合同管理文档模板及电子签名功能

合同管理及电子签名功能使用指南一、适用业务场景企业合作场景：甲乙双方签订项目合作协议、代理协议等，明确合作范围、权责划分及收益分配；服务采购场景：企业向供应商购买技术服务、咨询服务、外包服务等，约定服务内容、验收标准及付款节点；员工管理场景：企业与员工签订劳动合同、保密协议、竞业限制协议等，规范劳动关系及双方权利义务；业务授权场景：企业向合作方出具授权委托书、经销协议等，界定授权范围及有效期。二、操作流程指引（一）合同模板创建与选择进入合同管理系统：登录企业内部管理系统，选择“合同管理”模块，“新建合同”；选择合同类型：根据业务场景选择对应模板（如《服务采购合同》《项目外包合同》《劳动合同》等），系统将自动填充基础条款框架；自定义模板调整：如需修改模板，可“编辑条款”，对合同标的、履行期限、违约责任等核心内容进行增删或调整，保证条款符合业务需求。（二）合同基础信息填写双方主体信息：甲方（委托方）：填写单位全称、统一社会信用代码、注册地址、法定代表人、联系人及联系方式（电话示例：888）；乙方（服务方/合作方）：同上要求填写，保证信息与营业执照、证件号码等证件一致；若涉及授权代理人，需填写代理人姓名、证件号码号及授权委托书编号。合同核心要素：合同名称：明确合同类型及业务内容（如“项目技术开发服务合同”）；合同编号：按企业规则编写（如“HT-2024-X”，其中X为流水号）；签订日期：填写双方实际签署日期；合同金额：大小写金额需一致，明确币种及计价单位（如人民币/元）；履行期限：约定开始日期、截止日期或里程碑节点（如“自合同生效之日起90日内完成交付”）。（三）合同条款细化与审核核心条款完善：标的物/服务内容：详细描述合同涉及的产品、服务或项目范围（如“为甲方开发系统，包含模块设计、代码开发、测试部署及3个月运维支持”）；质量标准与验收：明确验收标准、流程及责任方（如“按GB/T25000.51-2016标准验收，乙方提交验收申请后5个工作日内完成”）；付款方式：约定支付节点（如“预付款30%、到货款40%、验收合格后尾款30%”）、账户信息及发票要求（如“乙方提供6%增值税专用发票”）；违约责任：明确违约情形及赔偿标准（如“逾期交付按日万分之五支付违约金，单方违约需赔偿实际损失30%”）；争议解决：约定协商、仲裁或诉讼管辖地（如“提交甲方所在地人民法院诉讼解决”）。内部审核流程：填写完成后，“提交审核”，系统将按预设流程（如经办人→部门负责人→法务→总经理）依次流转；审核人需在2个工作日内完成意见反馈，对修改条款需注明具体调整内容，审核通过后进入下一环节。（四）电子签名发起与签署发送签名邀请：审核通过后，“发起电子签名”，系统自动签名，通过短信或邮件发送给乙方指定联系人（短信示例：“【公司】您有1份待签署合同（编号：HT-2024-X），请完成签署，有效期7天”）；身份验证：乙方接收后，需完成实名认证（如人脸识别、银行卡验证等），保证签署人身份真实有效；在线签署：验证通过后，乙方可在合同指定签署位置（如法定代表人签字、公司盖章处）进行电子签名，支持手写签名、公章盖章等多种形式；甲方签署：乙方签署完成后，系统自动回传至甲方，由甲方指定人员完成电子签署，双方签署时间自动记录并不可篡改。（五）合同归档与管理签署完成确认：双方签署完成后，系统自动带电子签章的PDF合同正本，同步发送至双方预留邮箱；归档存储：合同正本及附件自动归档至“合同管理库”，支持按合同编号、名称、签署日期等条件检索，可打印或导出为PDF格式；履约跟踪：系统根据合同约定设置履约提醒（如付款节点、验收期限），提前3天通过系统消息提醒相关负责人跟进履约情况。三、合同基本信息模板项目填写说明示例合同编号企业唯一编码规则，如“HT-年份-部门代码-流水号”HT-2024-SF-001合同名称�体现合同类型及核心业务市科技有限公司-软件开发服务合同甲方信息单位全称、统一社会信用代码、注册地址、法定代表人、联系人、电话单位全称：市科技有限公司；统一信用代码：91110108MA0567；联系人：*经理；电话：888乙方信息同甲方信息格式单位全称：市信息技术有限公司；统一信用代码：91110108MA07654321；联系人：*总；电话：139999合同金额大小写一致，注明币种人民币：伍万元整（¥50,000.00）签订日期年-月-日格式2024年5月20日生效日期合同生效条件（如“双方签字盖章后生效”）或具体生效日期自双方电子签署完成之日起生效合同期限起始至终止时间，或“长期合作，每年一签”自2024年6月1日至2025年5月31日止主要条款摘要核心内容简述（服务内容、验收标准、付款方式、违约责任等）服务内容：为甲方开发系统；验收标准：按附件1技术协议执行；付款方式：3-4-3分期附件清单列明所有附件名称及编号附件1：《系统技术协议》；附件2：《项目验收标准》四、使用关键提示合规性要求：合同条款需符合《_________民法典》等法律法规，禁止约定违反法律强制性规定的内容（如“争议解决提交境外仲裁机构”）；涉及国有资产、外资企业或特殊行业的合同，需提前咨询法律顾问或主管部门，保证审批流程合规。信息准确性：双方主体信息（名称、信用代码、账户等）需与证件原件一致，避免因信息错误导致合同无效；金额、日期、数量等关键数字需反复核对，大小写、正副本内容保持一致。电子签名有效性：电子签名需通过具备《电子认证服务许可证》的第三方平台（如e签宝、法大大等）发起，保证签名法律效力；签署过程中需全程留存操作日志，包括身份验证记录、签署时间戳、IP地址等，便于后续追溯。保密与归档：涉及商业秘密、技术秘密的合同，需在条款中明保证密义务及违约责任，并对电子合同文件加密存储；合同归档后需定期备份（建议