司法机关案件归档管理操作规范

司法机关案件归档管理操作规范为规范司法机关案件档案管理工作，确保案件材料的完整留存、安全保管及高效利用，依据《中华人民共和国档案法》《人民法院档案管理办法》《人民检察院诉讼档案管理办法》等法律法规及司法工作规范，结合司法实践需求，制定本操作规范。本规范适用于各级人民法院、人民检察院、公安机关及司法行政机关的案件归档管理活动，旨在通过标准化操作流程，保障司法活动的可追溯性，服务司法监督与法治建设。一、总则（一）适用范围本规范适用于各级司法机关（含人民法院、人民检察院、公安机关、司法行政机关）在办理刑事、民事、行政、执行等案件过程中形成的各类案件材料的归档管理活动。（二）基本原则1.真实性原则：归档材料须客观反映案件办理的真实过程，严禁伪造、篡改、隐匿案件相关材料。2.完整性原则：案件从立案到结案（或终止）的全流程材料应完整归档，涵盖立案文书、证据材料、审理（调查）报告、裁判（处理）文书、执行材料及其他关联文件。3.及时性原则：案件办结后，办案部门应在规定期限内完成材料整理与移交，确保档案形成的时效性。4.安全性原则：采取物理防护（防火、防盗、防潮、防蛀）与信息化加密（电子档案）相结合的方式，保障档案实体与信息安全。5.规范性原则：归档流程、材料格式、保管利用等环节应严格遵循本规范及相关档案管理标准，确保管理活动有序开展。（三）管理职责办案部门：负责案件材料的收集、整理、初审，确保材料真实完整；在规定期限内将案卷移交档案管理部门，并配合档案检查与补充完善工作。档案管理部门：负责制定归档细则、接收审核案卷、保管档案实体与电子数据、提供档案利用服务；定期开展档案安全检查与数字化建设，指导办案部门规范归档操作。二、归档范围与分类（一）归档范围司法机关办理案件过程中形成的以下材料应纳入归档范围：1.立案阶段：案件登记表、立案决定书、管辖异议文书、当事人身份证明、授权委托书等。2.调查（审理）阶段：询问（讯问）笔录、现场勘查（检查）笔录、鉴定意见、证据清单及原件/复印件、证人证言、辩护（代理）意见、庭审（听证）记录等。3.裁决（处理）阶段：审理报告、合议庭评议记录、裁判文书（判决书、裁定书、调解书、决定书）、送达回证等。4.执行阶段：执行申请书、执行通知书、财产查控材料、执行和解协议、执行裁定书、结案通知书等。5.其他材料：案件督办文书、信访材料、复查（再审）材料、与案件相关的上级机关批示、协作单位函件等。（二）分类方式1.按案件类型分类：分为刑事、民事、行政、执行、国家赔偿、司法救助等类别，每类案件单独组卷。2.按办理阶段分类：可根据案件流程分为立案卷、审理卷、执行卷（适用于流程较长、材料较多的案件），或合并为综合卷（适用于简易案件）。3.按结案状态分类：已结案件（含判决、调解、裁定、终止、撤案等）与未结案件（需注明未结原因，待办结后补充归档）。三、归档流程（一）立卷整理1.材料收集：办案人员应在案件办理过程中同步收集材料，确保无遗漏。结案后，需对全部材料进行梳理，补充缺失文件（如送达回证、生效证明等）。2.排序编号：按案件流程顺序排列材料（如立案文书→调查材料→裁决文书→执行材料），同类材料按时间先后排序；使用铅笔在材料右下角编写页码（正面为单页，背面为双页，空白页不编号）。3.卷内目录编制：填写卷内目录，注明材料序号、文号、标题、日期、页号、备注（如“复印件”“补充材料”），确保目录与材料一一对应。（二）审核移交1.部门审核：办案部门负责人对案卷进行初审，检查材料完整性（是否缺页、漏项）、规范性（字迹是否清晰、复印件是否注明来源）、逻辑性（材料时间线是否连贯），签署审核意见。2.移交手续：办案部门填写《案件档案移交清单》，注明案卷编号、案由、承办人、卷内页数、移交日期等信息，与档案管理部门办理交接。移交清单一式两份，双方签字确认后各存一份。（三）接收检查档案管理部门接收案卷时，应核对移交清单与案卷实际情况：检查案卷装订是否牢固（线装或档案专用装订机装订，禁用金属钉）、封面填写是否规范（含案号、案由、当事人、承办人、起止日期、保管期限等）。核对卷内材料与目录是否一致，发现材料缺失、装订不规范或目录填写错误的，退回办案部门限期整改；符合要求的，登记入库（或录入电子档案管理系统）。四、归档要求（一）材料形式要求纸质材料：优先使用原件归档，复印件需注明“与原件核对无误”并由核对人签字；纸张规格为A4（特殊尺寸材料需折叠或粘贴衬纸）；字迹应使用黑色墨水书写或打印，禁止使用铅笔、圆珠笔（易褪色材料需复制后归档）。电子材料：随案形成的电子文档（如电子笔录、扫描件、音视频证据）应单独归档，格式为PDF、DOC（或法院/检察院专用格式）、MP4等通用格式；音视频文件需标注内容摘要、时长、录制时间，存储于不可擦写介质（如光盘、专用硬盘）并备份。（二）立卷装订要求案卷采用“三孔一线”装订法（或档案专用装订机），装订线结应隐藏于案卷背面；封面与封底使用档案专用纸，案卷厚度一般不超过2厘米（过厚需分卷）。卷内材料无金属物（如回形针、订书钉），破损材料需修补后归档，字迹模糊材料需附清晰复印件并标注说明。（三）时间要求刑事案件：办结后3个月内完成归档（重大复杂案件可延长至6个月）。民事、行政案件：办结后2个月内完成归档。执行案件：执行完毕或终结后1个月内归档；未结执行案件每半年整理一次材料，补充归档。未结案件：办案部门应每季度检查材料完整性，待办结后1个月内完成归档。五、保管与利用（一）保管条件实体档案：档案库房应符合温湿度要求（温度14-24℃，相对湿度45%-60%），配备防火、防盗、防潮、防蛀、防光设备（如灭火器、监控、除湿机、防虫药、遮光窗帘）；档案柜应使用金属材质，按类别、年度、案号有序排列。电子档案：建立电子档案管理系统，采用双机备份（本地服务器+云端），设置访问权限（区分查阅、修改、管理权限），定期检测数据完整性（每半年校验一次）。（二）保管期限永久保管：涉及国家利益、重大影响的案件（如死刑案件、涉外案件、群体性纠纷案件）；具有典型意义的案例（如指导案例、典型疑难案件）；法律法规规定永久保存的案件。定期保管：一般刑事案件、民事案件、行政案件，保管期限为三十年；简易案件、执行结案案件，保管期限为十年。（三）利用规定内部利用：司法机关工作人员因办案、调研、考核等需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，在档案阅览室查阅（电子档案可通过内网系统检索，纸质档案原则上不外借）。外部利用：当事人或代理人查阅已生效案件的非涉密档案，需持有效身份证件、授权委托书及法院/检察院出具的立案证明，经档案管理部门负责人批准后，可查阅、复制（涉密档案需按国家保密规定办理）。利用限制：涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案，利用时需遵守保密规定；电子档案利用需记录操作日志，严禁篡改、删除原始数据。六、监督与责任（一）监督机制定期检查：档案管理部门每半年开展一次档案质量检查，抽查案卷完整性、规范性及保管状况，形成检查报告并通报整改。专项审计：司法机关内部审计部门每年对档案管理经费使用、数字化建设、保密措施等进行审计，确保管理合规。（二）责任追究办案人员未按规定收集、整理材料，导致档案缺失的，给予批评教育或通报批评；情节严重的（如隐匿、伪造材料），依法给予行政处分，构成犯罪的追究刑事责任。档案管理人员未履行保管职责，导致档案损毁、丢失或违规提供利用的，视情节给予处分；造成重大损失的，依法追究法律责任。