生产物品管理制度

PAGE生产物品管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产物品管理，规范生产物品的采购、存储、使用、盘点及报废等流程，确保生产活动的顺利进行，提高生产效率，降低成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与生产物品管理相关的部门和人员，包括但不限于采购部门、仓库管理部门、生产部门、质量控制部门等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保生产物品管理活动合法合规。2.准确性原则：对生产物品的各项信息记录准确无误，保证账物相符。3.高效性原则：优化管理流程，提高工作效率，减少不必要的延误和浪费。4.安全性原则：保障生产物品在存储、使用过程中的安全，防止出现质量事故和安全隐患。二、生产物品的分类与编码（一）分类标准根据生产物品的用途、性质、材质等因素，将生产物品分为以下几大类：1.原材料：用于生产过程中构成产品实体的各种基本原料。2.辅助材料：有助于产品形成，但不构成产品实体的材料。3.零部件：经过加工或装配，构成产品一部分的组件或部件。4.包装材料：用于产品包装的各类材料。5.工具及设备：生产过程中使用的工具、仪器、设备等。6.办公用品：办公活动所需的各类用品。（二）编码规则为便于生产物品的识别、管理和信息化操作，制定统一的编码规则。编码由数字和字母组成，具体如下：1.大类编码：用一位字母表示，对应上述分类标准中的各类别。例如，“R”代表原材料，“A”代表辅助材料等。2.中类编码：根据大类下的具体分类，用两位数字表示。如原材料中的钢材类编码为“R01”。3.小类编码：进一步细分中类，用三位数字表示。如钢材类中的热轧钢板编码为“R0101”。4.规格型号编码：根据物品的具体规格型号，用适当的字符表示。例如，某种规格的螺栓编码为“R0101001M12×50”，其中“M12×50”表示螺栓的规格。三、采购管理（一）采购计划1.生产部门根据生产任务和库存情况，定期（每月/每季度）编制生产物品采购计划，明确所需物品的名称、规格型号、数量、预计采购时间等信息。2.采购计划需经生产部门负责人审核，报分管领导批准后执行。如遇生产任务调整或其他特殊情况，采购计划应及时进行修订。（二）供应商选择与管理1.采购部门负责建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等进行综合评估。评估内容包括供应商的营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩表现等。2.定期（每年）对供应商进行考核，考核指标包括产品质量合格率、交货准时率、售后服务满意度等。根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不合格供应商及时淘汰。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。采购合同应符合法律法规要求，并报公司相关部门备案。（三）采购流程1.采购人员根据批准的采购计划，向供应商发送采购订单。采购订单应详细注明所需物品的信息，确保供应商准确理解采购要求。2.供应商收到采购订单后，应及时确认订单，并按照约定的时间和质量标准组织生产和发货。采购人员负责跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，解决可能出现的问题。3.物品到货前，采购人员应通知仓库管理部门做好收货准备。仓库管理人员根据采购订单核对物品的名称、规格型号、数量等信息，确保货物准确无误。4.物品到货时，仓库管理人员应进行验收。验收内容包括外观质量、数量、规格型号等。如发现货物存在质量问题或数量不符，应及时通知采购人员与供应商协商解决。5.验收合格的物品办理入库手续，仓库管理人员按照规定的存储方式进行存放，并更新库存台账。四、存储管理（一）仓库规划1.根据生产物品的类别、特性和存储要求，对仓库进行合理规划，划分不同的存储区域，如原材料区、零部件区、成品区等。2.设置明显的标识牌，标明各存储区域的名称、物品类别等信息，便于物品的存放和查找。（二）入库管理1.物品到货后，仓库管理人员应按照验收标准进行验收。验收合格的物品填写入库单，入库单应包含物品名称、规格型号、数量、供应商名称、入库日期等信息。2.入库单经仓库管理人员、送货人员签字确认后，一联留存仓库作为库存记录依据，一联交采购部门作为付款凭证，一联交财务部门进行账务处理。3.仓库管理人员根据入库单将物品存放到指定的存储区域，并按照规定的存储方式进行摆放，确保物品存放整齐、有序，便于盘点和查找。（三）存储要求1.根据物品的特性，采取相应的存储措施。例如，对于易受潮的物品应存放在干燥通风的地方，对于易燃易爆物品应设置专门的存储区域，并采取防火、防爆、防潮、防虫等措施。2.定期对仓库进行巡查，检查物品的存储状况，如发现物品有损坏、变质等情况，应及时采取措施处理，并记录相关情况。3.建立库存盘点制度，定期（每月/每季度）对仓库物品进行盘点，确保账物相符。盘点结果如发现账实不符，应及时查明原因，进行调整。（四）出库管理1.生产部门根据生产计划填写领料单，领料单应注明所需物品的名称、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准。2.仓库管理人员根据领料单进行发料，核对物品的名称、规格型号、数量等信息无误后，办理出库手续。出库单应包含物品名称、规格型号、数量、领料部门、出库日期等信息。3.出库单经仓库管理人员、领料人员签字确认后，一联留存仓库作为库存记录依据，一联交领料部门作为领料凭证，一联交财务部门进行账务处理。4.对于贵重物品或限量领用的物品，应实行限额领料制度，严格控制领用数量，确保物品使用合理、节约。五、使用管理（一）领用规定1.生产部门领用生产物品时，应严格按照领料单上注明的用途和数量领用，不得擅自更改用途或超量领用。2.领用的物品应在规定的时间内使用完毕，如有剩余应及时退回仓库，办理退库手续。（二）使用监督1.生产部门负责人负责对本部门生产物品的使用情况进行监督，确保物品使用合理、规范，避免浪费和损坏。2.质量控制部门对生产过程中使用的物品质量进行监督检查，如发现物品质量不符合要求，应及时通知相关部门停止使用，并采取措施处理。（三）设备工具管理1.建立设备工具台账，详细记录设备工具的名称、规格型号、购置日期、使用部门、维修记录等信息。2.定期对设备工具进行维护保养，制定维护保养计划，明确维护保养内容、周期和责任人。维护保养记录应及时更新到设备工具台账中。3.设备工具出现故障时，使用部门应及时通知维修部门进行维修。维修部门应填写维修记录，注明故障原因、维修措施、维修时间等信息。4.对于闲置或报废的设备工具，应及时进行清理和处置。闲置设备工具应妥善保管，报废设备工具应按照规定的程序进行报废处理。六、盘点管理（一）盘点计划1.财务部门负责制定年度盘点计划，明确盘点范围、时间、人员安排等信息。盘点计划应报公司管理层批准后执行。2.盘点计划应根据公司实际情况，合理安排盘点时间，避免影响正常生产经营活动。一般情况下，年度全面盘点应在年末进行，季度或月度局部盘点可根据需要适时安排。（二）盘点实施1.成立盘点小组，成员包括仓库管理人员、财务人员、生产部门相关人员等。盘点小组负责具体的盘点工作实施。2.盘点人员按照规定的盘点方法和流程进行盘点，对生产物品的数量、规格型号、质量状况等进行逐一核对。盘点过程中应做好记录，确保盘点数据准确无误。3.对于盘点中发现的账实不符情况，应及时查明原因。属于记账错误的，应及时调整账目；属于实物短缺、损坏等原因的，应查明责任，按照规定进行处理。（三）盘点报告1.盘点结束后，盘点小组应编写盘点报告，报告内容包括盘点范围、时间、方法、结果、账实不符情况及原因分析、处理建议等。2.盘点报告经盘点小组负责人签字后，报公司管理层审核。公司管理层根据盘点报告，对生产物品管理中存在的问题提出改进措施，并监督执行。七、报废管理（一）报废鉴定1.对于损坏、变质、过期等无法继续使用的生产物品，由使用部门提出报废申请，并填写报废申请表，注明物品名称、规格型号、数量、购置日期、报废原因等信息。2.质量控制部门对申请报废的物品进行质量鉴定，确认是否符合报废条件。对于涉及安全、环保等特殊要求的物品，还需相关部门进行审核。3.报废申请表经使用部门负责人、质量控制部门负责人签字确认后，报分管领导批准。（二）报废处理1.经批准报废的物品，由仓库管理部门负责组织清理，将报废物品集中存放，并做好标识。2.对于有回收价值的报废物品，应按照规定的程序进行回收处理，回收所得款项应及时入账。3.对于无回收价值的报废物品，应按照环保要求进行妥善处置，如委托有资质的单位进行销毁等，确保不对环境造成污染。（三）报废记录1.仓库管理部门应建立报废物品台账，详细记录报废物品的名称、规格型号、数量、报废日期、处理方式等信息。2.报废物品台账应定期更新，确保记录准确完整。财务部门根据报废物品台账进行账务处理，核销相关资产。八、信息化管理（一）建立生产物品管理信息系统1.利用信息化技术，建立生产物品管理信息系统，实现采购、存储、使用、盘点、报废等环节的信息化管理。2.生产物品管理信息系统应具备物品信息录入、查询、统计分析、报表生成等功能，为生产物品管理提供准确、及时的数据支持。（二）数据维护与更新1.指定专人负责生产物品管理信息系统的数据维护与更新工作，确保系统数据的准确性和完整性。2.及时录入新采购物品的信息、更新库存变动情况、记录物品使用和报废情况等，保证系统数据与实际业务情况一致。（三）信息安全管理1.加强生产物品管理信息系统的信息安全管理，设置用户权限，确保不同人员只能访问其权限范围内的信息。2.定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。同时，采取安全防护措施，防止数据泄露和被恶意攻击。九、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对生产物品管理情况进行监督检查，检查内容包括采购流程的合规性、库存管理的准确性、物品使用的合理性等。2.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.建立生产物品管理考核评价制度，对采购部门、仓库管理部门、生产部门等相关部门的生产物品管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括采购成本控制、库存周转率、物品损耗率、账物