2026年剧本杀运营公司行业展会参展管理制度

2026年剧本杀运营公司行业展会参展管理制度第一章总则第一条为规范剧本杀运营公司（以下简称“公司”）行业展会参展管理工作，明确参展全流程职责分工、操作标准及风险防控要求，提升参展效率与效果，助力公司实现剧本采购、品牌推广、行业资源整合等核心目标，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国广告法》《展会知识产权保护办法》等相关法律法规，结合剧本杀行业展会特性及公司经营实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司参与各类剧本杀行业相关展会的全流程管理，包括全国性剧本杀展会、区域性行业交流会、剧本发行专场展会等，涵盖参展前期筹备、现场执行、后期复盘及相关保障工作。公司各部门、各门店及所有参与参展工作的人员，均需严格遵守本制度规定。第三条参展管理遵循“目标导向、统筹协调、精准高效、风险可控、权责统一”的核心原则，坚持“事前充分筹备、事中规范执行、事后及时复盘”的工作机制，确保参展工作有序开展，最大化发挥参展价值。第四条公司建立参展协同管理体系，明确各部门核心职责：运营部门为参展工作归口管理部门，负责牵头组织参展全流程工作，包括展会筛选、方案制定、统筹协调、效果评估等；市场部门负责参展品牌推广、宣传物料策划制作、现场引流及行业媒体对接；采购部门负责参展期间剧本筛选、洽谈采购、版权核实等核心业务；行政部门负责参展人员安排、行程规划、物资保障、费用报销等后勤工作；法务部门负责参展相关合同审核、知识产权保护、法律风险防控；财务部门负责参展预算审核、资金保障及费用核算；各门店需配合提供参展需求（如热门剧本类型、采购需求），参与参展后成果落地工作。第五条公司设立参展专项保障资金，纳入年度财务预算，专项用于支付展会展位费、宣传物料制作费、人员差旅费、剧本采购预付款、现场活动费等相关支出，确保参展工作资金保障到位；建立参展全流程记录机制，所有展会资料、合同文本、采购记录、宣传素材、费用凭证、复盘报告等均需归档留存，确保管理过程可追溯。第二章参展前期筹备第六条展会筛选与评估。运营部门牵头开展展会筛选工作，结合公司年度经营目标、采购需求、品牌推广计划，从以下维度评估展会价值：展会行业影响力、过往参展商质量（重点关注优质剧本发行商数量）、参展成本、举办时间及地点、目标受众匹配度（如面向门店采购的B端展会、面向玩家的C端展会）等；优先选择行业认可度高、剧本资源丰富、符合公司核心需求的展会，形成《展会筛选评估报告》，报公司管理层审批后确定参展展会。第七条参展方案制定。确定参展后，运营部门牵头制定详细参展方案，明确以下核心内容：参展目标（如采购优质剧本数量、对接发行商数量、品牌曝光量等）、核心任务（剧本采购、品牌推广、行业交流等）、参展人员配置及分工、参展时间节点（布展、开展、撤展时间）、宣传推广策略、预算明细、风险防控措施等；方案需征求市场、采购、法务、财务等相关部门意见，经部门负责人审核、公司管理层审批后实施。第八条预算申报与审批。运营部门根据参展方案编制参展预算，明确预算明细，包括展位费、宣传物料制作费（海报、宣传册、展架等）、人员差旅费（交通、住宿、餐饮）、剧本采购预付款、现场活动费（如小型沙龙、互动体验）、应急备用金等；预算编制需真实合理，严格控制成本；预算经财务部门审核、公司管理层审批后，纳入参展专项保障资金管理，由财务部门统筹资金安排。第九条展位与宣传筹备。运营部门负责展位预订工作，根据参展需求选择合适的展位位置（如靠近入口、发行商集中区域）、确定展位面积，与展会主办方签订展位租赁合同，合同需经法务部门审核确认；市场部门牵头负责宣传物料策划制作，物料内容需突出公司品牌特色、核心业务及参展亮点，符合广告法相关规定，避免虚假宣传；同时制定现场宣传策略，包括行业媒体对接、社群推广、现场互动活动策划等，提前开展预热宣传。第十条参展物资与人员准备。行政部门牵头负责参展物资筹备，包括宣传物料（海报、宣传册、品牌展架）、办公物资（笔记本电脑、打印机、合同文本、笔、文件夹）、接待物资（饮用水、名片）、应急物资（急救包、消毒用品、备用电源）等，建立物资清单，明确物资数量、责任人及携带方式；运营部门联合采购部门确定参展人员名单，明确各人员职责（如总负责人、采购专员、宣传专员、接待人员），参展人员需熟悉参展方案、公司业务及采购需求；组织参展前培训，内容包括展会流程、沟通技巧、剧本采购标准、知识产权保护要求、应急处置流程等，提升参展人员专业能力。第十一条前期对接与预约。采购部门提前梳理目标剧本发行商名单，通过行业社群、展会主办方提供的参展商名录等渠道，提前与优质发行商建立联系，预约展会现场洽谈时间，明确洽谈核心需求（如剧本类型、版权授权方式、价格区间）；市场部门提前对接行业媒体、行业KOL，预约现场采访或合作推广事宜，提升参展曝光效果；运营部门提前与展会主办方对接布展时间、展位搭建要求、入场须知等关键信息，确保布展工作顺利开展。第三章参展现场执行第十二条布展管理。参展人员需按展会主办方规定的时间到达展会现场，由运营部门总负责人统筹布展工作；布展需严格按照参展方案规划执行，确保展位布置整洁规范、品牌标识清晰醒目，宣传物料摆放合理，设备调试正常（如电脑、打印机、音响等）；布展过程中需遵守展会现场管理规定，爱护展位设施，避免违规操作；布展完成后，总负责人全面检查布展效果，确保符合参展要求。第十三条现场运营规范。参展期间，参展人员需严格遵守以下规范：遵守展会现场作息时间，按时到岗离岗，不得擅自脱岗；着装整洁统一，佩戴公司工牌，保持良好精神风貌，接待客户热情礼貌、耐心专业；严格按照职责分工开展工作，采购专员重点对接发行商，洽谈剧本采购事宜，核实剧本版权资质，记录剧本核心信息及合作意向；宣传专员负责现场引流、品牌推广、媒体对接及互动活动组织；接待人员负责客户登记、资料发放、引导洽谈等工作；参展人员需及时记录工作进展，每日开展简短复盘，同步工作信息。第十四条剧本采购与洽谈管理。采购专员与发行商洽谈时，需严格遵循公司剧本采购标准，重点核查以下内容：剧本版权资质（如版权登记证明、发行授权文件）、剧本内容合规性（避免低俗、暴力、迷信等违规元素）、剧本质量（剧情逻辑、角色设定、游戏机制等）、版权授权范围及期限、价格及付款方式、售后保障（如修改服务、售后培训）等；洽谈达成合作意向的，需签订《意向合作协议》，明确合作核心条款，协议需经法务部门审核或参考标准模板，避免法律风险；对优质剧本需留存样品及发行商联系方式，建立采购意向台账。第十五条品牌推广与行业交流。市场部门按计划开展现场品牌推广工作，积极对接行业媒体、KOL完成采访或推广活动，主动向参展观众介绍公司品牌、门店优势及核心业务；组织现场互动活动（如剧本片段体验、行业沙龙），吸引人流，提升品牌曝光度；参展人员需积极参与行业交流，了解行业最新动态、政策趋势、剧本创作方向等，收集同行先进经验，拓展行业资源。第十六条应急处置。参展现场设立应急处置责任人，负责处理各类突发情况：遇到物料短缺、设备故障等问题，及时协调行政部门或现场工作人员调配补充、维修调试；遇到客户投诉、合作纠纷等问题，需保持冷静，耐心沟通，及时联系法务部门提供法律支持，避免冲突升级；遇到人员突发疾病、意外伤害等情况，立即使用应急急救物资进行初步处理，必要时联系展会医疗点或送医治疗；发生重大突发情况（如展会暂停、安全事故），立即启动应急响应，听从展会主办方统一安排，同时向公司管理层汇报。第十七条撤展管理。展会结束后，由运营部门总负责人统筹撤展工作，按展会主办方规定的时间有序开展：先整理贵重物品（如电脑、合同文本、现金）及未发放的宣传物料，做好登记；再拆除展位布置、回收展架等物资，确保展位恢复原状，避免损坏展会设施；撤展过程中需清点物资数量，核对物资清单，确保物资无遗漏、无损坏；撤展完成后，安排人员妥善保管物资，及时返程。第四章参展后期复盘第十八条物资与费用整理。返程后，行政部门负责参展物资的清点、整理与保管，对可回收利用的物资（如展架、剩余宣传物料）进行分类存放，对损坏、过期物资进行登记处理；财务部门负责参展费用核算，参展人员需在返程后5个工作日内提交费用报销凭证（如机票、酒店发票、展位费发票、物料采购发票等），报销凭证需真实合规，财务部门审核后按公司财务制度办理报销手续，同时更新参展预算执行台账。第十九条客户与资源跟进。采购部门负责梳理参展期间的采购意向台账，对达成合作意向的发行商，在返程后3个工作日内主动对接，推进正式合同签订、剧本采购及版权核实工作；对潜在合作发行商，建立长期跟进机制，定期沟通维护；市场部门负责梳理参展期间的品牌推广资料（如媒体报道、活动照片、视频），进行整理归档，同时跟进行业媒体、KOL的推广成果，评估推广效果；运营部门负责整合参展期间拓展的行业资源，建立行业资源台账，为后续业务开展提供支持。第二十条参展效果评估。运营部门牵头组织参展复盘会议，各参展人员及相关部门负责人参会，重点评估以下内容：参展目标完成情况（如实际采购剧本数量、对接发行商数量、品牌曝光量与预期目标的差距）、参展方案执行效果、各部门协同配合情况、参展过程中存在的问题（如筹备不充分、现场应对不足等）、经验教训总结；结合评估情况形成《参展复盘报告》，明确改进措施及后续工作计划，报公司管理层审批后实施。第二十一条成果落地与优化。各部门根据复盘报告及审批意见，推进参展成果落地：采购部门加快剧本采购进度，确保采购剧本及时入库、审核后投入门店使用；市场部门整理参展宣传素材，用于后续品牌推广；运营部门根据复盘发现的问题，优化参展管理制度及流程，提升后续参展工作效率；各门店配合做好采购剧本的落地推广、员工培训等工作，最大化发挥参展采购成果价值。第五章监督考核与奖惩第二十二条监督检查机制。运营部门联合行政部门、内部审计部门，建立参展全流程监督检查机制：前期筹备阶段，检查参展方案落实情况、预算执行情况、物资筹备情况等；现场执行阶段，通过参展人员每日汇报、远程沟通等方式，检查现场工作规范性、职责履行情况；后期复盘阶段，检查复盘报告真实性、成果落地推进情况等；检查发现问题的，下达整改通知，明确整改责任人与时限，跟踪整改落实情况，确保问题闭环。第二十三条考核指标体系。公司将参展工作纳入各相关部门及参展人员的绩效考核，核心考核指标包括：参展目标完成率、剧本采购质量（如无版权纠纷、门店反馈良好）、品牌推广效果（如媒体曝光量、行业口碑）、费用控制率（实际费用与预算的偏差）、客户跟进完成率、复盘整改落实情况等；考核结果与部门绩效、个人绩效、评优评先、岗位调整直接挂钩。第二十四条表彰奖励。对在参展工作中表现突出的部门或个人，公司给予表彰奖励：超额完成参展目标、采购优质剧本数量多的采购部门或采购专员，给予1000-3000元现金奖励；品牌推广效果显著、获得行业广泛认可的市场部门或宣传专员，给予专项表彰与绩效加分；参展筹备充分、现场执行规范、应急处置得当的团队或个人，给予2000-5000元团队奖金或个人奖金；提出参展优化建议并产生显著成效的，给予创新奖励。第二十五条责任追究。对在参展工作中存在以下行为的部门或个人，公司将按相关规定追究责任：（一）未按要求制定参展方案或方案落实不到位，导致参展工作混乱、目标未完成的；（二）参展筹备不充分，出现物资遗漏、设备故障等问题，影响参展效果的；（三）参展人员擅自脱岗、着装不规范、接待客户态度恶劣，损害公司品牌形象的；（四）采购过程中未核实剧本版权资质，导致采购违规剧本或引发版权纠纷的；（五）虚报、冒领参展费用，或违规使用参展专项资金的；（六）参展后未按要求跟进客户资源、推进成果落地，导致参展价值未发挥的；（七）隐瞒参展过程中出现的问题或纠纷，未及时上报、处置不力，造成公司损失的。责任追究方式包