会议室管理和使用规范

会议室作为企业开展沟通协作、决策部署的核心办公空间，其规范管理与高效使用直接影响团队协作效率与办公秩序。为优化资源配置、保障会议活动有序开展，结合实际运营需求，制定本管理与使用规范，供全体人员参照执行。一、管理职责划分综合管理部（或行政部，依企业架构调整）作为会议室的统筹管理部门，主要承担以下职责：1.资源统筹：建立会议室台账，明确各会议室的空间容量、设备配置（如投影、视频会议系统、音响等）及适用场景，定期更新信息并公示。2.预约管理：维护线上预约系统（或线下登记台账），审核预约申请，协调使用冲突，确保资源分配公平合理。3.运维保障：牵头制定设备维护计划，联合IT、后勤部门定期检查设备运行状态，及时处理故障报修；监督会议室环境清洁与日常维护，确保空间整洁可用。二、预约与使用流程（一）预约机制1.预约方式：优先通过企业OA系统（或专属预约平台）提交申请，注明会议主题、参与人数、使用时段、设备需求及特殊要求（如视频会议、保密会议等）；无线上系统的，可至行政部填写《会议室使用登记表》。2.预约时效：常规会议建议提前1个工作日预约，大型会议、跨部门协作会议或需特殊设备支持的会议，建议提前2-3个工作日申请，便于协调资源。3.优先级规则：紧急会议（如突发业务决策、应急协调会）、高层会议、对外接待会议享有优先使用权；同优先级的预约，按申请时间先后排序，冲突时由管理部门协调调整。4.预约核销：预约成功后，若因特殊原因取消或变更，需提前2小时在系统中操作（或告知行政部）；若预约后15分钟内无人员到场且未说明情况，预约自动失效，会议室开放给其他需求方。（二）使用流程1.会前准备：使用前5-10分钟到场，检查设备（如投影仪、麦克风、网络连接）是否正常，如需协助可联系IT支持人员；确认会议资料、座椅摆放等符合需求，若发现环境或设备问题，及时反馈管理部门。2.会中管理：保持会议室安静，避免大声喧哗或无关讨论；规范操作设备，禁止私自连接外接设备（如U盘、移动硬盘），确需使用时需提前报备并做好病毒查杀；涉密会议需关闭无关通讯设备，会后及时清理敏感资料。3.会后收尾：会议结束后，关闭所有设备电源（含投影仪、空调、照明），整理座椅、桌面，将移动设备归位；带走个人物品及会议垃圾，保持空间整洁；若使用了白板、投影幕布，需清理或复位，便于后续使用。三、使用规范与禁忌（一）行为规范禁止在会议室吸烟、饮食（特殊会议如茶话会需提前申请并做好清洁预案）、存放私人物品或进行与工作无关的活动（如娱乐、休息）。爱护公共设施，严禁随意涂改墙面、损坏设备（如暴力按压投影仪开关、拉扯网线等），设备故障需立即报修，不得擅自拆解维修。（二）设备使用规范投影、视频会议系统等专业设备，建议由熟悉操作流程的人员使用；首次使用或操作不熟悉时，可联系IT部门提供培训或现场协助。外接设备（如电脑、U盘）需确保无病毒、无违规内容，避免因设备问题导致系统故障或信息泄露。会议过程中若出现设备故障（如网络中断、声音失真），应暂停会议并联系运维人员，避免强行操作造成二次损坏。四、维护与应急管理（一）日常维护管理部门每周对会议室进行全面巡检，包括设备运行、环境清洁、消防设施（如烟雾报警器、灭火器）有效性等，形成巡检记录并公示问题整改情况。设备维护实行“谁使用、谁反馈”原则，使用人员发现故障需24小时内（紧急故障即时）通过OA系统或电话报修，运维部门需在1个工作日内响应并反馈处理进度。（二）应急处理若会议期间突发设备故障且无法短时间修复，管理部门应协调备用会议室（如有），并协助转移会议资料、设备；无备用空间时，可建议采用线上会议、延迟会议等替代方案。遇火灾、漏水等突发险情，使用人员应立即疏散并联系后勤、安保部门，同时保护重要设备（如服务器、机密资料），减少损失。五、监督与改进（一）监督机制管理部门每月抽查会议室使用记录，重点核查预约履约、设备使用规范、环境维护等情况；对违规使用行为（如占而不用、损坏设备）进行登记，纳入员工行为考核（或部门资源使用评分）。（二）反馈与优化设立“会议室使用建议箱”（线上/线下），鼓励员工反馈使用体验、改进建议；管理部门每季度汇总建议，结合实际