公文写作常用模板及规范范例

公文写作常用模板及规范范例公文作为党政机关、企事业单位开展工作、传递信息的核心载体，其写作质量直接影响工作指令的传达效率与执行效果。掌握规范的公文模板与写作要求，是提升行政效能、保障工作有序推进的基础能力。本文结合实践经验，梳理常用公文模板、解析写作规范，并附典型范例，供实务参考。一、公文的分类与适用场景依据《党政机关公文处理工作条例》，法定公文分为决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15类。其中高频实用文种及适用场景如下：通知：发布规章制度、传达工作要求、安排会议活动等（适用范围最广）。请示：向上级机关请求指示、批准事项（需一文一事、期复性强）。报告：向上级汇报工作进展、成果、问题或答复询问（无需上级批复）。函：平行或不相隶属机关间商洽工作、询问答复、请求批准（灵活性强）。会议纪要：记载会议主要情况、议定事项，供参会单位执行参考。二、常用公文模板与范例解析（一）通知：部署工作、传达要求模板结构：标题：发文机关+事由+文种（如“XX局关于开展XX专项检查的通知”）。主送机关：需办理或知晓的单位/部门（顶格写）。正文：缘由：说明发文背景（如“为贯彻XX精神，落实XX要求”）；事项：分条列项说明工作内容、时间、要求、责任主体等；要求：强调执行标准、反馈方式（可选）。落款：发文机关（加盖公章）、成文日期（用阿拉伯数字，如2024年X月X日）。范例：XX市教育局关于召开2024年秋季开学工作会议的通知局属各学校、直属单位：为统筹部署秋季开学各项工作，确保教育教学秩序平稳有序，经研究，决定召开2024年秋季开学工作会议。现将有关事项通知如下：一、会议时间：2024年8月25日（星期日）上午9:00二、会议地点：市教育局三楼会议室三、参会人员：各学校校长、直属单位负责人四、会议内容：1.传达全省教育系统秋季开学工作会议精神；2.部署新学期校园安全、教学管理、师德建设等重点工作；3.交流典型经验，答疑共性问题。五、有关要求：1.请参会人员提前10分钟到场，佩戴工作牌；2.各单位须提交《2024年秋季开学工作预案》（纸质版1份，现场交至签到处）。XX市教育局2024年8月20日（二）请示：请求指示与批准模板结构：标题：发文机关+事由+文种（如“XX公司关于购置办公设备的请示”）。主送机关：仅限一个上级机关（顶格写）。正文：缘由：说明请示背景（如“因业务拓展，现有设备无法满足需求”）；事项：明确请求内容（如购置型号、数量、预算、资金来源）；结语：“妥否，请批示”“以上请示，盼复”等（期复性表述）。落款：发文机关、成文日期。范例：XX科技有限公司关于购置服务器设备的请示XX集团总部：随着公司业务规模扩大，现有服务器算力不足，导致数据处理效率下降，影响客户服务质量。为保障业务正常开展，拟购置一批服务器设备，具体事项如下：一、设备需求：购置XX品牌服务器X台，单台预算约X万元，总预算X万元。二、资金来源：从公司年度设备采购专项经费中列支。三、实施计划：设备拟于9月中旬采购，10月完成安装调试。以上请示，妥否，请批示。XX科技有限公司2024年8月18日（三）报告：汇报工作、反映情况模板结构：标题：发文机关+事由+文种（如“XX街道关于老旧小区改造工作的报告”）。主送机关：上级机关（顶格写）。正文：工作概况：说明工作开展的依据、时间、范围；进展与成效：分点阐述已完成的任务、取得的成果；问题与不足：客观分析存在的困难（如资金缺口、群众诉求分歧）；下一步计划：提出改进措施、推进安排。落款：发文机关、成文日期。范例：XX街道办事处关于2024年上半年老旧小区改造工作的报告XX区政府：根据《XX区2024年老旧小区改造实施方案》要求，我街道有序推进辖区3个老旧小区改造工作，现将进展情况报告如下：一、工作进展：1.完成XX小区、XX小区的管线改造、路面修复工程，惠及居民X户；2.启动XX小区电梯加装民意征集，参与率达85%，初步达成改造意向。二、存在问题：1.部分居民对停车位规划方案存在争议，协调难度较大；2.改造资金拨付进度滞后，影响后续绿化、照明工程推进。三、下一步计划：1.成立居民议事会，逐户沟通停车位方案，确保9月底前达成共识；2.加强与区财政局对接，加快资金拨付，力争10月底前完成全部改造。特此报告，请审阅。XX街道办事处2024年7月30日（四）函：商洽、询问、答复工作模板结构（以商洽函为例）：标题：发文机关+事由+文种（如“XX协会关于商洽行业峰会合作的函”）。主送机关：平行或不相隶属单位（顶格写）。正文：缘由：说明商洽背景（如“为促进行业交流，拟举办XX峰会”）；事项：提出合作内容（如联合主办、资源共享、分工安排）；希望/要求：表达协作意愿，明确回复时限（如“盼贵单位于X月X日前函复意见”）。落款：发文机关、成文日期。范例：XX市电子商务协会关于商洽2024年电商行业峰会合作的函XX科技有限公司：为推动我市电子商务高质量发展，搭建企业交流与资源对接平台，我协会拟于2024年11月举办“XX市电商行业创新发展峰会”。鉴于贵公司在电商技术研发领域的领先优势，现商洽合作事宜如下：一、合作内容：1.联合主办峰会，贵公司作为“技术支持单位”参与宣传推广；2.贵公司选派专家作“电商数字化转型”主题演讲（时长30分钟）；3.峰会现场设置贵公司品牌展示区，展示最新技术成果。二、协作支持：我协会负责峰会整体策划、嘉宾邀请、场地协调；贵公司负责提供技术案例资料、安排演讲嘉宾行程。盼贵单位于2024年9月15日前函复合作意向，以便进一步商洽细节。XX市电子商务协会2024年8月22日（五）会议纪要：记载会议成果模板结构：标题：会议名称+纪要（如“XX项目推进会会议纪要”）。正文：会议概况：时间、地点、主持人、参会人员（可简要列举单位/职务）；会议内容：分条列项记录议定事项、责任分工、完成时限；附件（可选）：如会议签到表、审议文件等。落款：一般不署发文机关，成文日期可注于标题下方或文末。范例：XX产业园2024年第3次项目推进会会议纪要2024年8月10日下午，XX产业园管委会主任XXX主持召开第3次项目推进会，管委会各部门负责人、XX项目负责人参会。会议就项目建设进度、存在问题及解决措施进行研究，纪要如下：一、议定事项：1.XX项目：8月20日前完成施工许可证办理，施工单位须于9月1日前进场；2.配套道路工程：由规划建设部牵头，8月15日前确定施工单位，同步启动征地拆迁；3.资金保障：财务部于8月18日前向区财政局提交资金申请，确保项目资金足额到位。二、工作要求：各责任部门须建立“周报告”机制，每周五17:00前向管委会办公室报送工作进展。三、公文写作规范要点（一）格式规范用纸与排版：采用A4纸，纵向排版；页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；正文行间距28-30磅（或固定值28-30）。字体字号：标题用小标宋体字（二号），正文用仿宋GB2312（三号），一级标题用黑体（三号），二级标题用楷体GB2312（三号）。页码：单页码居右，双页码居左，四号半角宋体。（二）语言规范准确严谨：避免歧义，如“大概”“可能”等模糊表述；数字用法统一（如“5个工作日”“百分之二十”）。简洁庄重：删除冗余修饰，如“非常重要的会议”简化为“重要会议”；慎用口语，如“事儿”“咋办”改为“事项”“如何处理”。规范术语：正确使用“拟”（计划）、“悉”（知晓）、“妥否”（请示结语）等公文专用词。（三）逻辑规范条理清晰：采用“总-分-总”或“背景-措施-要求”结构，一级标题用“一、”“二、”，二级标题用“（一）”“（二）”，避免层级混乱。因果递进：说明工作缘由时，需体现政策依据与现实需求的关联；部署任务时，按“谁来做、做什么、何时完成”递进表述。四、常见错误与规避方法（一）文种使用错误混淆请示与报告：请示需上级批复，报告无需批复。错误案例：“关于XX工作的请示报告”（应根据目的选择其一）。函与请示混用：向无隶属关系的单位请求批准，应用“函”而非“请示”。（二）格式错误主送机关遗漏：如通知未明确主送单位，导致责任主体模糊。落款不规范：未加盖公章（法定公文必须盖章），或成文日期用汉