《老人档案管理手册》，张贴操作指引，强化意识。第二十九条信息化支撑：开发老人档案管理平台，实现以下功能：（一）电子档案在线归档、检索；（二）自动生成档案目录及更新提醒；（三）实时监控数据访问日志。第三十条文化建设：（一）设立“档案管理标兵”评选，宣传先进事迹；（二）签订《全员合规承诺书》，明确违规后果；（三）制作宣传展板，营造“人人重档案”的氛围。第三十一条报告制度：（一）风险事件报告：发生档案遗失、泄露等事件，须在2小时内上报至运营部，24小时内提交初步调查报告；（二）年度管理报告：每年X月30日前提交本年度管理情况，包括风险事件、整改成效、制度修订等