员工离职管理流程详细说明书

员工离职管理流程详细说明书一、编写目的为规范员工离职管理流程，保障企业与员工双方合法权益，维护工作交接完整性与业务运营连续性，明确离职各环节操作标准及责任分工，特制定本流程说明书。二、适用范围本流程适用于公司全体正式员工、试用期员工的离职管理，涵盖主动离职、被动离职及特殊情形下的离职处理。三、离职类型界定（一）主动离职员工因个人职业规划、家庭因素、发展需求等原因，向公司提出终止劳动关系的申请，包含试用期内辞职、正式员工辞职两种情形。（二）被动离职由公司发起的劳动关系终止行为，包含以下情形：劳动合同到期终止：公司根据业务需求、员工绩效等因素，决定不与员工续签劳动合同；过失性辞退：员工严重违反公司规章制度、严重失职给公司造成重大损失等，公司依法解除劳动关系；无过失性辞退：员工因患病或非因工负伤医疗期满后无法胜任原工作、不能胜任工作经培训或调岗后仍无法胜任等，公司提前通知或支付代通知金后解除劳动关系；协商解除：公司与员工就劳动关系终止达成一致意见。（三）自动离职员工无正当理由连续旷工超过规定天数（按公司考勤制度执行）、或未办理离职手续擅自离岗，视为自动离职。四、离职流程分步说明（一）离职申请环节1.主动离职申请试用期员工需提前3个工作日以书面形式（《离职申请表》）向直属上级提交离职申请；正式员工需提前30个自然日提交书面申请（邮件+纸质版同步提交，确保留痕）。申请中需明确离职日期、离职原因（可简要说明，尊重个人隐私）。2.被动离职发起劳动合同到期前30日，HR部门向员工发送《劳动合同续签意向书》，同步与用人部门沟通是否续签。若决定不续签，需在合同到期前30日向员工送达《劳动合同终止通知书》；过失性辞退需在事实确认后3个工作日内，由HR部门联合用人部门向员工送达《解除劳动合同通知书》，并附违规事实说明；无过失性辞退需提前30日送达《解除劳动合同通知书》，或在通知时支付1个月工资作为代通知金；协商解除由HR部门牵头，与员工沟通一致后，签订《协商解除劳动合同协议书》。3.自动离职认定员工连续旷工达公司考勤制度规定天数（如5个工作日），且未履行请假手续，直属上级需在旷工第2日起尝试联系员工。经3次有效沟通（电话、短信、邮件）无回应或确认员工无正当理由离岗后，由用人部门提交《自动离职认定申请》至HR部门，经审批后生效。（二）离职审批环节1.直属上级沟通与初审直属上级收到离职申请后，1个工作日内与员工进行离职面谈：了解离职真实原因，对核心员工或高绩效员工可尝试挽留（如调整岗位、优化薪酬等）；记录面谈内容，填写《离职面谈记录表》，并在《离职申请表》签署初审意见（同意/需进一步沟通）。2.部门负责人审批直属上级提交申请后，部门负责人2个工作日内完成审批：评估离职对团队业务的影响，确认工作交接方案的可行性，签署审批意见。3.HR部门审核与高层审批（如需）HR部门收到申请后，2个工作日内审核：核查员工劳动合同期限、考勤记录、未结款项（如借款、备用金）、竞业限制协议履行情况等；核心岗位（如技术研发、销售总监）的离职申请需提交总经理/分管副总审批，审批周期不超过3个工作日。（三）工作交接环节1.交接清单制定员工在离职申请获批后，1个工作日内与直属上级共同制定《工作交接清单》，内容包含：未完成工作任务的进度、后续操作指引、关联方对接人信息；公司文档资料（含电子文档、纸质文件）的分类、存储位置、权限说明；客户/供应商资源的联系方式、合作进度、特殊要求；公司资产（办公设备、钥匙、门禁卡、工牌等）的盘点与归还计划；系统权限（邮箱、OA、业务系统、VPN等）的移交或注销需求。2.交接执行与监交交接期限：一般岗位5个工作日内完成，复杂技术岗位或管理岗位可延长至15个工作日（需提前在审批环节说明）；交接方式：面对面交接+书面记录+电子文档移交（重要文件需双人确认）；监交人：直属上级或指定资深同事担任监交人，全程监督交接过程，确保交接内容完整、可追溯。交接完成后，监交人、交接双方需在《工作交接清单》签字确认。（四）离职手续办理环节1.劳动关系解除/终止HR部门在离职日期前1个工作日，与员工签订《解除/终止劳动合同协议书》，明确离职日期、工资结算周期、经济补偿（如涉及）、保密与竞业限制义务等。2.薪酬与福利结算工资结算：离职当月工资按实际出勤天数结算，于公司次月发薪日发放；经济补偿：被动离职中符合法律规定的情形（如无过失性辞退、协商解除），按员工在公司的工作年限（每满1年支付1个月工资，6个月以上不满1年按1年算，不满6个月支付半个月工资）支付经济补偿；未结款项：员工需结清公司借款、备用金等，公司需结清员工加班费、未休年假工资等（协商一致的除外）。3.资产与权限清理员工在离职当日归还所有公司资产（办公设备、证件、钥匙等），HR部门开具《资产归还确认单》；IT部门在离职当日注销员工系统权限（邮箱、内部系统、VPN等），并回收设备（如电脑、手机）；行政部门注销员工门禁权限、收回工牌。4.离职证明开具HR部门在离职手续办结后1个工作日内，向员工开具《离职证明》（注明离职日期、劳动关系存续期间、岗位信息，避免负面评价）。（五）离职后管理环节1.档案管理HR部门在离职后5个工作日内，将员工劳动合同、离职申请表、交接清单、离职证明存根等资料归档，保存期限按《档案管理办法》执行。2.竞业限制与保密监督对签订《竞业限制协议》的员工，HR部门需在离职后每月向员工发送《竞业限制履行提醒函》，并要求员工反馈就业情况（如行业、公司名称）；发现违规行为及时启动法律程序。3.离职员工回访离职后1个月内，HR部门通过电话或邮件回访员工：了解离职后发展情况，收集对公司管理、文化的建议，对于核心人才可表达回流意向（如公司业务发展需要时）。五、注意事项（一）法律合规要求严格遵守《劳动合同法》《劳动法》等法律法规，确保离职流程、经济补偿、通知期等符合法律规定，避免劳动纠纷；离职证明内容需客观真实，不得包含歧视性、侮辱性表述，否则可能面临法律风险。（二）沟通与风险防控离职面谈需保持中立、尊重的态度，避免激化矛盾；对员工反馈的问题（如管理漏洞、薪酬争议）及时记录并反馈至相关部门；核心岗位离职需加强保密与交接管理：禁止离职员工带走公司核心技术文档、客户名单等机密信息；交接过程需全程留痕，必要时签署《保密承诺书》。（三）流程时效与责任各环节责