生产记录管理规定制度

PAGE生产记录管理规定制度一、总则（一）目的本规定旨在规范公司生产记录的管理，确保生产过程的可追溯性、数据准确性以及符合相关法律法规和行业标准要求，为公司的生产运营、质量控制、成本核算、合规管理等提供有力支持。（二）适用范围本规定适用于公司内所有生产环节涉及的生产记录管理，包括但不限于原材料采购、生产加工、质量检验、设备运行、人员操作等相关记录。（三）基本原则1.真实准确原则：生产记录应如实反映生产过程中的各项活动和数据，确保记录信息的真实性和准确性。2.及时完整原则：生产记录应在活动发生后及时填写，确保记录的完整性，不得遗漏重要信息。3.规范统一原则：生产记录应按照规定的格式、内容和填写要求进行填写，保持记录的规范性和一致性。4.安全保密原则：生产记录涉及公司的商业机密和敏感信息，应妥善保管，防止泄露。二、生产记录的内容与要求（一）原材料采购记录1.供应商信息：记录供应商的名称、地址、联系方式等基本信息。2.原材料名称、规格、型号：详细记录所采购原材料的具体名称及其规格、型号等参数。3.采购数量、日期：明确采购的原材料数量以及采购日期。4.质量证明文件：附上原材料的质量检验报告、合格证书等相关质量证明文件。（二）生产过程记录1.生产批次号：为每个生产批次赋予唯一的批次号，以便于追溯和管理。2.生产设备信息：记录生产过程中所使用的设备名称、型号、编号等。3.生产工艺参数：详细记录生产过程中的各项工艺参数，如温度、压力、时间、转速等，确保工艺的稳定性和一致性。4.操作人员信息：记录参与生产操作的人员姓名、工号等。5.生产数量：准确记录每个生产批次的产品数量。（三）质量检验记录1.检验项目：明确对产品进行检验的各项项目，如外观、尺寸、性能、成分等。2.检验标准：记录每个检验项目所依据的标准和规范。3.检验结果：如实记录产品各项检验项目的检验结果，合格的标注为“合格”，不合格的详细记录不合格情况及数据。4.检验人员信息：记录负责检验工作的人员姓名、工号等。（四）设备运行记录1.设备运行时间：记录设备每天或每次的运行起止时间。2.设备维护保养记录：包括设备维护保养的日期、内容、维护人员等信息，确保设备的正常运行和使用寿命。3.设备故障记录：详细记录设备发生故障的时间、现象、原因分析以及采取的维修措施等。（五）人员培训记录1.培训内容：记录员工接受培训的具体内容，如生产技能培训、安全培训、质量管理培训等。2.培训时间、地点：明确培训的时间和地点。3.培训讲师信息：记录培训讲师的姓名、资质等。4.培训考核结果：记录员工培训考核的成绩或结果，合格的标注为“通过”，不合格的记录补考情况及结果。三、生产记录填写规范（一）填写要求1.生产记录应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹应清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔或褪色笔填写。2.记录内容应完整、准确，不得有空缺、遗漏或模糊不清的地方。对于必填项，必须填写完整；对于可选项，根据实际情况填写。3.记录中的数据应真实可靠，不得随意涂改。如发现填写错误，应采用划改的方式进行更正，并在划改处加盖填写人员的印章或签名，注明更正日期。（二）填写格式1.生产记录应按照规定的格式进行填写，格式应统一、规范，便于识别和管理。2.对于表格形式的生产记录，应按照表格的栏目顺序依次填写，不得颠倒或遗漏。3.对于文字描述形式的生产记录，应分段书写，条理清晰，语言简洁明了。（三）填写频率1.生产记录应根据生产活动的实际情况及时填写，确保记录的及时性和准确性。2.对于连续性的生产活动，应按照规定的时间间隔进行记录，如每小时、每天、每班等；对于间歇性的生产活动，应在活动结束后立即填写记录。四、生产记录的收集与整理（一）收集1.各生产环节的操作人员、检验人员、设备维护人员等应按照规定的时间和要求，将各自负责的生产记录及时收集整理，并提交给相关负责人。2.收集的生产记录应确保完整无缺，不得丢失或损坏。对于电子记录，应定期进行备份，防止数据丢失。（二）整理1.相关负责人收到生产记录后，应及时对记录进行整理，检查记录的填写是否符合规范要求，数据是否准确无误。2.对整理后的生产记录进行分类编号，以便于查找和管理。编号应具有唯一性和系统性，能够反映记录的类别、年份、月份等信息。3.将整理好的生产记录按照类别和时间顺序进行装订成册或归档保存，确保记录的整齐有序。五、生产记录的存储与保管（一）存储方式1.生产记录应采用纸质和电子两种方式进行存储，以确保数据的安全性和可追溯性。2.纸质生产记录应存放在专门的文件柜或档案室中，按照类别和时间顺序进行排列存放，便于查找和查阅。3.电子生产记录应存储在公司指定的服务器或存储设备中，并定期进行备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。（二）保管期限1.生产记录的保管期限应根据相关法律法规和行业标准的要求确定，一般情况下，生产记录的保管期限为[X]年。2.对于涉及产品质量追溯、法律法规纠纷等重要事项的生产记录，应适当延长保管期限，直至相关事项处理完毕。（三）保管环境1.纸质生产记录的保管环境应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火等，防止记录因环境因素而损坏或丢失。2.电子生产记录的保管环境应具备良好的网络安全防护措施，防止数据被非法访问、篡改或删除。同时，应定期对存储设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。六、生产记录的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅生产记录应按照规定的权限进行，未经授权不得查阅他人负责的生产记录。2.查阅生产记录的人员应填写查阅申请表，注明查阅的目的、内容、时间等信息，经相关负责人批准后方可查阅。3.涉及公司机密信息的生产记录，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露记录中的任何信息。（二）查阅流程1.查阅人员填写查阅申请表，并提交给相关负责人。2.相关负责人对查阅申请表进行审核，批准后在申请表上签字，并注明查阅的时间和地点。3.查阅人员凭申请表到指定的地点查阅生产记录，查阅过程中应爱护记录，不得随意涂改、损坏或丢失记录。4.查阅完毕后，查阅人员应将生产记录归还原处，并在查阅申请表上签字确认查阅结束。（三）使用规定1.生产记录仅供公司内部使用，未经公司书面同意，不得向任何第三方提供或泄露生产记录中的信息。2.如需使用生产记录作为证据或参考资料，应按照公司的相关规定进行申请和审批，并确保使用过程符合法律法规和公司的要求。3.在使用生产记录时，应注意保护记录的完整性和保密性，不得擅自修改或删除记录中的任何信息。七、生产记录的销毁（一）销毁条件1.生产记录在保管期限届满后，经相关负责人审核确认已无保存价值的，可以进行销毁。2.因公司业务调整、机构变更等原因，导致某些生产记录不再需要保存的，经相关负责人批准后可以进行销毁。（二）销毁流程1.由相关部门提出生产记录销毁申请，注明销毁记录的名称、类别、数量、保管期限等信息，并提交给公司档案管理部门。2.公司档案管理部门对销毁申请进行审核，确认符合销毁条件后，制定销毁方案，明确销毁的方式、时间、地点等。3.销毁方案经公司领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁的时间、地点、参与人员、销毁方式等信息。4.销毁工作完成后，档案管理部门应将销毁记录整理归档，并在公司内部进行公示，确保销毁工作的公开透明。八、监督与考核（一）监督检查1.公司应定期对生产记录的管理情况进行监督检查，检查内容包括记录的填写、收集、整理、存储、保管、查阅、使用、销毁等环节是否符合本规定的要求。2.监督检查可以采用定期检查、不定期抽查等方式进行，检查结果应形成书面报告，并及时反馈给相关部门和人员。（二）考核机制1.建立生产记录管理考核机制，对在生产记录管理工作中表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励；对违反本规定的部门和个人进行批评教育，并视情节轻重给予相应的处罚。2.考核内容包括生产记录的准确性和完整性、填写规范