机关单位档案管理规范手册

机关单位档案管理规范手册一、总则为规范机关单位档案管理工作，保障档案的完整、准确、安全及有效利用，服务机关履职与事业发展，结合本单位实际，制定本规范。本规范依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规及行业标准制定，遵循“统一领导、分级管理”原则，适用于本机关及所属单位的文书、科技、人事、会计、声像、实物等各类档案管理活动。档案管理应坚持“应收尽收、应归尽归”，实行集中统一管理，确保档案的真实性、系统性与可追溯性。二、管理职责（一）档案管理部门职责统筹规划档案管理工作，制定制度、流程及标准；指导、监督各业务部门档案的形成、收集与整理；负责档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用及数字化转换；组织档案业务培训，提升全员管理意识与技能。（二）业务部门职责明确本部门档案管理责任人，负责业务活动中档案的收集、整理及预归档；按要求向档案管理部门移交档案，确保移交档案完整、准确；配合开展档案利用、鉴定及数字化工作，提供业务说明与背景资料。（三）档案管理人员职责熟悉档案法规与业务流程，具备专业知识与技能；严格执行管理制度，做好档案收集、整理、保管、利用等日常工作；定期检查档案保管状况，及时处理破损、霉变等问题；严守保密纪律，未经批准不得擅自提供、复制档案。三、档案收集（一）收集范围1.文书档案：行政管理、业务开展中形成的公文、会议记录、调研报告、计划总结等。2.科技档案：工程建设、设备仪器、科研项目等活动形成的图纸、说明书、立项/验收材料等。3.人事档案：职工履历、考核、奖惩、职称评审、工资变动等材料（按人事档案管理规定执行）。4.会计档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料（参照《会计档案管理办法》）。5.声像档案：照片、录音、录像、电子文件等，需注明形成时间、地点、人物、事由。6.实物档案：奖牌、证书、印章、礼品等实物，需附文字说明。（二）收集要求及时性：业务部门应在文件办理完毕或项目结束后，及时归集相关材料，避免遗漏。完整性：确保文件正件、附件、审批单等齐全，成套项目档案完整无缺。准确性：核对文件内容与文号、标题的一致性，确保字迹清晰、载体完好（纸质文件无涂改、污损，电子文件无病毒、损坏）。（三）收集方式定期移交：业务部门按季度或年度，将整理好的档案移交档案管理部门，填写《档案移交清单》。专项收集：针对重大活动、突发事件、专项工作形成的档案，由档案管理部门会同业务部门专项收集，确保全覆盖。四、档案整理（一）分类采用“年度—机构（问题）—保管期限”或“年度—保管期限—机构（问题）”分类法：小型机关可按“年度—保管期限—问题”分类，大型机关可按“年度—机构—保管期限”分类。（二）编号档案编号（档号）包含全宗号、年度、机构（问题）代码、保管期限代码、件号（或卷号），确保唯一性。示例：全宗号JGDW，年度2024，机构代码01（办公室），保管期限30年，件号001，档号为JGDW-____。（三）装订纸质档案：去除金属物，采用线装或无酸纸装订，保持文件平整、页码连续（破损文件修复后装订）。电子档案：按格式要求（如PDF、JPG、DOC等）命名，存储于专用载体，确保可读取。（四）编目编制《案卷目录》或《文件目录》，包含档号、文号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等字段；电子目录需与纸质目录同步更新，便于检索。五、档案保管（一）保管条件库房要求：档案库房独立设置，远离潮湿、高温、易燃、易爆场所，配备防盗门窗、消防设施、温湿度调控设备（温度14-24℃，相对湿度45-60%）。装具要求：使用符合国家标准的档案柜（架），档案盒采用无酸纸材质；电子档案存储于防磁、防潮的专用存储设备。（二）保管期限根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，档案保管期限分为永久（涉及单位历史、重要决策、人事任免等）、30年（重要业务活动、合同协议、审计报告等）、10年（一般性文件、会议记录、工作计划等）。（三）定期检查每月检查库房温湿度，及时调整设备；每季度检查档案实体，查看是否霉变、虫蛀、破损，电子档案是否可正常读取。每年对档案数量、保管状况进行统计，更新《档案管理台账》。六、档案利用（一）利用方式查阅：在档案阅览室查阅纸质或电子档案（需登记《档案查阅登记表》）。借阅：因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅单》，经部门负责人及档案管理部门审批，限期归还（一般不超过15天）。复制：复制档案需注明用途，经审批后由档案管理人员操作，复制件加盖“档案复制件”章。（二）利用审批本单位人员：凭工作证或介绍信，按权限查阅；借阅永久、30年档案需部门负责人审批。外单位人员：需持单位介绍信，说明利用目的，经本单位分管领导审批，在指定场所查阅，原则上不借阅、不复制涉密档案。（三）利用效果反馈建立《档案利用效果登记表》，记录利用档案解决的问题、产生的效益，为档案管理优化提供依据。七、档案数字化管理（一）数字化原则遵循“存量数字化、增量电子化”原则，对已有纸质档案逐步数字化，新形成档案优先以电子形式归档。（二）数字化流程扫描：采用高清扫描仪，分辨率不低于300dpi，彩色、灰度或黑白扫描，确保图像清晰。著录：提取档案元数据（如档号、题名、日期等），录入档案管理系统，确保与纸质档案一致。存储：电子档案存储于专用服务器或云平台，建立异地备份，防止数据丢失。（三）数字档案管理定期备份：每周对电子档案进行增量备份，每月全量备份，备份介质异地存放。权限管理：设置不同用户权限（如查阅、修改、删除），确保电子档案安全。格式转换：定期转换电子档案格式（如PDF/A），确保长期可读。八、安全保密管理（一）保密等级划分根据《中华人民共和国保守国家秘密法》，档案分为绝密、机密、秘密和非涉密档案，涉密档案需单独保管、标识。（二）借阅保密要求借阅涉密档案需签订《保密承诺书》，严禁复制、传播涉密内容，归还时检查档案完整性。（三）档案销毁鉴定：成立档案鉴定小组，定期对到期档案进行鉴定，提出销毁或续存意见。审批：销毁档案需填写《档案销毁清册》，经单位分管领导审批。执行：销毁工作由两人以上负责，采用碎纸、焚毁等方式，留存