医院财务信息系统操作手册

医院财务信息系统操作手册一、引言本操作手册旨在指导医院财务人员及相关授权用户熟悉医院财务信息系统（以下简称“系统”）的操作流程，规范账务处理、报表管理、票据管理等核心业务的操作标准，提升财务工作效率与数据准确性。手册适用于医院财务部门工作人员、分管财务的管理人员及经授权的其他岗位人员。系统集成了账务处理、报表分析、票据管理、权限控制等功能模块，通过数字化手段实现财务流程的自动化与规范化，支持多维度财务数据的实时查询与统计分析。二、系统登录与初始化（一）系统登录1.访问入口2.账号认证输入工号/账号（由医院信息科或财务部门分配）、密码（初始密码为系统默认，首次登录需修改）。如需验证码，根据界面提示填写图形验证码或短信验证码（验证码有效期为5分钟，超时需点击“刷新”重新获取）。3.首次登录设置首次登录后，系统将强制要求修改初始密码（密码需包含大小写字母、数字及特殊字符，长度≥8位），并设置安全问题（用于密码找回）。完成设置后，点击“确认”进入系统主界面。三、核心功能模块操作（一）账务处理模块1.凭证管理凭证录入1.点击左侧菜单【账务处理】→【凭证录入】，进入凭证录入界面。2.选择凭证类型（如记账凭证、收款凭证等）、业务日期（默认当前日期，可修改）。3.填写摘要（简明描述业务内容），点击“新增分录”，选择会计科目（支持模糊搜索），录入借方/贷方金额（需保证借贷方合计相等）。4.如需上传附件（如发票、审批单），点击“附件”按钮，选择本地文件上传（支持PDF、JPG、PNG格式，单文件大小≤10MB）。5.核对信息无误后，点击“保存”（暂存草稿）或“提交”（提交至审核环节）。凭证审核1.审核人员登录后，点击【账务处理】→【凭证审核】，进入“待审核凭证列表”。2.点击凭证编号，查看凭证详情（含分录、附件），确认业务合规性、金额准确性。3.如需驳回，填写“驳回原因”后点击“驳回”；如需通过，点击“审核通过”，凭证自动流转至记账环节。凭证记账1.记账人员点击【账务处理】→【凭证记账】，选择“待记账凭证”或按日期/凭证号筛选。2.勾选需记账的凭证，点击“批量记账”（或单张点击“记账”），系统自动更新科目余额。3.记账完成后，可在“已记账凭证”中查询历史凭证，支持打印、导出操作。2.科目管理点击【基础设置】→【会计科目】，可新增、修改、停用会计科目（需财务主管权限）。新增科目时，需填写科目编码（遵循医院会计制度）、科目名称、科目类型（资产、负债等），并设置辅助核算项（如部门、项目、往来单位）。（二）报表管理模块1.财务报表生成点击【报表管理】→【财务报表】，选择需生成的报表类型（如资产负债表、利润表、现金流量表）。选择报表期间（月度、季度、年度），点击“生成报表”，系统自动从账务数据中提取信息并生成报表。点击“预览”查看报表格式，确认无误后点击“导出”，可选择Excel、PDF格式保存至本地。2.自定义报表设计点击【报表管理】→【自定义报表】，点击“新建报表”，输入报表名称、适用期间。拖动左侧“字段库”中的科目、辅助核算项至报表模板，设置行列公式（如求和、取数公式）。保存模板后，选择期间即可生成自定义报表，支持共享给其他用户（需权限设置）。（三）票据管理模块1.票据申领点击【票据管理】→【票据申领】，填写申领单：选择票据类型（如门诊发票、住院发票）、申领数量，填写“申领原因”（如日常开票需求）。提交申领单后，等待财务主管或票据管理员审核（可在“申领记录”中查看审核状态）。审核通过后，至票据管理部门领取实物票据，系统自动更新“票据库存”。2.票据开具点击【票据管理】→【票据开具】，选择票据类型及号码段（系统自动关联库存）。填写开票信息：患者姓名（或单位名称）、金额、项目明细（支持批量导入），核对后点击“开具”。如需打印，连接票据打印机（需提前设置打印模板），点击“打印”完成票据开具，系统自动标记票据状态为“已使用”。3.票据核销定期（如月度）点击【票据管理】→【票据核销】，选择需核销的票据类型及期间。系统自动生成“已使用票据清单”，核对开票金额、作废数量（如有作废票据需单独标注）。上传核销凭证（如票据存根扫描件），提交核销申请，经审核后完成票据核销，系统更新票据状态为“已核销”。（四）权限管理模块1.角色与权限设置管理员登录后，点击【系统管理】→【角色管理】，点击“新建角色”，输入角色名称（如“财务主管”“记账员”）。勾选该角色可操作的功能模块（如账务处理、报表管理、票据管理的子权限），点击“保存”。2.用户权限分配点击【系统管理】→【用户管理】，选择需分配权限的用户，点击“编辑权限”。可直接分配角色（继承角色权限），或单独勾选功能权限（适用于特殊权限需求），点击“确认”生效。3.操作日志查询点击【系统管理】→【操作日志】，可按用户、时间、操作类型（如登录、凭证录入、报表导出）筛选日志。日志记录包含操作时间、操作内容、IP地址，支持导出为Excel用于审计追踪。四、常见问题与解决方法（一）登录类问题问题1：输入账号密码后提示“认证失败”解决：①确认账号、密码无误（注意大小写）；②联系信息科重置密码（初始密码有效期为24小时，超期需重置）；③检查网络连接，重启浏览器后重试。问题2：验证码无法加载或输入后提示“无效”解决：①点击“刷新”重新获取验证码；②更换浏览器（如从IE切换为Chrome）；③联系信息科检查验证码服务。（二）账务处理类问题问题1：凭证保存时提示“借贷方金额不等”解决：核对所有分录的借方、贷方金额，确保合计数一致（可点击“试算平衡”按钮自动校验）。问题2：凭证审核后无法记账解决：检查凭证状态是否为“已审核”，且当前用户拥有“记账”权限；若凭证包含辅助核算项，确认辅助信息（如部门、项目）填写完整。（三）报表类问题问题1：报表数据与手工账不符解决：①核对报表期间是否正确（如月度报表需包含当月所有记账凭证）；②检查报表公式是否正确（自定义报表需确认取数规则）；③联系财务主管或信息科，重新生成报表。（四）票据类问题问题1：票据开具时提示“库存不足”解决：①检查票据申领是否通过审核，实物是否已领取；②联系票据管理员，确认是否有未更新的库存记录。问题2：票据打印格式错位五、注意事项与安全规范（一）数据安全定期（如每周）通过【系统管理】→【数据备份】功能，手动备份财务数据（建议异地存储，如U盘、云盘）。操作完成后，及时退出系统（点击右上角“退出”按钮），避免账号被他人误用。（二）操作规范凭证录入需“日清日结”，确保业务发生后24小时内完成凭证提交，避免跨月账务调整。票据开具后，需在3个工作日内完成核销，作废票据需单独保管并标注“作废”字样。（