合同审核标准化流程及表单模板

合同审核标准化流程及表单模板工具一、适用范围与核心价值本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同审核管理工作，覆盖采购、销售、合作、服务、租赁、劳动等常见合同类型。通过标准化流程与表单工具，可规范合同审核全流程，明确各环节职责，降低法律风险，提高审核效率，保证合同条款的合规性、完整性与业务适配性，为企业运营提供坚实的合同管理基础。二、标准化审核流程详解合同审核流程分为发起申请→初步审核→法务审核→业务确认→最终审批→用印执行→归档管理七个环节，各环节责任主体、操作内容及输出成果（一）合同发起申请责任主体：业务部门经办人（如销售经理、采购专员）操作内容：准备合同基础材料：包括但不限于合同文本（初稿）、对方主体资质文件（营业执照复印件、授权委托书等）、业务背景说明（如合作意向书、招投标文件）、技术附件（如技术规格书、服务标准）等。填写《合同审核申请表》（详见第三部分“配套表单工具模板”），明确合同名称、编号、签订主体、合同金额、履行期限、核心业务需求及重点关注条款（如付款条件、违约责任）。将合同文本与申请表提交至部门负责人审批，确认业务需求真实性与初步可行性。输出成果：经部门负责人签字的《合同审核申请表》、合同初稿及相关附件材料。（二）初步审核责任主体：业务部门负责人/指定初审人操作内容：审核合同业务逻辑：对照业务背景说明，检查合同标的、数量、价格、履行方式等核心业务要素是否与实际需求一致，是否存在业务条款矛盾（如交货期与付款周期不匹配）。审核对方主体资质：核查对方营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同业务内容，授权委托书是否有明确授权范围及有效期（如签约人为非法人代表，需提供法人授权委托书原件）。审核材料完整性：确认合同文本、附件、申请表等材料是否齐全，签字盖章处是否预留。对初审中发觉的问题（如业务描述模糊、资质文件缺失），退回经办人补充完善；无明显问题后，提交至法务部门。输出成果：标注初审意见的《合同审核申请表》、补充完善后的合同材料。（三）法务审核责任主体：法务专员/法务部门操作内容：合同主体合法性审核：确认签约主体是否具备完全民事行为能力，是否存在股权关联、失信被执行人等风险（必要时通过“信用中国”等官方渠道核查）。合同条款合规性审核：核对法律术语准确性（如“定金”与“订金”“不可抗力”的定义是否规范）；检查违约责任条款是否明确、对等（如单方违约责任是否覆盖守约方损失）；审核争议解决方式（仲裁/诉讼）是否明确管辖机构，是否符合公司惯例；确认知识产权、保密、解除权等特殊条款是否符合法律法规及公司制度要求。合同文本完整性审核：检查合同是否包含必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决等），是否存在歧义表述。出具《法务审核意见表》：对条款问题标注修改建议，明确“通过”“修改后通过”“不通过”的审核结论，重大风险事项需同步说明法律后果。输出成果：《法务审核意见表》、修订后的合同文本（如需修改）。（四）业务确认责任主体：业务部门经办人及负责人操作内容：接收法务审核意见，针对法务提出的修改意见（如付款条件调整、违约责任补充），结合业务实际进行沟通确认：对于可接受的修改，调整合同文本并反馈至法务；对于存在争议的条款，组织法务与业务部门协商，达成一致后修订合同。确认修订后的合同文本是否满足业务需求，保证业务目标不受实质性影响。输出成果：经业务部门确认的最终合同文本、法务与业务沟通记录（如邮件、会议纪要）。（五）最终审批责任主体：公司分管领导/总经理/决策机构（根据合同金额及重要性分级审批）操作内容：审核合同整体风险：结合法务意见与业务背景，评估合同对公司财务、运营、声誉的潜在风险（如大额合同需评估资金压力，长期合作合同需评估履约能力）。审批权限核查：根据《合同审批权限表》（可嵌入公司制度），确认审批人是否符合权限（如金额≥50万元需总经理审批）。签署《最终审批意见》：明确“同意签订”“附条件同意签订”或“不予签订”的结论，附条件同意的需列明生效条件（如对方接受修改条款、完成内部决策）。输出成果：经最终审批人签字的《最终审批意见表》、具备签订条件的合同文本。（六）用印执行责任主体：行政部门用印管理员/合同执行负责人操作内容：用印申请：提交最终审批通过的合同文本、《用印申请表》及附件（如审批意见表、对方资质文件），确认用印份数（通常一式两份以上，双方各执一份）。用印审核：行政部门核查用印材料是否齐全、审批流程是否完整，核对合同文本与审批版本是否一致，无误后加盖公司公章或合同专用章（严禁空白合同盖章）。合同签订与交付：由授权代表（如法定代表人、授权委托人）与对方签字盖章，签订后及时将正本交付业务部门，副本由行政部门或法务部门留存。合同执行跟踪：业务部门负责跟踪合同履行情况（如交货、验收、付款），发觉异常及时上报法务及管理层。输出成果：双方签字盖章的合同正本、用印记录台账、合同执行情况报告。（七）归档管理责任主体：行政部门/档案管理部门操作内容：材料整理：将合同正本、审批意见表、用印申请表、对方资质文件、附件等材料分类整理，保证材料完整、无缺页。编号与登记：按公司合同编号规则（如“年份-部门-序号”）对合同进行编号，录入《合同管理台账》，记录合同名称、编号、签订方、签订日期、金额、履行期限、归档日期等信息。归档存储：将合同材料装入档案袋，标注合同编号及名称，存入专用档案柜；电子版合同同步至公司管理系统，备份存档。查阅权限管理：明确合同查阅权限，非经授权不得泄露合同内容，归档合同需履行借阅登记手续。输出成果：归档完成的合同档案、《合同管理台账》、电子档案系统记录。三、配套表单工具模板（一）合同审核申请表合同名称合同编号签订甲方（我方）签订乙方（对方）合同金额人民币（大写）：______元整（小写：￥______）履行期限自______年_月_日至______年_月_日业务类型□采购□销售□合作□服务□租赁□其他______涉及部门合同主要内容摘要（简述标的、权利义务、核心条款等，可附页）附件清单□合同初稿□对方资质文件□业务背景说明□技术附件□其他______（请注明）发起人（签字）_________日期：______年_月_日联系方式电话：_________邮箱：_________部门负责人初审意见□同意提交审核□补充材料后提交□不予提交（说明：_________________________________）（签字）_________日期：______年_月_日法务审核意见（详见附件《法务审核意见表》）（签字）_________日期：______年_月_日最终审批意见□同意签订□附条件同意（条件：_________）□不予签订（签字）_________日期：______年_月_日（二）法务审核意见表合同名称合同编号审核环节□初步审核□修订后审核□最终审核审核人审核日期______年_月_日审核依据《民法典》《公司法》《______行业监管规定》及公司《合同管理制度》审核要点及意见条款位置问题描述修改建议主体资格第__条对方营业执照有效期至______年，已过期要求对方提供最新营业执照并加盖公章合同标的第__条标的物描述模糊，未明确规格型号补充技术规格书作为附件，明确型号、参数价款支付第__条付款条件未约定违约责任增加“逾期付款按日万分之五支付违约金”条款违约责任第__条违约责任不对等，仅约束我方平衡双方责任，增加对方违约的赔偿责任争议解决第__条未明确管辖法院修改为“由甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼管辖”保密条款第__条未约定保密期限增加“保密期限为合同终止后3年”其他问题（可附页说明）审核结论□通过□修改后通过□不通过（说明：_________________________________）（三）合同管理台账序号合同编号合同名称签订方（甲方/乙方）签订日期合同金额（元）履行期限归档日期档案编号备注12024-采-001原材料采购合同A公司（我方）/B公司（对方）2024-01-15500,0002024-02-01至2024-12-312024-01-20CG2024001已完成首批交货22024-销-002软件服务合同C公司（对方）/我方2024-02-20800,0002024-03-01至2025-02-282024-02-25XS2024002履行中，按季度验收…………四、关键风险控制要点（一）主体资质审核对方为企业的，需核查营业执照（三证合一）、法定代表人身份证明，非法定代表人签约的必须提供《授权委托书》（原件）及授权人身份证复印件；对方为自然人的，需核查身份证原件及复印件，确认其民事行为能力；特殊行业（如食品、医疗器械）需核查对方《许可证》《资质证书》，保证经营范围与合同内容匹配。（二）条款完整性审核合同必须包含《民法典》第四百七十条规定的必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决等），避免因条款缺失导致合同无效或履行争议；涉及技术服务的，需明确技术标准、验收流程、培训要求等；涉及知识产权的，需明确归属及使用权限。（三）法律合规性审核禁止性条款：不得违反法律强制性规定（如“约定高利贷”“违法分包”）；格式条款：若为提供格式合同一方，需提示对方注意免除或限制责任条款，避免被认定为无效；特殊行业监管：金融、建筑、医疗等特殊行业合同，需符合行业监管规定（如需备案、审批的，需提前完成手续）。（四）用印与归档管理严格执行“先审批、后用印”原则，严禁在空白合同、空白纸张或未审批文件上加盖公章；合同签订后，正本由档案管理部门统一保管，业务部门可留存复印件，电子版需加密存储并定期备份；合同履行完毕或终止后，档案保管期限一般为5-10年（重大合同可长期保存），到期后按规定销毁并记录。（五）争议处理机制合同履行过程中发生争议，业务部