财务报销费用审核流程指导书

费用报销审核流程指导书一、适用范围与工作背景本流程指导书适用于公司各部门员工因工作需要发生的日常运营费用报销管理，包括但不限于差旅费、办公费、业务招待费、交通费等。旨在规范费用报销申请、审核与支付全流程，保证费用支出的真实性、合理性与合规性，提高财务工作效率，保障公司资金使用安全。二、操作流程详解1.报销申请发起员工需在费用发生完成后5个工作日内，通过公司OA系统或线下填写《费用报销申请表》，发起报销流程。申请时需准确填写以下信息：申请人所属部门、姓名、工号及联系方式；费用发生时间、具体事由、所属项目（如涉及）；费用明细分类（如差旅费、办公费等）及金额；附件清单（如合规支出凭证、费用明细说明等）。2.单据材料准备与申请人需按费用类型准备完整、合规的支撑材料，并通过OA系统扫描或提交纸质版，具体要求基础材料：费用报销申请表（需本人签字确认）、合规支出凭证（如票据、合同等，保证字迹清晰、信息完整）；分类材料：差旅费：附出差审批单、行程单（含往返时间、地点）、住宿清单等；办公费：附物品采购清单、验收单（需部门负责人签字）；业务招待费：附招待事由说明、参与人员名单、招待标准说明（如人均消费限额）。材料需按顺序整理，保证与申请表中的费用明细一一对应，避免遗漏或涂改。3.部门初审申请人所在部门负责人（或指定授权人）需在收到报销申请后2个工作日内完成初审，重点审核以下内容：费用是否与部门工作计划相关，是否符合预算管理要求；费用发生的真实性、合理性（如差旅地点与业务匹配性、招待必要性）；支撑材料是否完整、签字是否齐全（如验收单、出差审批单）。初审通过后，部门负责人需在OA系统中“同意”并签字确认；若不通过，需注明驳回理由并退回申请人修改。4.财务部门审核财务部门收到初审通过的报销申请后，3个工作日内完成专业审核，审核要点包括：合规性审核：费用支出是否符合国家财经法规及公司《费用管理制度》（如招待费是否超标准、差旅费是否符合地区补贴规定）；准确性审核：金额计算是否正确（如报销总额与明细合计是否一致）、凭证抬头是否为公司全称、税号等信息是否无误；完整性审核：附件材料是否齐全、是否与申请表内容一致（如凭证张数与清单是否匹配）。审核通过后，财务人员在系统中标注“审核通过”，并提交至下一审批环节；若发觉问题，需通过系统反馈具体修改意见，退回申请人或部门负责人补充完善。5.分级审批根据费用金额及类型，需按以下权限完成最终审批：5000元以下（含）：由财务负责人审批；5000-20000元（含）：由财务负责人审批后，提交分管副总经理审批；20000元以上：经财务负责人、分管副总经理审批后，提交总经理审批。6.费用支付与账务处理审批完成后，财务部门在2个工作日内完成以下工作：核对报销信息与审批结果，确认无误后通过银行转账方式支付至申请人指定账户（禁止现金支付大额费用）；在财务系统中录入账务信息，凭证，保证账实一致；通过OA系统向申请人发送支付通知，告知预计到账时间。7.资料归档报销流程结束后，财务部门需将以下资料统一归档保存，保存期限不少于5年：费用报销申请表（含电子及纸质版）；合规支出凭证及支撑材料（如扫描件、纸质票据）；审批流程记录（OA系统审批截图或签字页）。三、费用报销申请表模板项目填写说明申请人信息姓名：工号：部门：联系方式：费用基本信息申请日期：费用所属期间：（如2024年X月X日-X月X日）费用类型：□差旅费□办公费□业务招待费□其他费用明细序号费用项目金额（元）备注（如事由、地点）凭证张数123附件清单□合规支出凭证□行程单□验收单□其他（请注明）：共____张审批意见部门负责人签字：日期：财务审核人签字：日期：财务负责人签字：日期：分管副总签字：日期：总经理签字：日期：备注如涉及预借款冲抵、多人分摊等，需在此说明四、关键注意事项1.时效性要求费用需在发生后15个工作日内提交报销申请，逾期未提交的，需提交书面说明并经总经理审批后方可受理；各环节审批人需在规定时限内完成审核，无正当理由逾期未处理的，将纳入部门绩效考核。2.材料合规性支撑材料需真实有效，严禁伪造、变造凭证或虚报费用，一经查实，将按公司规定追究申请人及部门负责人责任；凭证需注明开具单位全称、日期、金额及业务内容，模糊不清或信息不全的材料将被退回。3.金额与标准差旅费住宿标准按地区级别执行（如一线城市不超过500元/晚，二线城市不超过300元/晚），超标准部分需由审批人书面说明原因并经总经理审批；业务招待费需严格控制人均消费标准（如不超过200元/人），且需提前向部门负责人申请备案。4.审批权限严禁越权审批或代签审批意见，审批流程需按顺序逐级进行，不得跳过环节；涉及关联方交易或大额支出的，需提前与财务部门沟通确认审批路径。5.沟通反馈申请人可随时通过OA系统查询报销进度，如遇审核问题，需及时与财务部门