学校生产资料管理制度

PAGE学校生产资料管理制度一、总则（一）目的为加强学校生产资料的管理，确保生产资料的安全、完整和有效利用，提高学校的教学、科研及生产效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于学校内涉及生产资料管理的所有部门、单位及个人，包括但不限于教学实验室、科研项目组、生产车间等。（三）管理原则1.统一领导，分级管理。学校设立专门的生产资料管理部门，负责全校生产资料的统筹管理；各使用部门负责本部门生产资料的具体管理。2.规范操作，确保安全。严格按照相关法律法规和行业标准进行生产资料的采购、验收、存储、使用、维护、报废等操作，确保生产资料的安全使用。3.合理配置，提高效益。根据学校教学、科研及生产的实际需求，合理配置生产资料，避免浪费，提高生产资料的使用效益。4.信息化管理，便捷高效。利用信息化手段对生产资料进行管理，实现生产资料信息的快速查询、统计分析和共享，提高管理效率。二、生产资料的分类与编号（一）分类1.教学设备：用于教学活动的仪器设备、实验器材、模型教具等。2.科研设备：服务于科研项目的专业设备、测试仪器、实验装置等。3.生产设备：学校生产车间用于生产产品的各类机械设备、工具模具等。4.办公用品：日常办公所需的桌椅、电脑、打印机、文件柜等。5.教材图书：各类教材、教学参考资料、学术著作、期刊杂志等。6.低值易耗品：价值较低、使用周期较短的物品，如实验耗材、办公用品、劳保用品等。（二）编号为便于生产资料的管理和查询，对每类生产资料进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，采用数字和字母相结合的方式进行编制。具体编号规则如下：1.编号共[X]位，前[X]位为类别代码，分别对应上述各类生产资料。2.第[X+1][X+2]位为二级分类代码，根据具体情况进一步细分。3.第[X+3][X+N]位为流水号，按照入库时间顺序依次编排。例如，教学设备中的光学实验仪器，编号为JX01001，其中“JX”代表教学设备，“01”代表光学实验仪器，“001”为流水号。三、生产资料的采购管理（一）采购计划1.各使用部门根据教学、科研及生产任务的需要，提前制定生产资料采购计划。采购计划应详细列出所需生产资料的名称、规格型号、数量、预算金额等信息。2.采购计划需经部门负责人审核签字后，报学校生产资料管理部门汇总。生产资料管理部门根据全校采购需求，进行综合平衡，编制学校年度生产资料采购总计划。（二）采购申请1.对于纳入学校年度生产资料采购总计划的项目，由生产资料管理部门统一组织采购。各使用部门如需采购计划外的生产资料，应填写采购申请表，详细说明采购原因、采购内容、预算金额等，并经部门负责人审核签字后，报生产资料管理部门审批。2.生产资料管理部门对采购申请表进行审核，对于符合采购条件的申请，报学校分管领导审批。审批通过后，由生产资料管理部门负责组织实施采购。（三）采购方式1.招标采购：对于金额较大、技术复杂、通用性强的生产资料，应采用招标采购方式。招标采购应严格按照国家有关法律法规和学校的招标管理规定进行，确保采购过程的公开、公平、公正。2.询价采购：对于金额较小、规格型号明确、市场货源充足的生产资料，可采用询价采购方式。询价采购应向多家供应商发出询价函，比较各供应商的报价、质量、售后服务等情况，选择最优供应商进行采购。3.单一来源采购：符合下列情形之一的生产资料，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（四）采购合同1.采购项目确定供应商后，应签订采购合同。采购合同应明确生产资料的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保双方的权利和义务。2.采购合同由生产资料管理部门负责起草，经学校法律顾问审核后，报学校分管领导审批。审批通过后，由学校授权代表与供应商签订合同。3.采购合同签订后，生产资料管理部门应及时将合同副本交财务部门备案，并跟踪合同执行情况，确保合同的有效履行。四、生产资料的验收管理（一）验收准备1.生产资料到货前，采购部门应通知使用部门和生产资料管理部门做好验收准备工作。使用部门应安排熟悉生产资料性能和技术要求的专业人员参与验收；生产资料管理部门应准备好验收所需的工具、量具、检测设备等。2.验收人员应根据采购合同和相关标准，制定详细的验收方案，明确验收内容、验收方法、验收标准等。（二）验收内容1.数量验收：核对生产资料的到货数量是否与采购合同一致，包括主机、配件、附件等的数量。2.质量验收：检查生产资料的外观质量是否完好，有无破损、变形、划伤等缺陷；按照相关标准和技术要求，对生产资料的性能、参数进行测试和检验，确保其符合质量要求。3.技术资料验收：检查生产资料是否附带产品合格证、质量检验报告、使用说明书、维修手册等技术资料，技术资料应齐全、完整、有效。（三）验收程序1.生产资料到货后，采购部门应及时通知使用部门和生产资料管理部门进行验收。验收人员按照验收方案对生产资料进行验收，并填写验收记录。2.验收合格的生产资料，验收人员应在验收记录上签字确认，并出具验收报告。验收报告应包括生产资料的名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容。3.验收不合格的生产资料，验收人员应及时通知采购部门与供应商联系，要求供应商限期更换或处理。在未解决问题之前，不得办理入库手续。五、生产资料的存储管理（一）存储场所1.根据生产资料的性质和特点，设置专门的存储场所，如仓库、实验室、资料室等。存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保生产资料的安全存储。2.对易燃易爆、有毒有害等危险物品，应设置专门的危险物品仓库，并按照相关规定进行管理。（二）存储方式1.生产资料应按照类别、型号、规格等进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。2.对于贵重设备、精密仪器等，应采取单独存放、重点保护的方式，避免相互碰撞和损坏。3.对易受潮、易腐蚀的生产资料，应采取防潮、防腐措施，如密封包装、放置干燥剂等。（三）库存管理1.生产资料管理部门应建立库存台账，详细记录生产资料的入库时间、名称、规格型号、数量、存放位置等信息，并定期进行盘点，确保账实相符。2.库存盘点分为定期盘点和不定期盘点。定期盘点每年至少进行一次，由生产资料管理部门组织实施；不定期盘点根据实际情况进行，如遇设备维修、报废、资产清查等情况时，应及时进行盘点。3.盘点结束后，应编制盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行分析说明，并提出处理意见。盘盈的生产资料应及时办理入库手续；盘亏的生产资料应查明原因，属于责任人过失造成的，应追究责任人的责任；属于自然灾害等不可抗力因素造成的，应按照相关规定进行处理。六、生产资料的使用管理（一）使用申请1.各使用部门如需使用生产资料，应填写使用申请表，详细说明使用生产资料名称、规格型号、数量、使用时间、使用地点、使用目的等信息，并经部门负责人审核签字后，报生产资料管理部门审批。2.生产资料管理部门对使用申请表进行审核，对于符合使用条件的申请，予以批准，并通知使用部门办理领用手续。（二）领用手续1.使用部门凭生产资料管理部门批准的使用申请表，到仓库或相关部门办理领用手续。领用人员应在领用登记表上签字确认，领取生产资料。2.对于贵重设备、精密仪器等，领用人员应与生产资料管理部门签订使用责任书，明确使用期间的保管责任和损坏赔偿责任。（三）使用规范1.使用人员应严格按照生产资料的操作规程和使用说明书进行操作，确保生产资料的正常使用和安全运行。2.使用过程中如发现生产资料出现故障或异常情况，应立即停止使用，并及时报告生产资料管理部门和相关维修人员进行维修。3.使用人员应爱护生产资料，不得擅自拆卸、改装、转借生产资料，不得在生产资料上随意涂写、刻划。（四）归还与交接1.使用完毕后，使用人员应及时将生产资料归还仓库或相关部门，并办理归还手续。归还时，生产资料应保持完好状态，如有损坏或丢失，应按照相关规定进行赔偿。2.对于跨部门使用或多人使用的生产资料，在使用过程中发生人员变动时，应及时办理交接手续，确保生产资料的正常使用和管理。七、生产资料的维护管理（一）维护计划1.生产资料管理部门应根据生产资料的使用情况和维护要求，制定年度维护计划。维护计划应明确维护内容、维护时间、维护责任人等信息。2.对于贵重设备、精密仪器等，应制定详细的维护保养操作规程，并按照操作规程进行定期维护保养。（二）维护实施1.维护责任人应按照维护计划和操作规程，对生产资料进行定期维护保养，并做好维护记录。维护记录应包括维护时间、维护内容、维护人员等信息。2.对于生产资料出现的一般性故障，维护人员应及时进行维修；对于复杂故障或超出维护人员能力范围的故障，应及时联系专业维修人员进行维修。（三）维修管理1.生产资料维修前，维修人员应填写维修申请表，详细说明故障情况、维修内容、维修预算等，并经生产资料管理部门审批。2.对于需要外委维修的生产资料，生产资料管理部门应按照相关规定进行招标或询价，选择合格的维修供应商进行维修。维修合同应明确维修内容、维修价格、维修期限、质量标准、售后服务等条款。3.生产资料维修后，维修人员应填写维修报告，详细说明维修情况、维修结果等，并经使用部门和生产资料管理部门验收签字。验收合格的生产资料，方可投入使用。八、生产资料的报废管理（一）报废条件1.已超过使用年限，且技术性能落后，无法满足教学、科研及生产需要的生产资料。2.因损坏严重，无法修复或修复成本过高，不具备使用价值的生产资料。3.因技术进步，被新型生产资料替代，已无使用价值的生产资料。4.因自然灾害、意外事故等原因，造成损坏无法使用的生产资料。（二）报废申请1.使用部门发现生产资料符合报废条件时，应填写报废申请表，详细说明报废原因、生产资料名称、规格型号、数量、购置时间等信息，并经部门负责人审核签字后，报生产资料管理部门。2.生产资料管理部门对报废申请表进行审核，并组织相关技术人员进行鉴定。经鉴定确需报废的生产资料，报学校资产管理部门审批。（三）报废处理1.学校资产管理部门批准报废申请后，生产资料管理部门应按照相关规定进行报废处理。报废处理方式包括出售、捐赠、报废销毁等。2.对于有利用价值的报废生产资料，可进行出售或捐赠；对于无利用价值的报废生产资料，应进行报废销毁，并做好销毁记录。3.报废生产资料处理后，生产资料管理部门应及时更新库存台账和固定资产卡片，确保账实相符。九、生产资料的信息化管理（一）管理系统建设1.学校应建立生产资料信息化管理系统，实现生产资料采购、验收、存储、使用、维护、报废等全过程的信息化管理。2.生产资料信息化管理系统应具备生产资料信息录入、查询、统计分析、报表生成、预警提醒等功能，为生产资料管理提供便捷、高效的手段。（二）数据维护1.生产资料管理部门应指定专人负责生产资料信息化管理系统的数据维护工作，及时更新生产资料的基本信息、使用情况、维护记录等数据。2.数据维护人员应定期对系统数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。如遇系统故障或数据丢失等情况，应及时采取措施进行恢复。（三）信息共享1.生产资料信息化管理系统应实现与学校其他相关系统的信息共享，如财务系统、资产管理系统等，避免信息孤岛，提高管理效率。2.各使用部门可通过生产资料信息化管理系统查询生产资料的相关信息，实现信息的快速获取和共享。十、监督与检查（一）内部监督1.学校生产资料管理部门应定期对各使用部门的生产资料管理情况进行检查，检查内容包括采购计划执行情况、验收情况、存储情况、使用情况、维护情况、报废情况等。2.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。整改完成