非生产物资采购制度

PAGE非生产物资采购制度一、总则（一）目的为规范公司非生产物资采购行为，加强采购管理，确保采购工作的高效、有序进行，保证所采购物资符合公司实际需求，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有非生产物资的采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、劳保用品、礼品、宣传用品、维修材料等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购流程和策略，降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易。4.归口管理原则：非生产物资采购实行归口管理，明确各部门在采购工作中的职责和权限，确保采购工作的统一协调。二、采购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定和完善非生产物资采购管理制度及流程，并组织实施。2.收集、整理采购需求信息，建立采购需求数据库，定期与各部门沟通，了解物资需求动态。3.根据采购需求，寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。4.负责采购合同的起草、审核、签订及执行跟踪，确保合同有效履行。5.组织采购谈判，争取有利的采购价格、交货期及质量条款，降低采购成本。6.负责采购物资的验收、入库及相关手续办理，对采购物资的质量负责。7.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断优化采购工作流程。（二）需求部门职责1.负责提出本部门非生产物资的采购需求，详细填写采购申请单，明确物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息。2.对采购物资的技术要求、质量标准进行明确和界定，协助采购部门进行供应商选择和采购谈判。3.参与采购物资的验收工作，对物资的适用性、质量等进行确认。4.负责本部门采购物资的使用、保管和维护，定期反馈物资使用情况及存在的问题。（三）财务部门职责1.负责审核采购预算，对采购资金进行合理安排和监控。2.参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行把关，确保付款方式合理、合规。3.负责采购款项的支付审核和账务处理，确保采购资金的安全和准确核算。4.定期对采购成本进行分析和核算，为采购决策提供财务数据支持。（四）审计部门职责1.对非生产物资采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否合法。2.审查采购合同的签订、执行情况，对采购资金的使用进行审计，防止出现违规违纪行为。3.对采购物资的价格、质量等进行审计评估，提出改进建议，促进采购工作的规范和优化。三、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据实际工作需要，填写采购申请单。采购申请单应详细注明物资名称（规格型号）、数量、预算金额、需求时间、用途、技术要求、质量标准等信息。2.采购申请单由部门负责人审核签字后，提交至采购部门。对于金额较大或重要的采购项目，需经公司分管领导审批。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请单后，对申请内容进行审核，包括物资需求的合理性、预算的准确性等。2.对于符合采购条件的申请，采购部门根据物资类别及采购金额大小，按照公司审批权限进行审批。3.采购金额较小的常规物资采购，由采购部门负责人审批；采购金额较大或特殊的物资采购，需提交公司分管领导或总经理审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购申请单的要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面的审核。3.组织对合格供应商进行实地考察或样品测试，评估其生产能力、技术水平、质量管理、售后服务等方面的情况。4.根据考察和评估结果，建立供应商档案，对供应商进行分类管理，选择优质供应商作为长期合作对象。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物资的价格、交货期、质量标准、包装要求、运输方式、付款方式等条款。2.在谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，争取有利的采购条件，维护公司利益。3.谈判达成一致后，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，条款清晰、准确、合法。4.采购合同经采购部门负责人审核后，提交财务部门审核付款条款，再报公司分管领导或总经理审批。5.审批通过后，由采购部门与供应商签订采购合同，并加盖公司合同专用章。（五）采购执行与跟踪1.采购部门按照采购合同要求，及时向供应商下达采购订单，明确物资规格、数量、交货时间、交货地点等信息。2.跟踪供应商的生产进度和发货情况，确保物资按时、按质、按量供应。如发现供应商有违约行为，及时采取措施进行沟通和协商，要求其承担相应责任。3.在物资到货前，采购部门通知需求部门做好验收准备工作。（六）验收与入库1.物资到货后，由采购部门组织需求部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量标准、外观等方面。2.验收合格的物资，由仓库管理人员办理入库手续，填写入库单，注明物资名称、规格型号、数量、供应商等信息。入库单经相关人员签字确认后，作为物资入库的依据。3.验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其更换或处理。如因供应商原因造成的损失，采购部门应按照合同约定追究其责任。（七）付款结算1.采购物资验收合格入库后，采购部门根据采购合同约定，填写付款申请单，附上发票、入库单等相关凭证。2.付款申请单经采购部门负责人审核后，提交财务部门审核。财务部门审核无误后，按照公司资金审批流程进行付款。3.对于预付款项，采购部门应在合同约定的时间内，根据供应商的发货情况及时办理核销手续。四、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作规划和实际业务需求，在每年年底前编制下一年度非生产物资采购预算。采购预算应详细列出各类物资的名称、规格型号、数量、预计采购金额等信息。2.采购部门对各部门提交的采购预算进行汇总和审核，结合公司整体经营目标和资金状况，对预算进行调整和平衡，形成公司年度非生产物资采购预算草案。3.年度非生产物资采购预算草案经财务部门审核后，提交公司分管领导或总经理审批。审批通过后的采购预算作为公司年度采购工作的控制依据。（二）预算执行与控制1.采购部门应严格按照采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整流程进行审批。2.财务部门对采购预算的执行情况进行监控，定期对采购支出与预算进行对比分析，及时发现和纠正预算执行中的偏差。3.对于预算执行过程中出现的重大差异或异常情况，采购部门应及时向公司领导汇报，并分析原因，提出改进措施和建议。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。风险识别的范围包括但不限于供应商风险、市场风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.通过对历史采购数据的分析、市场动态的监测、供应商反馈等方式，及时发现潜在的风险因素。（二）风险应对措施1.供应商风险应对：建立供应商评估和选择机制，定期对供应商进行考核和评价，选择优质供应商合作；与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任；建立供应商备用库，降低因单一供应商出现问题导致的供应中断风险。2.市场风险应对：加强市场调研，及时了解市场价格波动和物资供应情况，合理安排采购计划；与供应商协商签订价格调整条款，或采用套期保值等方式规避价格风险。3.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资的检验和验收工作；要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对质量不合格的物资及时进行处理。4.合同风险应对：规范采购合同的签订流程，加强合同审核，确保合同条款合法、合规；建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同执行过程中的问题。5.付款风险应对：严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款，加强对付款凭证的审核；对供应商的信用状况进行评估，防范因供应商信用问题导致的付款风险。六、监督与考核（一）监督机制1.审计部门定期对非生产物资采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否合法、采购资金使用是否合理等。2.公司内部设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购过程中违规违纪行为的举报。对于举报信息，公司将及时进行调查核实，并严肃处理。3.采购部门应定期向公司领导汇报采购工作进展情况，主动接受公司内部监督。（二）考核办法1.建立采购工作考核指标体系，对采购部门及相关人员的工作业绩进行考核。考核指标包括采购成本控制、采购质量、采购效率、供应商管理、合同执行等方面。2.采购成本控制指标主要考核采购价格与市场平均价格的差异率、采购成本节约率等；采购质量指标主要考核采购物资的验收合格率；采购效率指标主要考核采购周期、订单按时交付率等；供应商管理指标主要考核供应商满意度、供应商投诉率等；合同执行指标主要考核合同履约率、付款及时率