第六章 AI 在 Office 软件中的应用

第六章AI在Office软件中的应用主讲人：时间：第一节Word智能文档生成第二节Excel智能数据处理与分析第三节PPT智能设计与生成第四节AI辅助可视化图表生成目录contents01第一节Word智能文档生成从大量财务文档中提取合同条款、金额、日期等关键信息。识别潜在风险点，如合规问题和条款不一致。将财务文本转化为结构化数据。为后续数据分析与处理提供基础。提供结构化分析框架。辅助生成财务决策路径与分析思路。结合多方信息生成财务分析报告草稿。提升报告生成效率与质量。（一）关键信息提取（二）非结构化文本结构化（三）辅助思路整理与决策支持（四）财务分析报告生成一、大语言模型在财务文档处理中的作用（一）无法直接操控Office软件无法直接生成Word文件。需通过中间格式实现间接生成。（二）数据安全与隐私风险财务数据敏感性高。使用过程中需注意信息保护。（三）幻觉与准确性风险模型可能生成不准确或虚假内容。财务领域需高度审慎。二、大语言模型在Word文档生成中的局限性（一）HTML转Word的基本思路利用大模型生成HTML格式内容。1再通过Word打开并另存为Word文档。2三、Word文档生成的实现路径（二）操作流程下载企业年度报告摘要。将文件上传至DeepSeek.输入结构化提示词。输出HTML格式文档。转换为Word文档并保存。（一）任务说明根据上市公司年报摘要生成财务分析报告。四、实操案例：DeepSeek辅助生成文档02第二节Excel智能数据处理与分析对加减乘除等基础运算可能出错。容易出现概念理解错误。（一）不擅长精确计算01难以一次性处理大量数据。数据处理完整性受限。（二）上下文长度限制02一、大语言模型在数据处理中的局限性01概念混淆。模板格式错误。计算结果不准确。（一）直接使用AI填制报表的问题02明确报表模板。明确计算规则。引导模型进行结构化输出，但结果仍然可能错误。（二）通过提示词优化改进结果03通用大模型尚未精通专业财务计算。AI输出结果必须由专业人员复核。（三）结论与启示二、大语言模型数据处理局限性示例：资产负债表填制（一）“让AI教我们做”AI提供方法而非直接结果。降低Excel技术学习门槛。（二）AI辅助Excel的核心价值定位合适工具与方法。生成可验证公式模板。提供优化建议。三、AI在Excel数据处理中的正确定位列名、数据类型、数据结构。（一）明确数据输入01使用RANK函数生成排名。（三）AI辅助公式生成03排名方式。使用Excel公式完成。（二）明确输出要求02根据Excel报错信息反馈给AI.修正公式并完成任务。（四）验证与迭代04四、实操案例：DeepSeek自动化公式生成（一）VBA应用场景复杂业务逻辑处理。大数据量重复性任务。（二）实操案例：销售数据拆分与排名AI生成VBA代码。粘贴至VBA编辑器并运行。反馈错误并迭代优化。五、AI+VBA实现高效Excel数据处理03第三节PPT智能设计与生成设计门槛高。排版耗时。内容逻辑不清晰。一、传统PPT制作的痛点自动生成结构清晰的大纲。自动排版与配图。降低PPT制作门槛。二、AI辅助PPT生成的优势（二）生成并优化PPT大纲优先使用推理模型生成大纲。人工调整与完善。（三）选择模板并智能排版使用AI自动完成排版与素材填充。（一）明确需求与主题定位明确受众。明确用途。三、AI生成PPT的基本流程（一）操作流程使用DeepSeek生成PPT大纲。将大纲发送至KimiPPT助手。一键生成并导出PPT.（二）一键生成的局限性自由度较低。内容与图文可能不完全匹配。四、实操案例：DeepSeek+Kimi一键生成PPT支持多类型素材输入。支持模板控制。（一）自由画布的优势上传文本、视频、模板等素材。指定AI使用素材方式。生成PPT并下载。（二）操作流程五、实操案例二：百度文库自由画布生成PPT04第四节AI辅助可视化图表生成明确数据输入。01工具绘制并迭代优化。04明确图表输出要求。02AI提供生成方案。03一、AI辅助图表生成的基本流程（一）AI辅助Excel画图生成操作步骤或VBA代码。（二）AI辅助生成HTML图表代码适合在线交互式图表。（三）AI辅助生成Mermaid图表代码适合流程图、甘特图等。（四）AI辅助生成Python/R图表代码适合复杂数据可视化。二、AI辅助图表生成的主要方式01（一）任务说明02（二）操作流程根据财务报销规范绘制流程图。输入规范文本。生成Mermaid代码。预览、下载与迭代。使用draw.io进行精细化编辑。三、实操案例一：财务报销流程图绘制（Mermaid）浏览器运行并查看交互效果。