珠宝行业生产采购制度

PAGE珠宝行业生产采购制度一、总则（一）目的为规范公司珠宝生产采购活动，确保生产所需物资及时、准确供应，保证珠宝产品质量，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司珠宝生产所需原材料、零部件、设备及相关服务的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合珠宝生产质量要求。3.成本效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。4.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.生产部门根据年度生产计划和销售预测，提前[X]个月制定月度采购计划，明确所需采购物资的名称、规格、数量、交货时间等详细信息。2.采购计划应经生产部门负责人审核，报公司管理层批准后执行。如因市场变化、生产计划调整等原因需要变更采购计划，应及时办理相关审批手续。（二）采购预算编制1.财务部门根据采购计划，结合市场价格波动情况，编制年度采购预算，明确各项采购费用的预算金额。2.采购预算应经公司管理层审批后严格执行。在预算执行过程中，如因特殊情况需要调整预算，应按照公司预算管理制度办理相关审批手续。三、供应商管理（一）供应商选择与评估1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，包括供应商的基本情况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.根据采购物资的类别和重要性，制定供应商评估标准，对潜在供应商进行实地考察、样品检验、资质审核等评估工作。3.采购部门组织相关部门对供应商进行综合评估，评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评为优秀等级的供应商，给予优先合作机会；对于评为不合格等级的供应商，应及时淘汰。（二）供应商日常管理1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格执行情况等进行跟踪评估，如发现问题及时与供应商沟通协商解决。对于表现不佳的供应商，应采取警告、暂停合作、取消合作等措施。3.建立供应商激励机制，对在供货质量、交货期、价格等方面表现优秀的供应商给予适当的奖励，如增加订单量、提供优惠价格等。四、采购流程管理（一）采购申请1.生产部门、销售部门、研发部门等根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途、预计到货时间等信息。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请的必要性、合理性进行审核。对于金额较大或重要物资的采购申请，应提交公司管理层审批。2.经审批通过的采购申请，采购部门方可开展采购活动。（三）采购询价与比价1.采购人员根据采购申请，向多家供应商发出询价函，要求供应商提供物资的报价、交货期、质量标准等信息。2.采购人员对供应商的报价进行整理、分析和比较，选择性价比最优的供应商作为采购对象。在比价过程中，应充分考虑物资质量、售后服务等因素，确保采购决策的科学性。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商确定采购合同条款，起草采购合同文本。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、合理。2.采购合同文本经公司法律顾问审核后，提交公司管理层审批。审批通过后，由采购部门与供应商签订采购合同。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如生产部门、财务部门等，以便各部门做好相应的准备工作。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单下达后，采购人员应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现订单执行过程中出现问题，应及时与供应商沟通协调解决。（六）到货验收1.物资到货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。验收人员应根据采购合同和相关标准，对到货物资的数量、规格、质量等进行严格验收。2.验收合格的物资，验收人员应在验收报告上签字确认，并及时办理入库手续。对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商联系，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。3.验收过程中发现的问题，验收人员应及时记录并反馈给采购部门，采购部门应根据问题的严重程度，采取相应的措施进行处理，如与供应商协商赔偿、追究供应商违约责任等。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。审核通过后，按照公司财务管理制度办理付款手续。2.采购付款应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保公司资金安全和供应商利益。如因特殊情况需要变更付款方式或时间，应与供应商协商一致，并签订补充协议。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律法规风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。对于高风险等级的风险，应制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.针对市场价格波动风险：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，通过与供应商协商签订价格调整条款、套期保值等方式，降低价格波动对采购成本的影响。2.针对供应商违约风险：加强对供应商的管理和监督，要求供应商提供履约保证金或银行保函，在合同中明确违约责任和赔偿条款，如因供应商违约给公司造成损失的，应依法追究供应商的违约责任。3.针对质量问题风险：严格供应商选择和评估标准，加强到货验收环节的管理，要求供应商提供质量合格证明文件，定期对供应商的产品质量进行抽检，如发现质量问题及时要求供应商整改或退换货。4.针对法律法规风险：加强对采购人员法律法规知识的培训，确保采购活动符合法律法规要求，在采购合同签订前，对合同条款进行合法性审查，避免因合同条款违法而导致合同无效或产生法律纠纷。六、采购绩效评估（一）评估指标设定1.采购部门应建立采购绩效评估指标体系，包括采购成本、采购质量、交货期、供应商管理等方面的指标。2.采购成本指标：主要包括采购价格、采购费用率等，用于衡量采购成本控制情况。3.采购质量指标：主要包括物资合格率、退货率等，用于衡量采购物资质量情况。4.交货期指标：主要包括按时交货率、交货延迟天数等，用于衡量供应商交货期执行情况。5.供应商管理指标：主要包括供应商满意度、供应商投诉率等，用于衡量供应商管理水平。（二）评估方法与周期1.采购绩效评估采用定量与定性相结合的方法，定期对采购部门的工作绩效进行评估。2.评估周期为每季度一次，采购部门应在每季度末提交采购绩效评估报告，对本季度采购工作进行总结和分析。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购部门和采购人员进行奖惩。对于绩效优秀的采购部门和采购人员，给予表彰和奖励；对于绩效不佳的采购部门和采购人员，应进行批评教育，并要求其制定改进措施，限期整改。2.采购绩效评估结果作为采购部门和采购人员绩效考核的重要依据，与薪酬调整、晋升等挂钩，激励采购部门和采购人员不断提高采购工作水平。七、信息管理（一）采购信息收集与整理1.采购部门应建立采购信息收集渠道，及时收集市场价格信息、供应商信息、行业动态等相关信息。2.采购人员应定期对收集到的采购信息进行整理和分析，为采购决策提供参考依据。（二）采购档案