完善生产记录制度

PAGE完善生产记录制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司生产过程中的记录行为，确保生产信息的完整性、准确性和可追溯性，为生产管理、质量控制、成本核算、合规运营等提供有力支持，保障公司生产活动的顺利开展以及产品质量的稳定可靠。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及生产活动的部门和岗位，包括但不限于生产车间、仓库、质量控制部门、设备管理部门、采购部门等。（三）基本原则1.真实性原则生产记录应如实反映生产过程中的各项活动、操作和结果，不得虚假记录或隐瞒事实。2.准确性原则记录内容应准确无误，数据应真实可靠，计量单位应符合国家标准，避免出现模糊不清、歧义或错误的表述。3.完整性原则涵盖生产过程的各个环节，包括原材料采购、生产加工、质量检验、设备运行、人员操作等，确保记录无遗漏。4.及时性原则生产活动发生后，应及时进行记录，不得拖延或事后补记，以保证记录的时效性和原始性。5.规范性原则记录格式、填写方法、保存期限等应符合本制度及相关法律法规、行业标准的要求，保持记录的一致性和规范性。二、生产记录的内容与要求（一）原材料及辅料记录1.采购记录详细记录原材料及辅料的供应商名称、地址、联系方式。记录采购日期、订单编号、采购数量、规格型号、单价、总价等信息。附上采购合同副本或订单复印件，以备查阅。2.检验记录对每一批次的原材料及辅料进行检验，记录检验日期、检验人员、检验项目（如外观、尺寸、化学成分、物理性能等）、检验结果。如有不合格情况，应详细记录不合格项目及处理方式（如退货、换货、让步接收等），并附上不合格报告。3.入库记录记录原材料及辅料的入库日期、入库数量、批次号、存放位置。由仓库管理人员签字确认，确保入库信息准确无误。（二）生产过程记录1.生产计划记录制定详细的生产计划，记录生产任务单号、产品名称、规格型号、生产数量、计划生产日期、计划完工日期。明确各生产工序的先后顺序及时间安排，如有调整，应及时记录调整原因和时间。2.设备运行记录对生产设备进行实时监控，记录设备启动时间、停止时间、运行参数（如温度、压力、转速、电流等）。记录设备的维护保养情况，包括维护保养日期、维护保养内容、维修记录（如故障原因、维修时间、更换零部件等）。3.人员操作记录记录生产操作人员的姓名、工号、操作岗位、操作时间。对于关键工序和特殊操作，应详细记录操作步骤、操作方法、工艺参数执行情况等。如发生操作失误或异常情况，应及时记录事件经过、处理措施及结果。4.质量控制记录在生产过程中，按照规定的质量检验标准和频次进行检验，记录检验时间、检验人员、检验批次、检验项目、检验结果。对于不合格品，应详细记录不合格品的数量、位置、不合格原因分析、处理措施（如返工、返修、报废等）及处理结果。保存质量检验报告、质量统计分析图表等相关资料，以便对产品质量进行跟踪和改进。（三）成品记录1.成品入库记录记录成品的入库日期、入库数量、批次号、规格型号、产品质量等级。由仓库管理人员核对成品数量、质量等信息后签字入库，并注明存放位置。2.成品出货记录记录成品的出货日期、出货数量、客户名称、订单编号、运输方式、发货单号。附上销售合同副本或订单复印件，确保出货信息与销售订单一致。（四）生产环境记录1.温度、湿度记录在生产车间内设置温湿度监测点，定时记录温度、湿度数据，记录频率至少为每两小时一次。记录日期、时间、监测点位置、温度值、湿度值，如有异常波动，应及时记录并采取相应措施。2.清洁卫生记录制定车间清洁卫生计划，记录清洁日期、清洁区域、清洁人员、清洁内容及清洁效果评估。对于生产设备、工具、地面、墙壁等进行定期清洁消毒，记录消毒日期、消毒剂名称、浓度、消毒方式及消毒人员签字。三、生产记录的填写规范（一）记录表格设计1.根据不同的记录内容和要求，设计统一规范的记录表格。表格应包含必要的信息栏，如日期、时间、人员、项目、数据、备注等，确保记录内容清晰、完整、易于填写和查阅。2.记录表格的格式应简洁明了，避免过于复杂或繁琐的设计，以提高记录的效率和准确性。（二）填写要求1.使用黑色或蓝色中性笔填写记录，不得使用铅笔、圆珠笔或褪色笔，确保记录字迹清晰、持久。2.填写内容应完整准确，不得有空缺、遗漏或模糊不清的地方。对于数字、字母、符号等应书写规范，不得随意涂改。3.如填写错误，应采用划改的方式进行更正，即在错误的文字或数字上划一条横线，然后在其上方填写正确的内容，并由修改人签字确认。严禁刮擦、涂抹或使用修正液等方式修改记录。4.对于需要签字确认的记录，相关人员应在规定的位置签字，签字应清晰可辨，不得代签或漏签。四、生产记录的审核与批准（一）审核流程1.生产记录填写完成后，由填写人所在部门的班组长或主管进行初步审核。审核内容包括记录的完整性、准确性、填写规范性等，确保记录符合本制度要求。2.初步审核通过后，将生产记录提交至质量控制部门进行质量审核。质量控制人员重点审核与产品质量相关的记录，如检验报告、不合格品处理记录等，确保产品质量信息真实可靠。3.质量审核通过后，生产记录再提交至生产管理部门进行综合审核。生产管理部门审核人员结合生产计划、设备运行情况、人员操作等方面，对记录进行全面审查，确保生产过程的连贯性和协调性。（二）批准权限1.经过上述审核流程无误的生产记录，由生产管理部门负责人进行最终批准。批准后的生产记录作为正式文件存档保存。2.对于涉及重大生产事故、质量事故或违规行为的生产记录，应及时上报公司高层领导，由高层领导进行审批和决策，并采取相应的处理措施。五、生产记录的保存与管理（一）保存方式1.生产记录应采用纸质文档和电子文档相结合的方式进行保存。纸质记录应分类装订成册，在每册首页编制目录，便于查找和查阅。2.电子记录应按照年度、月份、记录类别等进行分类存储，建立清晰的文件夹结构和文件名命名规则，确保电子记录易于检索和管理。（二）保存期限1.一般生产记录的保存期限为[X]年，以便满足公司日常生产管理、质量追溯、成本核算等方面的需求。2.涉及产品质量追溯、法律法规要求、客户投诉处理等重要事项的生产记录，保存期限应延长至产品质量保证期结束后[X]年，或按照相关法律法规规定的最长保存期限执行。（三）存储环境1.纸质记录应存放在干燥、通风、防火、防潮的专用档案柜中，避免记录受潮、发霉、损坏或丢失。2.电子记录应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失或损坏。同时，应设置相应的权限管理，确保只有授权人员能够访问和修改电子记录。（四）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅生产记录时，应填写《生产记录查阅申请表》，注明查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅记录名称及查阅原因，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门进行查阅。2.如需借阅生产记录，借阅人应填写《生产记录借阅申请表》，详细说明借阅记录名称、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应按时归还所借记录，不得擅自转借他人或延长借阅期限。3.查阅和借阅生产记录时，档案管理人员应做好登记工作，记录查阅或借阅的日期、人员、记录名称等信息，确保记录的流转可追溯。查阅和借阅人员应爱护生产记录，不得在记录上涂改、标记、污损或撕毁，如发现记录有损坏情况，应及时报告档案管理部门。（五）销毁处理1.超过保存期限的生产记录，由档案管理部门定期进行清理和销毁。销毁前，档案管理部门应编制《生产记录销毁清单》，详细列出拟销毁记录的名称、年度、数量等信息，报公司分管领导批准。2.生产记录的销毁应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保记录信息无法恢复。销毁过程应有专人监督，并在《生产记录销毁清单》上签字确认。销毁后的《生产记录销毁清单》应存档保存[X]年。六、监督与考核（一）监督检查1.公司设立专门的生产记录监督小组，定期对各部门的生产记录情况进行检查。检查内容包括记录的填写、审核、保存、查阅与借阅等环节是否符合本制度要求。2.监督小组可采用现场检查、抽样检查、数据比对等方式进行检查，并做好检查记录。对于发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核机制1.将生产记录管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门及相关人员的生产记录执行情况进行考核评分。考核指标包括记录的完整性、准确性、及时性、规范性、审核批准情况、保存管理情况等。2.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励，对违反本制度规定的部门和个人进行批评教育，并视情节轻重给予相应的经济处罚。七、附则（一）解释权本制度由公司生产管理部门负责解