印章管理责任书签订模板与管理流程

印章管理责任书签订模板与管理流程印章作为组织权力与责任的法定载体，其管理合规性直接关系到法律风险防控与权益维护。印章管理责任书需明确责任主体、管理职责、违规追责等核心要素，为印章全流程管理提供权责依据。以下为通用模板示例（可结合组织特性调整）：（一）责任书核心条款设计印章管理责任书甲方（责任单位）：____________________乙方（责任人员）：______________________为规范印章使用与管理，明确双方权责，防范印章使用风险，依据《中华人民共和国民法典》《印章治安管理办法》及甲方内部制度，甲乙双方就[印章名称，如“行政公章”“合同专用章”等]的管理事宜约定如下：1.责任主体与管理范围乙方作为甲方[印章名称]的专职保管人/使用责任人，负责该印章的日常保管、合规使用、风险防控及全流程管理工作，管理范围涵盖印章的申请审核、用印登记、安全维护等环节。2.管理职责细化保管规范：乙方须将印章存放于[指定场所，如带锁保险柜]，非工作时间及用印间隙确保印章处于安全锁存状态；严禁擅自将印章带离规定保管区域（特殊事项须经甲方书面审批）。用印审批：严格执行“先审批、后用印”制度，凡使用印章须取得甲方[审批层级，如“部门负责人+分管领导”]的书面审批意见；用印前须核对文件内容、格式、份数与审批事项的一致性，严禁为空白文件、超范围文件加盖印章。登记备案：建立《印章使用登记台账》，如实记录用印时间、事项、文件名称、份数、申请人、审批人等信息，台账须长期留存备查；电子用印记录同步上传至甲方指定管理系统。风险防控：发现印章遗失、被盗或违规使用线索，须立即向甲方报告并配合核查、挂失、报案等工作；严禁伪造、变造印章，严禁向第三方转借、出租印章。3.违规责任追究若乙方违反本责任书约定，导致甲方产生法律纠纷、经济损失或声誉损害的，甲方有权视情节给予警告、记过、解除劳动关系等处分；涉及违法犯罪的，移交司法机关追究刑事责任；乙方须对甲方全部损失承担赔偿责任。4.有效期与续签本责任书自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至[具体日期/乙方岗位调整/离职之日]。若乙方岗位调整或印章管理责任转移，须重新签订责任书；有效期届满前30日内，双方协商续签事宜。5.其他约定本责任书未尽事宜，按甲方现行管理制度执行；因履行本责任书发生争议，双方协商解决，协商不成可向甲方所在地劳动争议调解机构或人民法院提起诉讼。甲方（盖章）：_________乙方（签字）：_________日期：______年____月____日日期：______年____月____日二、印章管理全流程操作规范印章管理需贯穿“申请-审批-使用-保管-交接-销毁”全周期，通过流程化、标准化操作降低风险。（一）用印申请与审批流程1.申请发起：用印申请人填写《印章使用申请表》，注明用印事项、文件类型、份数、紧急程度等，附待印文件（或草稿）提交至部门负责人初审。2.层级审批：部门负责人审核事项真实性、合规性后，按事项重要程度提交至分管领导/总经理审批（如合同用印须经法务部门合规审查）；涉及对外承诺、担保等重大事项，须经集体决策。3.审批反馈：审批通过后，申请人将《印章使用申请表》及审批意见交至印章保管人；审批未通过的，说明理由并退回，申请人可补充材料后重新申请。（二）用印登记与操作规范1.登记核验：保管人对照《印章使用申请表》核对待印文件的内容、份数、审批意见，确认无误后在《印章使用登记台账》逐项登记。2.用印操作：保管人在监控覆盖区域加盖印章，确保印章清晰、位置规范；多页文件须加盖骑缝章，复印件用印须标注“复印无效”；用印后在文件注明日期及编号，与申请表一并归档。3.特殊情形处理：紧急事项且审批人无法及时签字的，须通过电话、邮件取得审批人同意，24小时内补全手续；严禁以“紧急”为由规避审批。（三）印章保管与安全管理1.专人保管：印章由甲方指定专人（即责任书乙方）保管，保管人签署保密承诺书，不得透露印章保管位置、密码等信息。2.存放要求：印章存放于防火、防潮、防盗的专用保险柜，钥匙/密码由保管人专人持有；非工作时间，保险柜须锁定，钥匙/密码不得转交他人。3.定期检查：保管人每周检查印章保管状态，每月会同行政部/审计部盘点印章，核对实物与台账一致性，检查结果形成书面记录。（四）印章交接与销毁流程1.交接管理：因人员离职、岗位调整移交印章的，须提前3个工作日申请，由部门负责人+HR专员现场监交。移交时填写《印章交接清单》，注明印章名称、数量、移交时间、三方签字确认后存档；接收人须重新签订责任书。2.销毁流程：印章因磨损、废止需销毁的，保管人填写《印章销毁申请表》，附印章实物及废止依据，经总经理办公会审批后，由行政部+法务部现场监督销毁；销毁时对印章进行破坏性处理（如切割、熔毁），拍摄过程照片、视频并归档。三、印章管理保障机制为确保责任书与流程落地，需建立“监督+培训+技术”三位一体的保障体系。（一）监督与审计机制1.日常监督：行政部、审计部每季度抽查印章管理情况，重点检查用印审批、登记台账、保管状态，发现问题立即整改并通报责任人。2.专项审计：每年开展一次印章管理专项审计，排查全年用印合规性与风险点，形成审计报告并提出改进建议；对违规行为按责任书严肃追责。（二）培训与宣导机制1.入职培训：新员工入职时参加印章管理专项培训，学习责任书条款、流程规范及风险案例，考核通过后方可参与相关工作。2.定期复训：每半年组织一次印章管理人员复训，结合最新法规、制度调整及典型案例，强化责任意识与操作能力；复训记录纳入绩效考核。（三）技术赋能管理1.防伪印章应用：重要印章采用芯片植入、特殊纹路等防伪技术，便于快速鉴别真伪，降低伪造风险。2.电子用印系统：推广电子印章管理系统，实现申请、审批、登记、记录全流程线上化，自动留存操作痕迹，提高管理效率与可追溯性。3.智能监控设备：在印章保管区及用印场所安装高清监控，录像至少留存3个月，便于事后核查异常用印行为。结语印章管理责任书的签订与全流程规范管理，是组织防范法律风险、维护运营安全的核