合同履行管理检查清单

合同履行管理检查清单合同作为企业商事活动的核心载体，其履行质量直接关乎交易目的的实现、商业信誉的维护乃至法律风险的防控。建立系统化的合同履行管理检查机制，能够帮助企业在全流程中识别漏洞、规避风险，确保履约行为与合同约定及商业逻辑的一致性。本文结合实务经验，梳理合同履行管理各阶段的关键检查要点，为企业构建可落地的履约管理清单。一、履约启动前：准备性核查筑牢基础履约前的细致核查，是避免“履约即踩坑”的关键。这一阶段需围绕合同文本、履约资源、内部协同三个维度，完成全面校验：（1）合同文本合规性复核合同条款的清晰度与合规性，决定了履约的“游戏规则”是否公平合理。需重点核查：核心条款具象化：标的描述是否明确（如货物型号、服务范围需量化），数量/质量标准是否可验证（避免“合格”等模糊表述，宜采用国标/行业标准或双方封样），履行期限需包含起止节点及宽限期（如“2024年6月30日前到货，逾期15日视为违约”）。付款与发票约定：付款节点需与履约进度强绑定（如“到货验收合格后30个工作日内支付70%货款”），发票类型（专票/普票）、开具时间、税点需明确，收款账户需与签约主体的对公账户一致（避免个人账户收款引发税务风险）。违约责任可操作性：违约情形需覆盖核心风险（如迟延交货、质量不达标、付款逾期），违约金计算方式需清晰（如“按日千分之一支付违约金”或“赔偿直接损失及可得利益损失”），争议解决条款需合规（仲裁/诉讼的管辖约定需符合《民事诉讼法》）。（2）履约资源匹配性检查履约资源的“粮草先行”，是避免“巧妇难为无米之炊”的前提。需从人力、物力、资金三方面核查：人力配置：项目型合同需确认团队组建（人员资质、到岗时间需书面确认），服务类合同需明确响应机制（如“7×24小时技术支持，30分钟内响应故障申报”）。物力筹备：货物采购类需核查供应商排产计划、质检流程（可要求提供生产台账）；场地使用类需确认权属证明、消防/环评等合规文件（避免因证照不全导致履约中断）。资金保障：根据付款节点倒推资金预算，核查资金来源（自有资金/融资款）的到位周期，提前与财务部门确认付款流程（如大额付款需董事会决议），避免因资金链断裂触发违约。（3）内部协同交底确认合同履约不是单个部门的“独角戏”，而是多部门的“交响乐”。需完成：审批流程闭环：合同需完成法务（合规性）、财务（税务/资金）、业务（商业逻辑）的会签，特殊条款（如担保、涉外条款）需经专项审批（如集团法务部复核）。部门职责交底：以《履约职责确认书》明确业务部门（履约执行）、财务部门（资金收付/发票管理）、法务部门（风险预警/纠纷处理）的权责，避免“职责真空”（如货物签收后无人跟进发票开具）。二、履约过程中：动态管控消解风险履约是一个动态过程，需通过进度跟踪、变更管理、风险监测、跨部门沟通，将风险消解于萌芽状态：（1）履约进度跟踪机制进度失控是履约纠纷的主要诱因之一。需建立：节点管理台账：以合同履约计划为基准，每周/月更新进度（如“货物生产进度：原材料已到厂，预计5月15日完成生产”），重点标记逾期节点（如“客户方迟延提供场地，导致工期延误7天”），并分析根因（外部因素/内部管理漏洞）。履约证据留痕：所有履约行为需保留书面凭证（送货单需对方签字盖章，服务确认单需客户签收），电子沟通（邮件、微信）需及时转化为书面确认（如“双方于2024年5月10日邮件确认：将付款节点调整为验收后45日”），避免“口头履约”引发举证困境。（2）变更与补充协议管理市场环境与需求的变化，可能触发合同变更。需规范：变更触发评估：当政策法规、市场行情或双方需求发生实质性变化时，需评估变更对权利义务的影响（如“工期延长30天，是否导致成本增加20%”），避免“小变更引发大风险”。补充协议签署：变更需以书面补充协议形式确认，重新履行内部审批流程（法务审核条款合规性，财务评估税务影响），条款需与原合同逻辑自洽（如“原合同第3.2条付款节点作废，按本协议约定执行”），严禁“口头变更”或“单边修改”。（3）履约风险监测网络风险的“早发现、早处置”，是履约管理的核心价值。需构建：对方履约能力监测：定期核查对方企业征信（如被执行人信息、股权冻结），关注行业风险（如供应商所在行业产能过剩），对“履约不能”风险提前预警（如“供应商连续2个月迟延交货，需启动备选供应商评估”）。法律合规风险监测：跟踪履约行为是否违反新法规（如环保政策升级导致货物生产受限），及时调整履约方案（如“更换环保型原材料，重新确认质量标准”）。财务风险防控：对逾期付款方启动催收程序（发《催款函》并留存快递凭证），必要时暂停履约以止损（需书面通知对方并说明依据），避免“越陷越深”。（4）跨部门沟通机制信息孤岛是履约风险的“放大器”。需建立：定期履约复盘会：业务、财务、法务每月召开会议，共享进度、风险信息，形成《履约风险简报》（如“本月风险：客户方付款逾期，已启动催收，法务评估诉讼可行性”）。应急响应通道：设立“履约异常”专项对接人，当出现突发情况（如对方破产）时，各部门可快速启动应急方案（如财产保全、合同解除），避免“各自为战”。三、履约收尾时：闭环管理沉淀价值履约完成不等于管理结束，收尾阶段的合规性直接影响纠纷后的举证能力与管理优化空间：（1）验收与结算闭环验收与结算是履约的“最后一公里”，需确保：验收标准执行：严格按合同约定的验收流程（如第三方检测、试运行期）开展验收，验收报告需经双方签字盖章，对不合格项需明确整改期限及责任归属（如“乙方需于15日内更换不合格部件，费用自理”）。结算资料完整性：结算时需附齐履约凭证（送货单、验收单、发票），双方确认的结算单需注明“最终结算”字样（避免后续重复主张），财务部门需核对发票与结算金额的一致性。（2）合同档案规范化管理档案是履约的“证据链”，需规范：档案归集范围：合同文本（含补充协议）、履约凭证（签收单、沟通记录）、审批文件、结算资料需全部归档，电子档案需备份至加密服务器（避免数据丢失）。保管期限：根据合同类型确定保管期限（如劳动合同3年、商事合同10年），到期后按合规流程销毁（如法务审核后出具《档案销毁清单》），避免档案冗余。（3）履约复盘与优化复盘是管理能力的“进阶之路”。需完成：案例库建设：将履约中的典型问题（如付款争议、质量纠纷）整理为案例，分析根因（如条款约定模糊、风控机制缺失），形成《履约风险案例手册》（如“案例：因验收标准模糊，导致双方对‘合格’认知差异，纠纷耗时6个月”）。流程迭代：根据复盘结果优化合同模板（如增加“履约进度跟踪条款”）、调整审批流程（如缩短重大变更的审批周期），实现管理能力的螺旋式上升。结语：从“检