会议与议事制度

会议与议事制度第一章总则第一条为贯彻落实国家相关法律法规及行业规范要求，进一步规范公司内部会议与议事行为，提升决策科学性与执行效率，有效防控管理风险，保障公司治理体系健康运行，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度的制定旨在明确会议与议事的组织架构、职责分工、运行流程及保障措施，确保各项工作在规范、透明、高效的框架下开展，防范因管理缺位引发的决策失误、操作风险及合规问题。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司经营决策、战略规划、风险管控、资源配置等各类会议与议事活动。具体适用场景包括但不限于：公司年度工作会议、专项项目评审会、风险评审会、部门例会、跨部门协调会、临时应急会议等。凡涉及公司重大事项的讨论、决策及执行，均须遵循本制度执行。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“会议与议事管理”是指公司通过规范的会议组织、议事流程及决策机制，实现管理目标的过程性管理活动，涵盖会议发起、议程设定、参与人员、决策程序、决议执行及效果评估等环节。（二）“决策风险”是指在会议与议事过程中可能出现的因信息不对称、流程不规范、责任不明确等导致的决策失误、资源浪费或法律纠纷等潜在损失。（三）“合规议事”是指所有会议与议事活动必须严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部规章制度，确保决策行为的合法性、合理性及正当性。第四条公司会议与议事管理遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则，即所有会议与议事活动均须纳入规范管理，确保管理无死角、无盲区。（二）“责任到人”原则，明确会议发起人、组织者、参与者及决策者的职责，确保责任可追溯、可考核。（三）“风险导向”原则，将风险防控嵌入会议与议事全过程，优先识别并处置重大风险。（四）“持续改进”原则，通过定期评估与优化，不断提升会议与议事管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对会议与议事管理负总责，负责统筹协调公司重大决策事项，确保决策行为符合战略方向及合规要求；分管领导对分管领域的会议与议事活动负直接责任，负责监督落实相关制度，协调解决执行中的问题。第六条公司设立会议与议事管理委员会，作为专项管理的统筹协调机构，由公司主要负责人担任主任，分管领导担任副主任，成员包括各部门负责人及专责人员。管理委员会负责：（一）制定及修订会议与议事管理制度，确保制度与公司发展需求相适应；（二）统筹协调跨部门会议与议事活动，避免重复或冲突；（三）监督各级会议与议事活动的规范性，对重大决策事项进行集体审议；（四）定期总结管理经验，推动流程优化。第七条各部门及下属单位设立会议与议事管理小组，由部门负责人或指定专人牵头，负责本单位的会议与议事组织及落实工作。主要职责包括：（一）根据部门业务需求，提出会议与议事申请，明确议题及预期目标；（二）编制会议议程，审核参会人员资格，确保讨论范围聚焦核心议题；（三）记录会议决议，跟踪执行情况，定期向管理委员会汇报；（四）开展内部培训，提升员工议事能力及合规意识。第八条牵头部门（如战略管理部或综合管理部）负责统筹公司会议与议事管理制度建设，主要职责包括：（一）组织制定及完善会议与议事流程、模板及标准；（二）定期开展风险排查，识别管理漏洞，提出优化建议；（三）监督各级会议与议事活动的执行情况，对违规行为进行通报；（四）组织跨部门协调，确保重大事项得到充分讨论与决策。第九条专责部门（如法务部、风控部等）负责专项领域的合规审核与风险处置，主要职责包括：（一）对会议议题涉及的法律合规风险进行预审，出具评估意见；（二）参与重大决策的议事过程，提供专业支持；（三）对违规决策或执行行为进行问责，提出整改要求；（四）建立风险数据库，定期发布预警通知。第十条业务部门及下属单位作为会议与议事管理的执行主体，主要职责包括：（一）落实本领域的会议与议事要求，确保业务决策符合制度规范；（二）开展日常风险防控，及时发现并上报异常情况；（三）执行管理委员会及部门管理小组的决议，确保落地见效；（四）收集业务反馈，推动制度持续优化。第十一条基层执行岗员工须严格遵守会议与议事纪律，主要职责包括：（一）签署岗位合规承诺书，明确个人在议事过程中的行为规范；（二）积极参与议题讨论，提供真实、完整的业务信息；（三）对发现的风险隐患及时上报，协助落实整改措施；（四）服从会议决议，确保执行指令得到有效传递。第三章专项管理重点内容与要求第十二条会议发起与议程管理：会议发起人须明确议题、目标及预期成果，制定详细议程并提前发布；议程应涵盖议题背景、讨论重点、决策流程及时间安排，确保会议高效聚焦。禁止无明确议题或重复性会议，所有会议均须通过系统登记备案。第十三条参会人员资格管理：根据议题性质确定参会范围，重要会议须由管理委员会审批参会人员名单；外部人员参会需经部门负责人批准，并提前收集相关材料。禁止无关人员列席决策类会议，确保讨论质量。第十四条决策流程规范：重大决策事项须经过“议题征集—预审评估—会议讨论—集体决策—决议执行—结果反馈”六步流程；决策结果须形成书面文件，明确责任部门及完成时限。禁止未经充分讨论的“拍板式”决策，所有决议须留存存档备查。第十五条会议记录与督办：会议记录须完整记录发言要点、决策事项及责任分工，由专人负责整理并定期归档；督办部门需跟踪决议执行进度，对逾期未完成的进行预警及通报。禁止决议内容模糊或责任不清，确保可追溯性。第十六条会后评估与改进：每次会议结束后一周内，组织者须提交评估报告，分析会议成效及改进方向；管理委员会每季度汇总评估结果，纳入制度优化计划。禁止“会而不议、议而不决”，推动会议管理闭环。第十七条风险防控重点：（一）决策风险防控：对涉及重大投资、并购重组等事项，须开展多角度风险评估，引入外部专家论证；禁止盲目决策或过度依赖少数人意见。（二）信息保密风险防控：涉密会议须采取物理隔离或技术加密措施，参会人员须签署保密协议；禁止非必要传播会议信息，防止泄密事件发生。（三）流程缺位风险防控：对新兴业务或特殊场景，须补充完善会议与议事流程，避免管理空白；禁止因制度滞后导致执行混乱。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：公司每年组织一次制度修订，根据国家政策变化、行业监管要求及公司业务调整，及时调整管理条款；重大调整须经管理委员会审议通过，确保制度时效性。第十九条风险识别预警机制：各部门每月开展风险自查，重点识别会议与议事过程中的操作漏洞；风险控制部每季度汇总评估，对高风险事项发布预警通知，要求限期整改。禁止对风险隐患视而不见，确保早发现、早处置。第二十条合规审查机制：所有会议议题须经过合规性审查，涉及重大决策的需附法务部或风控部意见；未经审查的议题禁止进入决策程序，确保所有事项合法合规。第二十一条风险应对机制：对一般风险事件，由责任部门限期整改；对重大风险事件，须启动应急预案，由管理委员会统筹处置，确保责任协同、快速响应。禁止因责任推诿导致风险扩大。第二十二条责任追究机制：对违反会议与议事制度的行为，根据情节严重程度进行问责，包括通报批评、绩效扣减、纪律处分等；涉及违法行为的，移交司法机关处理。禁止包庇纵容违规行为，确保制度权威性。第二十三条评估改进机制：每年对会议与议事管理有效性开展全面评估，包括制度执行率、风险防控成效、员工满意度等指标；评估结果作为制度优化及绩效考核的重要依据。禁止形式主义评估，确保改进实效。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：各级领导干部须亲自推动会议与议事管理工作，定期听取汇报，解决实际问题；设立专项经费，保障制度运行所需资源。禁止“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的管理态度。第二十五条考核激励机制：将会议与议事管理情况纳入部门及个人年度考核，考核结果与绩效奖金、评优评先直接挂钩；对制度执行优秀的单位及个人给予表彰，对存在问题的进行约谈整改。第二十六条培训宣传机制：分层级开展制度培训，管理层重点学习决策责任与合规履职要求，一线员工重点掌握操作规范与风险防范技巧；每年组织考核，确保培训效果。第二十七条信息化支撑：开发会议与议事管理信息系统，实现议题线上提交、议程自动推送、决议电子签章、风险实时监控等功能，提升管理效率。禁止因系统缺位导致手工操作效率低下。第二十八条文化建设：编制会议与议事管理手册，明确行为规范及典型案例；定期发布合规倡议，鼓励员工主动参与管理，营造“人人讲合规”的浓厚氛围。第二十九条报告制度：各部门每月提交会议与议事管理情况报告，包括会议数量、议题类型、风险处置结果等；公司每半年发布管理通报，对先进典型及问题单位进行公示。第六章