人事档案的保管制度

人事档案的保管制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等法律法规，结合集团母公司关于档案管理的统一直规及公司内部风险防控需求，旨在规范人事档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等全流程管理，确保档案资料的真实性、完整性、安全性，防范因档案管理不善引发的合规风险与操作风险，提升人力资源管理的规范化水平。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖人事档案在招聘、入职、培训、晋升、调岗、离职等业务场景下的归档要求，以及档案信息化管理、安全保密等专项管控要求。第三条本制度核心术语定义如下：（一）“人事档案专项管理”指公司为规范员工个人信息、履历资料、考核记录、奖惩信息等档案材料的形成、收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁而建立的全流程管理制度体系。（二）“档案管理风险”指因档案管理流程缺失、权限失控、安全防护不足或违规利用等行为，导致信息泄露、合规处罚、法律责任或管理决策失误的可能性。（三）“档案合规”指人事档案管理活动严格遵循国家法律法规、行业规范及公司内部制度，确保档案内容合法获取、过程规范操作、存储安全可控、利用授权有据。第四条人事档案专项管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则：所有员工的人事档案及关联业务场景均纳入管理范围，不留死角；（二）“责任到人”原则：明确各层级、各部门的档案管理职责，实现责任可追溯；（三）“风险导向”原则：聚焦档案管理中的高风险环节，优先配置资源，强化管控措施；（四）“持续改进”原则：定期评估档案管理有效性，动态优化制度与流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司人事档案管理的第一责任人，对档案管理的合规性、安全性负总责；分管人力资源工作的领导为直接责任人，负责统筹推进制度落实、风险防控与监督考核。第六条设立公司人事档案专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，人力资源部、法务合规部、信息安全部、财务部等相关部门负责人为成员。领导小组负责：（一）统筹制定与修订档案管理制度；（二）协调跨部门档案管理协同事项；（三）决策重大档案风险处置方案；（四）定期审议档案管理工作报告。第七条明确各部门在档案管理中的职责分工：（一）人力资源部为档案管理的牵头部门，负责：1.制定并维护档案管理制度与操作细则；2.组织开展档案管理培训与宣贯；3.识别档案管理风险点，推动防控措施落地；4.监督各部门档案归档质量与合规性；5.落实档案数字化迁移与安全存储。（二）法务合规部为档案管理的专责部门，负责：1.审核档案收集、利用的合规性；2.提供档案相关法律咨询与争议处置支持；3.参与重大风险事件的调查与处置；4.建立档案管理合规审查清单。（三）信息安全部为档案管理的技术保障部门，负责：1.设计并维护档案管理系统安全架构；2.实施档案存储介质与数据的加密防护；3.开展档案管理系统的漏洞扫描与安全审计；4.响应档案信息泄露的应急响应需求。（四）各业务部门及下属单位为档案管理的业务部门，负责：1.按要求及时移交员工业务档案至人力资源部；2.确保档案内容与员工业务活动记录的一致性；3.配合开展档案专项检查与整改。第八条基层执行岗位（如招聘专员、薪酬专员、档案管理员）应履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，熟知档案管理操作红线；（二）在档案收集时确认员工授权真实性；（三）发现档案异常或潜在风险时，立即向直属上级及人力资源部报告；（四）离职后参与档案交接，确保个人工作记录完整归档。第三章专项管理重点内容与要求第九条档案收集与归档管理：业务操作合规标准：员工入职后X日内完成个人档案收集，包括但不限于身份证明、学历证明、劳动合同、绩效考核记录等，需经员工签字确认授权；档案收集过程须有书面记录并存档。禁止性行为：严禁通过非法渠道获取员工个人信息，禁止将档案用于与业务无关的用途。重点风险防控：防范因收集资料不全导致的用工风险，强化员工授权管理，防止未经同意的资料使用。第十条档案保管与安全防护：业务操作合规标准：档案纸质件存储于恒温恒湿档案室，配置防火、防潮、防虫设施；电子档案存储于加密服务器，访问需双重身份认证；建立档案保管日志，记录查阅、借调等操作。禁止性行为：严禁非授权人员接触档案，禁止在公共网络传输涉密档案，禁止擅自销毁档案材料。重点风险防控：防止档案丢失、被盗或损毁，防范因系统漏洞导致的数据泄露。第十一条档案查阅与利用管理：业务操作合规标准：查阅档案需经员工书面申请或上级授权，查阅范围以业务必要为限；利用档案信息需经人力资源部审批，并记录用途与时间；第三方机构查阅需提供委托函并全程监督。禁止性行为：严禁泄露查阅内容，禁止将档案信息用于商业或个人牟利，禁止截留或篡改档案记录。重点风险防控：确保档案查阅目的合法正当，防止信息扩散引发劳动争议或隐私侵权。第十二条档案鉴定与销毁管理：业务操作合规标准：建立档案定期鉴定制度，每年开展一次档案质量评估，对无利用价值的档案编制销毁清单；销毁过程需双人监督，并留存书面记录。禁止性行为：严禁提前销毁应存档的资料，禁止销毁过程中泄露档案内容，禁止销毁证明材料缺失。重点风险防控：确保档案保管期限符合法规要求，防止因违规销毁引发法律纠纷。第十三条档案数字化管理：业务操作合规标准：采用OCR技术实现纸质档案电子化，建立电子档案与纸质档案的索引关联；定期开展数据校验，确保电子档案完整性；数据传输全程加密，存储符合等级保护要求。禁止性行为：严禁未经授权的电子档案复制，禁止将电子档案存储于个人设备，禁止对数字水印进行破坏。重点风险防控：解决纸质档案查阅不便的问题，同时防范数字化过程中的数据安全风险。第十四条档案异地备份管理：业务操作合规标准：重要档案实行异地双备份，采用磁带或光盘存储，备份周期不超过X个月；备份介质定期检查，确保可用性；建立灾难恢复预案，测试备份恢复流程。禁止性行为：严禁备份介质与原件存放于同一场所，禁止备份档案未定期验证，禁止删除备份记录。重点风险防控：防止因本地灾难导致档案永久丢失。第十五条档案交接管理：业务操作合规标准：员工离职或岗位变动时，须在X日内完成档案资料交接，交接清单双方签字确认；档案管理员调任需完成档案档案完整交接；纸质档案与电子档案同步交接。禁止性行为：严禁遗漏档案资料，禁止交接过程中擅自修改档案内容，禁止未办理交接手续离岗。重点风险防控：避免因人员变动导致档案管理链断裂。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：每年X月，人力资源部牵头组织各部门对档案管理制度进行评估，根据《档案法》修订、行业监管要求变化及公司业务调整，在X个月内完成制度修订并报领导小组审批。第十七条风险识别预警机制：每季度由人力资源部联合法务合规部、信息安全部开展档案管理风险排查，采用风险矩阵对识别风险进行分级（一般、重大），发布《档案管理风险预警通知》，明确管控要求与责任人。第十八条合规审查机制：将档案管理合规审查嵌入以下关键节点：（一）新员工入职前，审核档案收集资料的完整性；（二）员工岗位变动时，审查档案利用授权的合规性；（三）第三方机构查阅前，审核委托事项的必要性；（四）电子档案系统访问前，强制执行权限认证。原则：“未经合规审查不得实施”。第十九条风险应对机制：（一）一般风险：由人力资源部牵头制定整改方案，X个月内完成整改，定期跟踪；（二）重大风险：启动应急响应，分管领导立即介入，跨部门成立处置小组，风险事件需在X小时内上报领导小组；（三）责任协同：档案管理员、业务部门、信息安全部需建立风险处置日志，明确协同流程。第二十条责任追究机制：（一）违规情形与处罚标准：1.档案收集不合规，处X-X万元罚款，情节严重者解除劳动合同；2.档案泄露未及时上报，处X-X万元罚款，主管领导承担连带责任；3.制度执行不到位的部门，年度考核不得评优，负责人扣X分；（二）处罚联动：违规行为纳入个人诚信档案，与晋升、评优直接挂钩。第二十一条评估改进机制：每年12月由领导小组组织对档案管理有效性进行评估，内容包括：制度覆盖率、风险整改率、员工投诉率，评估结果作为制度修订依据，并在次月提交改进计划。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）公司主要负责人每年听取档案管理工作报告，解决资源瓶颈；（二）分管领导每季度召开专题会议，协调跨部门协同问题；（三）人力资源部设立档案管理专项经费，保障系统维护与安全投入。第二十三条考核激励机制：（一）部门考核：将档案管理合规情况占年度考核分的X%，考核结果与部门绩效奖金挂钩；（二）个人激励：档案管理表现突出的员工，在评优、培训机会上优先考虑；（三）问责机制：因档案管理失职导致损失的，按损失金额的X%追偿。第二十四条培训宣传机制：（一）管理层培训：每年X月组织分管领导学习档案管理法规，强化合规意识；（二）业务培训：新员工入职需参加档案管理培训，考核合格后方可接触档案；（三）宣传材料：制作《档案管理红线手册》，在办公区张贴合规标语。第二十五条信息化支撑：（一）开发档案管理系统，实现电子档案的自动分类、索引与权限控制；（二）采用人脸识别技术加强档案查阅认证，日志自动记录；（三）与OA系统对接，实现档案电子签章与流转自动化。第二十六条文化建设：（一）发布《公司档案管理行为准则》，员工入职时签署承诺书；（二）设立档案管理月度表彰，树立合规标杆；（三）在内部平台定期推送档案管理案例，强化全员意识。第二十七条报告制度：（一）风险事件报告：档案信息泄露或疑似违规时，需在X小时内提交《档案风险事件报告》，内容包括：事件描述、处置措施、责任认定；（二）年度报告：每年1月31日前提交《年度档案管理工作报告》，涵盖：制度执行情况、风险整改进度、系统运行数