企业采购审批流程规范执行手册

企业采购审批流程规范执行手册为规范企业采购行为，明确各环节职责权限，提高采购效率与资金使用效益，防范采购风险，特制定本手册。本手册旨在为企业各部门提供标准化的采购审批操作指引，保证采购活动合规、有序开展。一、适用范围与核心应用场景本手册适用于企业所有部门因生产经营、项目建设、日常办公等需要开展的各类采购活动，涵盖但不限于：日常办公类采购：办公用品、设备耗材、服务支持等；生产运营类采购：原材料、零部件、生产设备等；项目建设类采购：工程物资、技术服务、外包服务等；其他类采购：如固定资产采购、应急物资采购等。无论采购金额大小、采购物品性质，均需遵循本手册规定的流程规范，保证采购过程的透明性与可追溯性。二、采购审批全流程操作步骤（一）需求发起与申请需求提报：各部门根据实际工作需要，由经办人填写《采购申请单》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间及供应商（如有）等基本信息。部门审核：部门负责人对采购需求的合理性、必要性及预算匹配性进行审核，确认无误后在《采购申请单》上签字批准，并提交至采购部。关键输出：《采购申请单》（需部门负责人签字确认）（二）采购需求复核与预算确认采购部复核：采购部收到《采购申请单》后，重点复核：采购物品/服务的规格、数量是否满足需求；预算金额是否符合企业预算管理规定；是否存在重复采购或可替代方案。预算核对：采购部协同财务部核对采购项目是否纳入部门预算，超预算采购需额外提交《预算调整申请表》，按预算审批流程报批。复核结果反馈：复核通过后，采购部进入采购执行环节；复核不通过的，退回申请部门并说明原因。关键输出：复核通过后的《采购申请单》；超预算需附《预算调整申请表》（三）采购方式确定与执行根据采购金额、物品性质及企业采购管理制度，选择合适的采购方式，具体采购金额范围采购方式操作说明5000元（含）以下询价采购采购部至少向3家合格供应商询价，比质比价后选择性价比最优供应商，填写《询价记录表》。5000-50000元（含）招标采购/竞争性谈判采购部组织招标或竞争性谈判，邀请不少于3家供应商参与，形成《招标/谈判结果报告》。50000元以上公开招标/战略采购按国家招标法及企业战略采购规定执行，需成立采购评审小组，出具《评审报告》。供应商选择：优先选择企业合格供应商名录内的供应商；名录内无合适供应商的，需对新供应商进行资质审核（营业执照、相关资质证书、经营状况等），审核通过后方可参与采购。合同签订：确定供应商后，由采购部牵头草拟采购合同，明确双方权利义务、质量标准、交付时间、付款方式、违约责任等条款，经法务部审核（金额较大或复杂采购）、分管领导审批后，与供应商正式签订合同。关键输出：《询价记录表》《招标/谈判结果报告》《采购合同》（需法务部、分管领导签字）（四）订单下达与交付跟踪订单：采购部根据审批通过的《采购申请单》及《采购合同》，向供应商下达《采购订单》，明确采购物品/服务的详细信息、交付时间、地点等。交付跟踪：采购部负责跟踪供应商备货及物流进度，保证按时交付。如遇延迟，需及时与供应商沟通协调，并通知需求部门。到货确认：物品/服务送达后，需求部门经办人对照《采购订单》进行初步核对，确认数量、外观等基本信息，并在《到货登记表》上签字确认。关键输出：《采购订单》《到货登记表》（五）验收与质量确认成立验收小组：根据采购金额及物品重要性，由需求部门、采购部、质检部（如需）组成验收小组，对采购物品/服务进行验收。验收实施：实物验收：核对物品名称、规格型号、数量、质量标准（如合格证、检测报告等），是否符合合同约定；服务验收：对照服务内容、交付成果、完成时限等，评估服务是否满足需求。验收结果处理：验收合格：验收小组共同在《验收单》上签字确认，物品办理入库手续（如需），服务进入付款流程；验收不合格：验收小组出具《不合格报告》，说明不合格原因，采购部负责与供应商协商退换货、维修或索赔事宜，重新启动采购流程（如需）。关键输出：《验收单》（验收小组全体签字）；不合格需附《不合格报告》（六）付款申请与审批付款资料准备：需求部门或采购部收集完整的付款凭证，包括：《采购合同》；《验收单》；供应商开具的合规发票（抬头、税号等信息需与企业一致）；《采购订单》及到货凭证等。付款审批：财务部对付款资料的完整性、合规性、金额准确性进行审核后，按企业权限审批流程报批：5000元以下：部门负责人审批；5000-50000元：分管领导审批；50000元以上：总经理审批。款项支付：审批通过后，财务部按合同约定付款方式（银行转账、电汇等）向供应商支付款项，并保留付款凭证。关键输出：完整的付款资料包；《付款审批单》（按权限签字）（七）资料归档采购活动结束后，采购部负责收集全流程资料（含《采购申请单》《询价记录表》《采购合同》《验收单》《付款审批单》等），整理成册，按采购项目编号归档保存，保存期限不少于5年，以备审计或查阅。关键输出：完整的采购档案（纸质+电子）三、关键模板表格表3.1采购申请单申请部门申请日期编号申请人联系方式需求日期采购物品/服务名称规格型号单位用途说明供应商（如有）联系人电话部门负责人意见签字：采购部复核意见签字：财务部预算审核签字：表3.2采购验收单验收日期验收地点编号采购项目名称合同编号供应商验收小组成员需求部门：采购部：质检部（如有）：验收内容标准要求实际情况（可附页）验收结论□合格□不合格（请注明原因）：需求部门签字采购部签字质检部签字表3.3付款审批单供应商名称合同编号付款金额（元）付款方式付款事由附件清单□采购合同□验收单□发票□其他：需求部门意见签字：日期：采购部意见签字：日期：财务部审核签字：日期：分管领导审批签字：日期：总经理审批（如需）签字：日期：四、执行过程中的关键控制点预算刚性控制：严禁无预算、超预算采购，确需调整预算的，须提前按流程报批，不得先采购后补手续。审批时效管理：各审批环节需在2个工作日内完成，紧急采购（如生产经营突发故障需立即处理的物资）可简化流程，但事后1个工作日内需补全审批手续。供应商资质审核：严禁与无资质、资质不全或存在不良记录的供应商合作，新供应商准入需经采购部、法务部联合审核。验收标准明确：采购合同中需明确质量验收标准，验收过程需留存记录（如照片、检测数据等），杜绝“经验收”或“走过场”。资料完整性：采购全流程资料需同步收集、存档，保证每