生产原始记录管理制度

PAGE生产原始记录管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产原始记录管理，规范生产过程数据的记录、收集、整理、分析和保存，确保生产信息的准确性、完整性和可追溯性，为生产管理、质量控制、成本核算、工艺改进等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有生产车间、部门及涉及生产活动的相关环节，包括原材料采购、生产加工、成品检验、设备运行等过程中产生的原始记录。（三）基本原则1.真实性原则：原始记录应如实反映生产过程中的实际情况，不得虚报、瞒报或篡改数据。2.准确性原则：记录数据应准确无误，计量单位、数据格式等应符合规定要求。3.完整性原则：涵盖生产活动的各个环节和要素，不得遗漏重要信息。4.及时性原则：生产过程中的记录应及时填写，确保数据的时效性。5.规范性原则：记录格式、填写方法、审核流程等应规范统一，便于管理和查阅。二、原始记录的内容与要求（一）原材料采购记录1.采购订单：记录订单编号、供应商名称、原材料名称、规格型号、数量、单价、交货日期等信息。2.采购合同：包括合同编号、签订日期、双方条款、质量要求等详细内容。3.到货验收记录：到货日期、验收情况（合格/不合格）、验收数量、实收数量、不合格处理情况等。（二）生产过程记录1.生产任务单：任务单号、产品名称、规格型号、生产数量、计划开工日期、计划完工日期、下达部门等。2.工序流转卡：记录产品在各工序的加工情况，包括工序名称、加工时间、操作人员、设备编号等。3.设备运行记录：设备名称、编号、运行时间、运行参数（如温度、压力、转速等）、故障情况及处理记录等。4.工艺执行记录：实际执行的工艺参数、工艺变更情况及相关审批记录。5.质量检验记录：首件检验、巡检、成品检验等记录，包括检验项目、检验结果、检验人员等。（三）人员出勤与工时记录1.考勤记录：员工每日出勤情况，包括出勤时间、请假、旷工等信息。2.工时统计：各员工在不同生产任务中的实际工作工时，用于核算工资和成本分析。（四）物料消耗记录1.原材料领用记录：领用日期、原材料名称、规格型号、领用数量、领用部门、领用用途等。２.辅料消耗记录：如包装材料、润滑油等的消耗情况，记录消耗数量、领用时间、使用产品批次等。3.能源消耗记录：水、电、气等能源的消耗数据，包括消耗时间、消耗数量、使用设备等。（五）生产环境记录1.温度、湿度记录：生产车间内不同区域的温度、湿度数据，记录时间间隔应符合规定要求。2.洁净度记录：对于有洁净度要求的生产区域，记录洁净度检测结果、检测时间、检测人员等。（六）特殊情况记录1.生产事故记录：事故发生时间、地点、原因、造成的损失、处理措施及结果等。2.设备维修记录：维修日期、设备名称、故障描述、维修内容、维修人员等。3.工艺异常记录：异常发生时间、现象、对产品质量的影响、采取的临时措施及后续处理情况等。（七）记录要求1.原始记录应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔或褪色笔填写。2.数据应填写完整，不得有空缺项。如有不涉及的项目，应填写“无”或“/”。3.对于修改数据，应在原数据上划一条横线，在其上方填写正确数据，并加盖修改人印章或签字确认。4.记录应按规定的格式和顺序进行填写，不得随意更改记录顺序或添加附页。三、原始记录的填写与审核（一）填写职责1.生产操作人员负责在生产过程中及时、准确地填写各自岗位相关的原始记录，确保记录与实际操作情况一致。2.检验人员应如实填写质量检验记录，对检验结果负责。3.设备维护人员负责填写设备运行及维修记录。（二）审核流程1.各工序原始记录填写完成后，由班组长进行初步审核，检查记录的完整性、准确性和规范性，确认无误后签字。2.车间主管对本车间的原始记录进行全面审核，重点审核数据的真实性、与生产实际的相符性以及各记录之间的逻辑关系，审核通过后签字。3.涉及质量检验、物料管理等相关部门的记录，还需由部门负责人进行审核签字，确保记录符合本部门的管理要求。（三）审核要点1.数据是否准确反映生产实际情况，有无异常波动或不合理数据。2.记录内容是否完整，必填项是否填写齐全。3.填写格式是否符合规定，字迹是否清晰可辨。4.修改是否规范，有无审批手续。5.各相关记录之间的数据是否一致，逻辑关系是否合理。四、原始记录的收集与整理（一）收集周期1.生产操作人员应在每班工作结束后，及时将本班次的原始记录整理好，交至班组长处。2.班组长应在每日生产结束后，将本班组的原始记录收集齐全，交至车间主管。3.车间主管应在每周周末，将本周车间的原始记录统一收集整理，并交至相关职能部门。（二）整理要求1.原始记录应按照类别和时间顺序进行整理，同一类别的记录应装订成册或放入档案盒中。2.对于电子记录，应按照规定的文件夹结构和命名规则进行存储，确保数据的可查找性和安全性。3.整理过程中，应检查记录是否有缺失或损坏，如有问题应及时与相关人员核实补充。五、原始记录的存储与保管（一）存储方式1.纸质原始记录应存放在专门的文件柜中，文件柜应保持干燥、通风，防止记录受潮、发霉或损坏。2.电子原始记录应存储在服务器或专用存储设备上，并定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，如磁带、光盘等，异地存放。（二）保管期限1.一般生产原始记录的保管期限为[X]年，重要产品的生产记录、质量追溯记录等保管期限为[X]年。2.涉及法律法规、行业标准要求的记录，其保管期限应按照相关规定执行。（三）保管责任1.各车间、部门应指定专人负责原始记录的保管工作，确保记录的安全和完整。2.保管人员应定期对原始记录进行清查盘点，如发现记录丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应措施。六、原始记录的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅原始记录，应填写《原始记录查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人审批后，到保管部门查阅。2.涉及公司机密或商业秘密的原始记录，查阅人员应严格遵守保密规定，未经授权不得泄露记录内容。3.外部单位（如客户、供应商、监管部门等）如需查阅原始记录，应按照相关法律法规和公司规定办理手续，经公司领导批准后方可查阅。（二）使用规定1.查阅原始记录时，应在保管人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、损坏记录。2.如需复印或摘录原始记录内容，应经保管部门负责人同意，并注明用途。3.查阅人员应及时归还所查阅的原始记录，不得长时间占用。七、原始记录的销毁（一）销毁条件1.原始记录保管期限届满，且已无查阅和使用价值的，可以进行销毁。2.因公司改制、重组等原因，需要销毁部分原始记录的，应按照规定程序办理。（二）销毁流程1.由保管部门提出原始记录销毁申请，填写《原始记录销毁申请表》，注明销毁记录的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.申请部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。3.经批准后，由保管部门会同相关部门（如审计、法务等）共同对拟销毁的原始记录进行清点、核对，确保记录准确无误。4.采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，并做好销毁记录，