非生产物品放行制度

PAGE非生产物品放行制度一、总则（一）目的为加强公司非生产物品的管理，规范非生产物品的放行流程，确保公司资产安全，防止非生产物品未经授权流出公司，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有非生产物品的放行管理，包括但不限于办公用品、礼品、样品、维修更换部件、员工个人物品等。（三）基本原则1.合规性原则：非生产物品的放行必须符合国家法律法规以及公司相关规定。2.审批原则：所有非生产物品的放行均需经过相应的审批流程，未经审批不得放行。3.记录原则：对非生产物品的放行情况进行详细记录，以备查询和追溯。二、非生产物品分类及定义（一）办公用品指公司日常办公所需的各类物品，如文具、纸张、办公设备耗材、办公家具等。（二）礼品用于公司对外交往、商务活动等赠送的物品，如纪念品、特产、高档文具等。（三）样品公司用于展示、推广产品或技术的实物样本，包括产品原型、模型、宣传册等。（四）维修更换部件因设备故障或损坏需要更换的零部件，以及用于设备维护保养的工具、材料等。（五）员工个人物品员工因工作需要携带进入公司的个人物品，如电脑、手机、背包等，但仅限工作相关物品，且不得影响公司正常办公秩序。三、放行流程（一）申请1.申请人填写放行申请表：申请人需详细填写非生产物品放行申请表，包括物品名称、规格型号、数量、用途、预计带出时间等信息。2.提交申请材料：根据物品类型，申请人需提交相应的申请材料，如采购发票、维修工单、礼品赠送审批单等。（二）部门审批1.所在部门负责人审核：申请人所在部门负责人对申请事项进行审核，确认物品用途合理、数量准确、申请理由充分等，并在申请表上签字审批。2.相关部门审核（如有）：对于涉及多个部门的非生产物品，如样品需销售部门和技术部门共同确认的，相关部门负责人应依次进行审核并签字。（三）仓库核对1.仓库管理人员核对物品：仓库管理人员根据申请表和申请材料，对拟放行的非生产物品进行实物核对，确保物品数量、规格型号与申请一致。2.确认库存情况：核对无误后，仓库管理人员在申请表上注明物品库存情况，并签字确认。（四）财务审核1.财务人员审核费用：对于涉及费用的非生产物品，如礼品采购、维修费用等，财务人员对相关费用进行审核，确认费用支出符合公司财务规定，并签字审批。2.检查报销凭证：财务人员同时检查申请人提交的报销凭证是否齐全、合规，如发票真伪、报销流程是否符合规定等。（五）总经理审批（或授权审批人审批）1.重要物品或金额较大物品：对于价值较高、涉及重要业务或敏感事项的非生产物品放行申请，需提交总经理审批。总经理根据公司整体利益和相关规定进行审批决策。2.授权审批人：公司可根据实际情况，明确授权部分高层管理人员或部门负责人在一定额度或范围内行使总经理审批权限，以提高审批效率。（六）放行1.开具放行条：经各级审批通过后，仓库管理人员开具非生产物品放行条，注明物品名称、数量、规格型号、申请人、审批情况等信息。2.物品放行：申请人凭放行条到公司门卫处办理物品放行手续，门卫核对放行条与实物无误后予以放行。四、特殊情况处理（一）紧急放行1.适用情形：因生产急需、客户紧急需求等特殊情况，非生产物品需立即放行但无法及时完成正常审批流程的。2.申请与审批：由申请人填写紧急放行申请表，详细说明紧急情况及申请理由，经所在部门负责人、仓库管理人员、财务人员签字确认后，报总经理（或授权审批人）特批。3.后续补全手续：紧急放行后，申请人应在规定时间内补全相关审批手续和申请材料。（二）临时借用1.借用范围：仅限公司内部员工因短期工作需要临时借用非生产物品，如工具、仪器等。2.借用申请：借用人填写临时借用申请表，注明借用物品名称、规格型号、借用期限、用途等信息，经所在部门负责人审批后，到仓库办理借用手续。3.归还要求：借用人应在借用期限届满前归还所借物品，仓库管理人员进行验收，如物品有损坏或丢失，借用人应照价赔偿。五、监督与检查（一）内部审计1.定期审计：公司内部审计部门定期对非生产物品放行制度的执行情况进行审计，检查审批流程是否合规、记录是否完整、物品管理是否规范等。2.问题整改：对于审计发现的问题，审计部门出具审计报告，提出整改意见，相关部门应及时进行整改，并将整改情况反馈给审计部门。（二）日常监督1.仓库管理监督：仓库管理人员负责对非生产物品的出入库情况进行日常监督，确保物品出入库记录准确、账实相符。2.门卫检查：门卫人员在物品放行时应严格核对放行条和实物，对可疑情况及时报告上级主管部门。六、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批放行：未按本制度规定履行审批手续擅自放行非生产物品的。2.虚假申报：申请人故意提供虚假信息，骗取非生产物品放行的。3.违规审批：审批人员违反审批原则，滥用职权、违规审批的。4.物品管理不善：仓库管理人员、门卫人员等因工作疏忽、失职导致非生产物品违规放行或管理混乱的。（二）责任追究方式1.批评教育：对于情节较轻的违规行为，给予相关责任人批评教育，责令其改正错误。2.经济处罚：根据违规行为造成的损失大小，对相关责任人给予一定金额的经济处罚，如扣除绩效奖金、罚款等。3.行政处分：对于情节严重、影响较大的违规行为，给予相关责任人警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等行政处分。4.法律责任：对于违反法律法规的行为，