2026年剧本杀运营公司应付账款管理制度

2026年剧本杀运营公司应付账款管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司应付账款管理工作，建立权责清晰、流程严谨、管控有效的应付账款管理体系，确保应付账款核算真实准确、支付及时合规，保障公司资金安全，维护公司与供应商（含剧本版权方、道具供应商、场地出租方等）的良好合作关系，防范财务风险，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《企业财务通则》等相关法律法规，结合剧本杀行业运营特性（含剧本采购、道具批量采购、多门店租赁、版权合作分期付款等特殊应付事项）及公司实际经营情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及旗下所有剧本杀门店的应付账款全流程管理工作，涵盖应付账款的确认、审核、支付、对账、坏账处理、资料归档等所有环节，涉及公司各职能部门及全体员工。凡公司经营活动中产生的各类应付账款，包括但不限于剧本采购款、道具采购款、门店租金、装修工程款、水电物业费、办公耗材采购款、版权使用费、劳务服务费、税费等，均需遵守本制度规定。第三条核心原则（一）合法合规原则。严格遵循国家财务税收法律法规及企业会计准则，确保应付账款确认、审核、支付等全流程合规合法，杜绝虚假挂账、违规支付等行为。（二）真实准确原则。以实际发生的交易事项为依据，凭合法有效的凭证确认应付账款，确保应付账款金额、供应商信息、交易内容等数据真实准确，账证相符、账实相符。（三）及时高效原则。规范应付账款确认时效，严格把控支付期限，确保在合同约定或法律法规规定的期限内完成支付，避免因逾期支付产生违约金、滞纳金或损害合作关系。（四）权责明晰原则。明确各部门、各岗位在应付账款管理中的职责分工，建立“申请-审核-审批-支付-监督”全流程责任链条，确保各项工作落到实处。（五）风险可控原则。加强应付账款全流程风险排查，重点防控虚假交易、重复支付、超额支付、逾期支付等风险，建立风险预警机制，保障公司资金安全。（六）公开透明原则。应付账款管理流程、审批权限、支付进度等信息公开透明，接受内部监督，确保管理工作规范有序。第二章组织架构与职责分工第四条归口管理部门公司财务部为应付账款管理的归口管理部门，主要职责包括：（一）制定并修订应付账款管理制度及操作细则，规范管理流程；（二）负责应付账款的核算工作，凭合法有效凭证准确登记账簿，建立健全应付账款台账；（三）负责应付账款的审核工作，核查交易真实性、凭证合规性、金额准确性及支付条件是否满足；（四）统筹安排应付账款支付计划，根据资金状况及支付期限制定月度、季度支付方案；（五）负责办理应付账款支付手续，确保支付金额、收款人、收款账户等信息准确无误；（六）定期与供应商开展应付账款对账工作，核对账实差异，编制对账报告；（七）负责应付账款坏账的确认、核算及报备工作，按规定计提坏账准备；（八）负责应付账款相关资料的整理、归档与保管工作；（九）监督各部门及门店应付账款管理职责的落实情况，排查管理风险；（十）解答各部门及门店关于应付账款管理的咨询，协调处理管理过程中的各类问题。第五条业务申请部门及门店职责各职能部门及旗下所有剧本杀门店为应付账款的申请主体，部门负责人及门店负责人为第一责任人，主要职责包括：（一）根据实际业务需求发起应付账款支付申请，确保申请事项真实、金额准确；（二）负责收集、整理并提交应付账款相关原始凭证（如合同协议、采购订单、验收单、发票、服务确认单等），确保凭证完整、合规、真实；（三）配合财务部开展应付账款审核、对账工作，提供相关业务资料及说明；（四）跟踪供应商履约情况，确保交易事项完成后再发起支付申请；（五）及时反馈业务过程中出现的应付账款相关问题（如供应商违约、凭证缺失等），配合财务部制定解决方案；（六）严格遵守应付账款管理流程及审批权限，不得越权申请或虚报资料。第六条其他相关部门职责（一）采购部（含剧本采购、道具采购）：负责供应商资质审核与管理，签订规范的采购合同；跟踪采购履约进度，组织采购物资验收；配合提供采购类应付账款相关资料，协助对账；（二）运营管理部：负责门店租赁、装修等业务的合同签订与履约跟踪；收集整理门店相关应付账款凭证；协助核实门店应付账款真实性；（三）剧本创作部：负责版权合作业务的合同签订与履约跟踪；提供版权使用费相关凭证及说明；协助核实版权类应付账款真实性；（四）行政后勤部：负责办公耗材、物业服务、水电费用等行政类应付账款的申请与凭证收集；跟踪行政服务履约情况；（五）审计部：负责应付账款管理的内部审计监督，核查应付账款确认、审核、支付等环节的合规性；排查虚假支付、重复支付等风险；对审计发现的问题提出整改建议；（六）管理层：负责审批应付账款支付计划及重大应付账款支付事项；协调解决应付账款管理过程中的重大问题；决策应付账款坏账处理等重要事项。第三章应付账款核心流程管理规范第七条应付账款确认管理规范（一）确认依据。应付账款确认需以真实有效的交易为基础，必备原始凭证包括：1.规范的合同协议或采购订单（明确交易内容、金额、付款方式、付款期限等）；2.合规的发票（发票抬头、税号、金额、税率等信息准确，加盖发票专用章）；3.履约完成证明（如采购物资验收单、服务确认单、剧本版权交付证明等）；4.其他补充资料（如价格确认单、折扣协议等）。（二）确认流程。1.业务部门完成交易后，收集齐全上述原始凭证，提交至财务部；2.财务部会计人员核查凭证完整性、合规性，确认交易真实、履约完成后，按企业会计准则确认应付账款；3.财务部及时登记应付账款明细账及台账，明确供应商名称、金额、到期日、合同号等关键信息。（三）确认时效。业务部门应在交易完成后10个工作日内将相关凭证提交至财务部；财务部应在收到完整凭证后5个工作日内完成应付账款确认及记账工作。特殊情况（如大额交易、复杂版权合作）需延长时效的，需经财务部负责人批准。第八条应付账款审核管理规范（一）审核层级。应付账款实行“业务部门初审-财务部审核-管理层审批”三级审核机制，不同金额的应付账款对应不同审批权限（具体权限由公司另行制定《财务审批权限管理办法》明确）。（二）审核要点。1.业务部门初审：核查交易真实性、履约完成情况、凭证完整性，确认支付申请金额与合同、发票金额一致；2.财务部审核：核查发票合规性、凭证逻辑一致性、应付账款台账记录准确性，确认支付条件是否满足（如是否达到合同约定付款节点、是否完成验收等）；3.管理层审批：根据审核意见及公司资金状况，审批支付申请，重大应付账款需经公司办公会审议通过。（三）审核时限。业务部门初审应在1个工作日内完成；财务部审核应在收到初审通过资料后3个工作日内完成；管理层审批应在收到财务部审核通过资料后3个工作日内完成。逾期未完成审核的，需向相关部门说明原因。第九条应付账款支付管理规范（一）支付计划。财务部每月25日前根据已确认的应付账款到期情况、公司资金状况，制定下月应付账款支付计划，明确支付金额、供应商、支付日期等，报管理层审批后执行。（二）支付流程。1.业务部门根据审批通过的支付申请及支付计划，向财务部提交付款通知单；2.财务部出纳人员核查付款通知单审批手续完整性、信息准确性，确认与应付账款台账一致后，办理支付手续（如银行转账、承兑汇票等）；3.支付完成后，出纳人员及时获取支付凭证，提交会计人员记账；4.财务部更新应付账款台账，标记支付状态为“已支付”。（三）支付要求。1.严格按审批金额支付，严禁超额支付；2.支付资金需直接转入供应商对公账户，严禁转入个人账户（特殊情况需经管理层书面批准，并提供合法依据）；3.支付过程中发现供应商账户信息变更的，需要求供应商提供加盖公章的账户变更证明，经财务部审核确认后再办理支付；4.严禁重复支付，财务部支付前需通过台账核查该笔应付账款是否已支付。（四）逾期支付处理。因特殊情况无法按时支付的，财务部需提前3个工作日通知业务部门，由业务部门与供应商沟通协商，签订延期支付协议；财务部将延期支付信息记入台账，跟踪延期支付进度，避免产生违约金。第十条应付账款对账管理规范（一）对账周期。财务部每季度末开展应付账款全面对账工作；对交易频繁、金额较大的核心供应商（如核心剧本版权方、大型道具供应商），每月开展一次对账；对逾期超过3个月的应付账款，每月跟踪对账。（二）对账流程。1.财务部编制应付账款对账明细表，明确供应商名称、对账期间、应付金额、已付金额、未付金额等信息；2.将对账明细表发送至供应商，同时附相关交易凭证复印件（如发票、支付凭证）；3.供应商核对后出具对账确认单，加盖公章后反馈至财务部；4.财务部对比双方对账数据，对存在差异的，及时与业务部门、供应商沟通核实，查明差异原因；5.针对差异制定调整方案，经审批后调整账务，确保账实一致；6.对账完成后，财务部编制对账报告，归档对账资料。（三）差异处理。对账发现的差异主要包括：1.金额差异（如发票金额与合同金额不符、折扣未及时确认等）；2.时序差异（如我方已支付但供应商未记账、供应商已开票但我方未确认等）；3.交易差异（如虚假交易、重复记账等）。对金额差异及时序差异，需在10个工作日内完成核实与调整；对交易差异，需立即启动核查，涉嫌违规的移交审计部处理。第十一条应付账款坏账管理规范（一）坏账确认条件。符合以下条件之一的，可确认为应付账款坏账：1.供应商破产、注销或被吊销营业执照，无法支付的；2.供应商失踪或死亡，无法联系且无遗产可供清偿的；3.应付账款逾期超过3年，经多次催收仍无法支付的；4.因不可抗力因素（如自然灾害、战争）导致供应商无法收款，且无其他责任主体的；5.其他符合会计准则规定的坏账条件的。（二）坏账处理流程。1.业务部门发现符合坏账条件的应付账款后，收集相关证明资料（如供应商破产证明、注销文件、催收记录等），提交至财务部；2.财务部审核证明资料真实性、完整性，核实坏账金额，按规定计提坏账准备；3.财务部将坏账处理申请及相关资料提交管理层审批，重大坏账需经公司股东会审议通过；4.审批通过后，财务部进行账务处理，冲销应付账款；5.财务部将坏账处理资料整理归档，建立坏账管理台账。（三）坏账转回。已确认的坏账，后续因供应商恢复偿债能力或其他原因得以支付的，业务部门需及时通知财务部，财务部核实后进行账务转回处理，冲减已计提的坏账准备，并将相关情况记入台账。第十二条应付账款资料归档管理规范（一）归档范围。应付账款归档资料包括：合同协议、采购订单、验收单、服务确认单、发票、付款通知单、支付凭证、对账确认单、坏账证明资料、审批文件等与应付账款相关的所有资料。（二）整理归档。财务部按“供应商-年度-业务类型”分类整理资料，装订成册，建立归档目录；纸质资料存入专用档案柜，电子资料加密存储、定期备份；明确档案保管责任人，确保资料安全完整。（三）保管期限。应付账款相关资料保管期限为10年，涉及重大交易、坏账处理的资料需永久保管；保管期满后，按《会计档案管理办法》规定程序办理销毁手续，严禁擅自销毁。（四）资料查阅。相关部门因工作需要查阅应付账款资料时，需履行审批手续，由财务部指定人员陪同查阅；查阅过程中严禁涂改、复制、泄露资料信息；查阅结束后及时归还资料。第四章应付账款重点事项管理细则第十三条剧本采购及版权合作应付账款管理细则（一）交易规范。剧本采购及版权合作需签订规范的书面合同，明确剧本名称、数量、版权范围、交付标准、付款方式（如预付30%、交付验收后付60%、质保期满后付10%）、付款期限及违约责任等关键条款。（二）确认与审核要点。1.应付账款确认需提供合同、版权交付证明（如剧本电子版交付记录、版权登记证明）、合规发票；2.财务部审核时需重点核查剧本交付质量是否符合合同约定（由剧本创作部出具验收意见）、付款节点是否达到、发票信息与合同一致；3.预付账款需严格按合同约定比例支付，预付款支付前需核实供应商资质及履约能力。（三）支付管理。1.分期付款需按合同约定的节点及金额支付，每笔支付前需由剧本创作部出具阶段履约完成证明；2.质保金支付需在质保期满（通常为1-2年）且无质量问题后，由剧本创作部出具质保合格证明，经审批后支付；3.如发现剧本存在质量问题或版权纠纷，需暂停支付剩余款项，由业务部门与供应商协商解决后再处理。第十四条道具采购应付账款管理细则（一）交易规范。道具采购（含服装、场景道具、音响灯光设备等）需签订采购合同或采购订单，明确道具规格、数量、质量标准、交货时间、付款方式、验收标准等。批量采购建议采用“货到验收后付款”或“分期付款”方式，降低履约风险。（二）确认与审核要点。1.应付账款确认需提供合同、采购订单、道具验收单（由采购部及运营管理部共同出具，明确数量、质量合格）、合规发票；2.财务部审核时需重点核查验收单与合同约定的规格、数量一致，发票金额与验收单、合同一致；3.涉及安装调试的道具（如音响灯光设备），需提供安装调试合格证明后再确认应付账款。（三）支付管理。1.批量采购预付款比例不得超过合同金额的30%，预付款支付前需核实供应商生产能力及过往履约记录；2.尾款支付需在道具验收合格且正常使用1个月后（无质量问题）支付；3.道具存在质量问题的，业务部门需及时提出退换货或扣款要求，财务部根据协商结果调整应付账款金额后再支付。第十五条门店租赁应付账款管理细则（一）交易规范。门店租赁需签订正式租赁合同，明确租赁期限、租金标准、支付周期（月付/季付/年付）、付款日期、押金条款、违约责任等。租金调整需在合同中明确约定或签订补充协议。（二）确认与审核要点。1.应付账款确认需提供租赁合同、租金发票、租赁场地使用确认单（由运营管理部出具）；2.财务部审核时需重点核查租金金额是否符合合同约定，发票抬头与公司名称一致，支付周期及付款日期是否准确；3.押金支付需单独核算，不作为应付账款处理，押金退还时凭收款方出具的押金收据办理。（三）支付管理。1.租金需在合同约定的付款日期前5个工作日完成支付，避免逾期产生违约金；2.如遇门店装修、停业等特殊情况需延期支付租金的，业务部门需提前与出租方协商，签订延期支付协议，报财务部及管理层审批后执行；3.财务部需建立门店租金支付台账，跟踪租金支付进度及租赁期限，提前提醒业务部门处理续租或退租事宜。第十六条小额零星应付账款管理细则（一）适用范围。单笔金额5000元以下的小额零星应付账款（如小额办公耗材采购、临时劳务服务费等），可简化管理流程，但需确保合规性。（二）管理规范。1.无需签订正式合同的，需提供采购订单或服务确认单；2.必须取得合规发票，特殊情况无法取得发票的，需提供收款收据及付款说明，经部门负责人及财务部负责人审批；3.审核流程简化为“业务部门初审-财务部审核-部门负责人审批”，无需提交管理层审批（具体金额标准可由公司根据实际调整）；4.支付时限要求在确认应付账款后15个工作日内完成支付。第五章监督考核与责任追究第十七条监督检查机制（一）日常监督。财务部每日核查应付账款确认及支付情况，每周更新应付账款台账，每月分析应付账款周转情况，及时发现并纠正管理过程中的问题。（二）专项监督。审计部每半年开展一次应付账款管理专项审计，重点核查：1.应付账款确认的真实性、凭证合规性；2.审核审批流程的执行情况；3.支付的准确性、及时性，是否存在重复支付、超额支付等问题；4.对账及坏账处理的规范性；5.资料归档的完整性。审计完成后出具专项审计报告，提出整改建议。（三）不定期抽查。管理层及财务部可随时对各部门及门店应付账款管理情况开展不定期抽查，重点核查大额应付账款、异常应付账款及投诉较多的供应商相关业务。（四）投诉受理。设立应付账款管理投诉渠道（如意见箱、指定联系人），受理员工关于应付账款管理违规行为的投诉，及时调查处理并反馈结果。第十八条考核评价公司将应付账款管理工作成效纳入各部门及相关人员的年度绩效考核体系，考核指标包括：1.应付账款凭证提交的及时性与完整性；2.应付账款确认的准确性；3.支付申请的合规性；4.配合对账及审计工作的积极性；5.应付账款风险防控成效；6.问题整改的及时性与有效性。对管理工作成效显著的部门及个人（如严格遵守制度规定、无违规支付、及时完成对账整改），公司给予表彰奖励（如奖金、荣誉证书等）；对工作不力的部门及个人（如凭证提交延迟、资料不完整、申请违规、配合工作消极），扣减相应绩效分数，取消年度评优资格。第十九条责任追究对违反本制度规定，存在以下情形的部门或个人，公司根据情节轻重给予相应处理：（一）情节较轻的：未按要求及时提交应付账款相关凭证、提交资料存在轻微错误但未造成影响、未按规定配合对账及审计工作的，给予警告