营林生产档案制度

PAGE营林生产档案制度一、总则（一）目的为加强营林生产管理，规范营林生产档案工作，确保营林生产过程及成果资料的完整性、准确性和可追溯性，提高营林生产质量和效益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司范围内所有营林生产活动所涉及档案的管理，包括但不限于造林规划设计、种苗培育、造林施工、抚育管理、森林资源监测等环节形成的各类文件、资料、图表、数据等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容应如实反映营林生产实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖营林生产全过程各个环节的相关资料，保证档案资料的全面性。3.准确性原则：数据准确、表述清晰、逻辑严谨，避免出现错误或模糊不清的信息。4.规范性原则：档案的形成、整理、保管、利用等遵循统一的标准和规范。5.保密性原则：涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理。二、档案管理职责分工（一）营林生产部门1.负责组织、协调营林生产活动，明确各环节档案资料的形成责任人，确保档案资料及时、准确产生。2.对本部门形成的档案资料进行初步收集、整理和分类，定期移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的业务支持和解释。（二）档案管理部门1.制定和完善营林生产档案管理制度，指导、监督各部门档案管理工作。2.集中统一管理营林生产档案，负责档案的接收、整理、编目、存储、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用，为公司营林生产决策提供信息服务。4.定期对档案管理工作进行总结和评估，提出改进措施和建议，不断提高档案管理水平。（三）各岗位人员1.在营林生产工作中，各岗位人员负责及时形成各自工作环节的原始记录和相关资料，并保证其真实、完整、准确。2.按照档案管理要求，将整理好的档案资料按时移交至本部门负责人或档案管理部门。三、档案的形成与收集（一）造林规划设计阶段1.项目立项文件，包括上级部门的批复、项目可行性研究报告等。2.造林作业设计文本，涵盖造林区域现状分析、造林目标、树种选择、造林技术措施、施工进度安排、投资预算等内容。3.相关附图，如造林区域位置图、地形图、林相图、小班区划图等，附图应清晰准确，标注详细。4.设计变更文件，记录因各种原因导致的设计变更情况，包括变更原因、变更内容、审批手续等。（二）种苗培育阶段1.种苗采购合同，明确种苗品种、数量、质量标准、价格、交货时间等条款。2.种苗检验检疫报告，确保种苗无病虫害，符合质量要求。3.育苗记录，包括播种时间、地点、种子处理情况、育苗方法、施肥浇水记录、病虫害防治记录等。4.苗木出圃记录，记载苗木品种、规格、数量、起苗时间、运输情况等。（三）造林施工阶段1.造林施工合同，约定施工范围、施工内容、施工质量标准、工期要求、付款方式等。2.施工组织设计，包括施工队伍安排、施工流程、施工安全保障措施等。3.整地记录，记录整地时间、方式、规格、质量等情况。4.造林作业记录，详细记载造林时间、造林方法、苗木栽植情况（如苗木根系处理情况、栽植深度、株行距等）。5.施工过程中的影像资料，如造林现场照片、视频等，直观反映造林施工情况。（四）抚育管理阶段1.抚育作业计划，明确各年度抚育任务、抚育时间、抚育方式、抚育强度等。2.抚育作业记录，包括除草、松土、施肥、修剪、病虫害防治等各项抚育措施的实施时间、范围、方法、效果等。3.森林资源监测数据，如定期开展的林木生长量调查、病虫害发生情况监测、森林蓄积量变化等数据记录。（五）其他相关资料1.营林生产过程中的会议纪要、工作汇报、技术交流材料等。2.与营林生产相关的政策法规文件、行业标准、技术规范等。3.营林生产项目获得的荣誉证书、奖励文件等。四、档案的整理与分类（一）整理要求1.对收集到的档案资料进行及时整理，去除重复、无效的文件，保证档案资料的简洁性和有效性。2.按照档案形成的时间顺序、逻辑关系等进行排列，使档案资料条理清晰。3.对破损、褪色的档案进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。（二）分类方法1.年度分类法：根据档案形成的年度进行分类，同一年度的档案集中存放。2.项目分类法：按照营林生产项目进行分类，每个项目下再按不同阶段和内容进一步细分。3.类别分类法：将档案分为综合管理类、规划设计类、种苗培育类、造林施工类、抚育管理类、资源监测类等类别。（三）编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。2.编号格式为：年份+项目编号+类别编号+顺序号。例如：20230102001，表示2023年第1个项目的第2类档案中的第1份文件。3.年份采用公元纪年，取四位数；项目编号根据公司项目管理规定进行编制；类别编号按照上述类别分类法进行设定；顺序号为每类档案内的流水号。五、档案的编目与装订（一）编目内容1.编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。2.对档案进行著录标引，以便于计算机检索和管理。著录标引应遵循相关标准和规范，准确反映档案的主题内容和特征。（二）装订要求1.纸质档案应进行装订，保持整齐、牢固，便于保管和查阅。2.装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案页面不脱落、不损坏。3.对于幅面较大的图纸、图表等，应折叠成A4纸大小后进行装订。六、档案的存储与保管（一）存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.电子档案应存储在服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。3.建立档案存储索引，便于快速查找和定位档案。索引应包括纸质档案索引和电子档案索引，索引内容与档案目录一致。（二）保管期限1.根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司营林生产的重大决策文件、长期规划、具有重要历史意义的资料等。3.长期保管的档案一般为1050年，如造林项目的全过程资料、重要的资源监测数据等。4.短期保管的档案为110年，如一般性的工作记录、临时性的文件等。（三）保管措施1.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管情况，发现问题及时处理。2.对档案库房进行温湿度控制，保持适宜的环境条件。温度一般控制在14℃24℃，相对湿度控制在（4560）%。3.做好档案的防虫、防霉、防火、防盗等工作，配备必要的防护设备和器材，如防虫药品、灭火器、监控设备等。4.对电子档案进行定期维护，检查存储设备的运行状况，防止数据丢失或损坏。同时，做好电子档案的病毒防范和安全保密工作。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织营林生产部门、相关业务专家等组成鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面评估，确定档案是否仍需保存或可以销毁。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，即使已到保管期限，也应按照保密规定进行严格鉴定和处理，确保信息安全。（二）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，应编制销毁清单，清单内容包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等。2.销毁清单经公司主管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用安全、可靠的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、执行人员等，并由监销人员签字确认。5.销毁后的档案清单应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅营林生产档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并经所在部门负责人审批。2.涉及公司机密的档案，查阅申请需经公司保密管理部门审核，并报公司分管领导批准。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司营林生产档案的，须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中应安排专人陪同，并严格遵守公司档案管理规定。（二）利用方式1.档案查阅人员可根据需要复印、拍照、摘录档案内容，但应确保不泄露档案机密信息，不损害公司利益。2.如需将档案带出公司查阅的，应按照公司保密规定办理借阅手续，并在规定时间内归还。3.档案管理部门应积极为公司营