生产部内勤管理制度

PAGE生产部内勤管理制度一、总则（一）目的为加强生产部内勤工作的规范化管理，提高工作效率，确保生产工作的顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产部内勤岗位的全体工作人员。（三）基本原则1.准确性原则：确保各项工作数据准确无误，信息传递及时、准确。2.高效性原则：优化工作流程，提高工作效率，减少不必要的时间浪费。3.服务性原则：以生产部门需求为导向，提供优质、高效的服务。4.保密性原则：严格遵守公司保密制度，保护公司机密信息。二、岗位职责（一）文件管理1.负责生产部各类文件、资料的收集、整理、归档和保管工作，确保文件资料的完整性和有序性。2.按照文件类别和保管期限进行分类存放，建立电子和纸质档案索引，便于查询和使用。3.定期对文件资料进行清查和盘点，确保文件无遗失、损坏等情况。（二）生产计划与调度1.协助生产主管制定生产计划，根据订单需求和生产能力合理安排生产任务。2.跟踪生产进度，及时掌握各生产环节的工作进展情况，协调解决生产过程中出现的问题。3.根据实际生产情况，及时调整生产计划，确保生产任务按时、按质、按量完成。（三）物料管理1.负责生产物料的申购、领用、发放和库存管理工作。2.根据生产计划，提前做好物料需求预测，确保物料供应及时、充足。3.建立物料台账，详细记录物料的出入库情况，定期进行盘点，做到账实相符。4.对呆滞物料进行统计和分析，提出处理建议，避免物料积压浪费。（四）设备管理1.协助设备管理人员做好生产设备的日常维护和保养计划的制定与执行。2.记录设备的运行状况、维修记录等信息，及时反馈设备故障情况，协助安排维修工作。3.负责设备操作人员的培训资料整理和培训记录的归档工作。（五）人员考勤与沟通协调1.负责生产部员工的考勤记录，统计员工出勤情况，及时上报异常考勤信息。2.协助生产主管组织召开生产会议，做好会议记录，传达会议精神。3.协调生产部内部各岗位之间的工作关系，以及与其他部门之间的沟通协作，确保信息传递顺畅。三、工作流程（一）文件管理流程1.文件收集生产部各岗位工作人员在工作过程中产生的文件资料，应及时整理后交予内勤人员。内勤人员定期从公司内部文件流转系统、电子邮箱等渠道收集文件。2.文件整理内勤人员对收集到的文件进行分类，按照文件类型（如生产指令、工艺文件、质量报告等）和时间顺序进行排序。对文件进行编号，确保每份文件都有唯一的标识。3.文件归档根据文件的类别和保管期限，将整理好的文件放入相应的档案盒或文件夹中，并在档案盒或文件夹上标注清晰的标识。同时，在内勤工作电脑中建立电子档案索引，详细记录每份文件的名称、编号、存放位置、日期等信息，便于快速查询。4.文件查询与借阅内部人员如需查询文件，应填写文件查询申请表，注明查询文件的名称、编号等信息，经生产主管批准后，内勤人员协助查询。外部人员因工作需要借阅文件，需填写文件借阅申请表，经公司相关领导审批同意后，方可借阅。借阅期限和归还时间应在申请表中明确注明，借阅人应按时归还文件。（二）生产计划与调度流程1.计划制定内勤人员协助生产主管收集订单信息、库存情况、设备产能等资料。根据收集到的资料，结合公司生产能力和交货期要求，制定初步的生产计划草案。将生产计划草案提交生产主管审核，经审核通过后，发布正式的生产计划。2.计划执行与跟踪生产计划下达后，内勤人员根据计划安排，将生产任务分配到各个生产班组，并明确生产开始时间、完成时间等关键节点。定期跟踪各生产班组的工作进展情况，通过现场巡查、与班组长沟通等方式，及时掌握生产进度。建立生产进度台账，详细记录每个订单的生产进度，包括已完成数量、未完成数量、预计完成时间等信息。3.问题协调与处理当生产过程中出现问题（如设备故障、原材料短缺、人员不足等）影响生产进度时，内勤人员应及时了解情况，并向生产主管汇报。协助生产主管组织相关人员召开协调会议，共同商讨解决方案，明确责任人和时间节点。跟踪问题解决情况，确保问题得到妥善处理，生产进度恢复正常。4.计划调整根据实际生产情况，如订单变更、设备突发故障等原因，需要对生产计划进行调整时，内勤人员应及时收集相关信息。对调整的必要性和可行性进行分析，并提出调整建议，提交生产主管审批。生产主管批准后，内勤人员及时将调整后的生产计划传达给相关生产班组和部门，并更新生产进度台账。（三）物料管理流程1.物料申购各生产班组根据生产计划和实际物料消耗情况，填写物料申购单，注明物料名称、规格型号、数量、需求日期等信息。将物料申购单提交给内勤人员，内勤人员对申购单进行审核，检查填写内容是否完整、准确，申购数量是否合理。审核通过后，内勤人员根据物料申购单汇总生成月度物料申购计划，提交给采购部门。2.物料采购跟踪内勤人员定期与采购部门沟通，了解物料采购进度，跟踪采购订单的执行情况。对于采购过程中出现的问题（如供应商交货延迟、质量问题等），及时与采购部门协调解决，并反馈给生产部门。3.物料入库物料到货后，采购部门通知内勤人员进行验收。内勤人员组织相关人员按照采购合同和质量标准对物料进行验收，检查物料的数量、规格型号、质量等是否符合要求。验收合格后，内勤人员填写物料入库单，办理入库手续，并将物料按照规定的存放位置进行存放。对于验收不合格的物料，及时与供应商沟通协商处理方式，如退货、换货等，并做好记录。4.物料领用生产班组根据生产任务需要，填写物料领用单，注明物料名称、规格型号、数量等信息，经班组长签字确认后提交给内勤人员。内勤人员对物料领用单进行审核，核实领用数量是否与生产任务相符，领用审批手续是否齐全。审核通过后，内勤人员按照领用单发放物料，并在物料台账上记录领用情况。5.物料库存管理内勤人员定期对物料库存进行盘点，采用实地盘点的方式，确保账实相符。每月末编制物料库存报表，详细反映各类物料的库存数量、金额、出入库情况等信息，提交给生产主管和相关部门领导。对库存物料进行分类管理，标识清晰，便于查找和盘点。对于库存积压物料，及时进行统计和分析，提出处理建议，如促销、报废、退货等，报上级领导审批后执行。（四）设备管理流程1.设备维护计划制定内勤人员协助设备管理人员收集设备档案信息，包括设备型号、购置时间、运行状况、维修记录等。根据设备的使用说明书和运行特点，结合设备的运行时间、维修历史等情况，制定年度设备维护保养计划草案。将设备维护保养计划草案提交设备管理人员审核，经审核通过后，发布正式的设备维护保养计划。2.维护任务安排与执行根据设备维护保养计划，内勤人员提前与设备维修人员沟通协调，安排维护保养任务，明确维护保养时间、内容、责任人等信息。在维护保养过程中，内勤人员跟踪任务执行情况，确保维修人员按时、按质完成维护保养工作。对于维护保养过程中发现的设备问题，及时记录详细情况，并协助设备维修人员进行故障诊断和修复。3.设备运行记录与故障反馈要求设备操作人员每天填写设备运行记录，记录设备的开机时间、停机时间、运行参数、异常情况等信息，并及时提交给内勤人员。内勤人员对设备运行记录进行整理和分析，及时发现设备运行中的潜在问题。当设备出现故障时，设备操作人员应立即向内勤人员报告，内勤人员详细记录故障发生的时间、现象、影响等信息，并及时通知设备维修人员进行维修。4.设备操作人员培训协助设备管理人员制定设备操作人员培训计划，根据设备更新情况和新员工入职情况，确定培训内容和培训对象。收集整理设备操作手册、维护手册等培训资料，组织设备操作人员参加培训课程。记录设备操作人员的培训情况，包括培训时间、培训内容、考核成绩等信息，建立培训档案。（五）人员考勤与沟通协调流程1.考勤记录内勤人员每天按照公司规定的考勤时间，对生产部员工的出勤情况进行记录。采用打卡记录、签到表等方式，确保考勤记录真实、准确。对于迟到、早退、旷工等异常考勤情况，及时做好记录，并注明原因。2.考勤统计与上报每周一，内勤人员对上一周的考勤情况进行汇总统计，生成考勤报表。考勤报表内容包括员工姓名、出勤天数、迟到次数、早退次数、旷工天数等信息。将考勤报表提交给生产主管审核，经审核通过后，上报公司人力资源部门。3.会议组织与记录根据生产主管的安排，内勤人员提前确定会议时间、地点、参会人员等信息，并发布会议通知。准备会议所需的资料，如会议议程、相关文件等，确保会议顺利进行。在会议过程中，认真做好会议记录，记录会议讨论的主要内容、决议事项、责任人等信息。会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要，经生产主管审核后，分发给参会人员和相关部门。4.沟通协调生产部内部各岗位之间如有工作衔接问题或需要协调资源时，员工可向内勤人员反映。内勤人员及时了解情况，通过沟通协调，协助解决问题，确保生产工作的顺利进行。当生产部与其他部门之间需要沟通协作时，内勤人员负责传递信息，协调双方关系，促进工作的有效开展。四、考核与奖惩（一）考核标准1.工作质量：文件管理准确无误，生产计划安排合理，物料管理账实相符，设备管理记录完整等。2.工作效率：按时完成各项工作任务，及时响应生产过程中的问题，无拖延现象。3.沟通协调：与内部各岗位和其他部门沟通顺畅，信息传递及时、准确，协调工作有效。4.纪律遵守：严格遵守公司各项规章制度，保守公司机密。（二）考核方式1.定期考核：每月进行一次工作绩效评估，由生产主管根据考核标准对内勤人员的工作表现进行评分。2.不定期考核：根据实际工作情况，对内勤人员的重大工作失误、违规违纪等情况进行及时考核。（三）奖惩措施1.奖励对于工作表现优秀、为生产部做出突出贡献的内勤人员，给予月度奖金、年度评优等奖励。提出合理化建议并被采纳，有效提高工作效率或降低成本的，给予相应奖励。2.惩罚对于工作失误导致生产延误、物料损失等情况的，视情节轻重给予警告、罚款等处罚。违反公司规章制度、泄露公司机密的，按照公司规定进行严肃处理。五、培训与发展（一）培训计划1.根据内勤岗位的工作需求和员工的实际情况，制定年度培训计划。2.