生产型采购管理制度

PAGE生产型采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司生产型采购管理工作，确保采购活动符合公司生产经营需求，保障采购物资的质量，降低采购成本，提高采购效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及生产型物资采购的部门、岗位及相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证物资质量的前提下，通过科学的采购策略和管理方法，降低采购成本，提高采购效益。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合生产要求，满足产品质量标准。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，杜绝不正当交易行为，维护公司利益。5.协作原则：采购部门应与各相关部门密切协作，及时沟通需求信息，共同做好采购工作。二、采购计划管理（一）需求预测1.各生产部门应根据生产计划、销售订单及库存状况，定期对生产所需物资进行需求预测。需求预测应考虑产品产量、生产工艺变化、设备维护需求等因素，确保预测结果准确可靠。2.需求预测应形成书面报告，详细列出各类物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息，并提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门根据各生产部门提交的需求预测报告，结合库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的种类、数量、采购时间、采购预算等内容。2.采购计划应根据生产进度和市场变化适时进行调整。如因生产计划变更、市场价格波动等原因需要调整采购计划，相关部门应及时通知采购部门，采购部门应重新评估并调整采购计划。（三）采购计划审批1.采购计划制定完成后，应提交给相关领导进行审批。审批流程如下：采购金额较小的采购计划，由采购部门负责人审核后报分管领导审批。采购金额较大的采购计划，需经采购部门负责人、财务部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。2.审批通过的采购计划应作为采购工作的依据，采购部门应严格按照计划组织实施采购活动。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等资料。2.对于新的采购项目，采购部门应根据采购物资的要求和特点，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并进行实地考察和评估。实地考察内容包括供应商的生产能力、质量管理体系、环保措施、信誉等方面。3.评估合格的供应商应列入合格供应商名录，并签订合作协议。合作协议应明确双方的权利和义务，包括物资规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（二）供应商考核1.采购部门应定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。考核周期根据实际情况确定，一般为每季度或每半年进行一次。2.供应商考核应制定明确的考核指标和评分标准，采购部门应根据考核结果对供应商进行分类管理。对于考核优秀的供应商，可给予优先采购、增加订单量等奖励；对于考核不合格的供应商，应及时发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应取消其合格供应商资格。（三）供应商淘汰与更新1.对于出现严重质量问题、交货期经常延误、价格不合理、售后服务不到位等情况的供应商，采购部门应及时淘汰，并从合格供应商名录中删除。2.采购部门应定期对供应商信息库进行更新，引入新的优质供应商，以满足公司不断变化的采购需求。四、采购流程管理（一）采购申请1.各生产部门根据生产需要，填写采购申请表。采购申请表应注明物资名称、规格、型号、数量、需求时间、用途等信息，并提交给采购部门。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后生效，对于紧急采购申请，应在申请表上注明紧急原因，并优先处理。（二）采购询价1.采购部门收到采购申请表后，应根据采购物资的特点和市场情况，向多家供应商发出询价函。询价函应明确物资的规格、型号、数量、质量标准、交货期、价格等要求，并要求供应商在规定时间内报价。2.采购部门应收集、整理供应商的报价信息，并进行比较分析。在比较报价时，应综合考虑物资质量、价格、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。（三）采购合同签订1.确定供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交给相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性等方面。审核通过后，采购合同方可正式签订。（四）采购订单下达1.采购合同签订后，采购部门应及时下达采购订单。采购订单应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、交货期、交货地点等信息，并发送给供应商。2.采购订单下达后，采购部门应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。（五）物资验收1.物资到货后，采购部门应通知质量检验部门进行验收。质量检验部门应按照合同约定的质量标准对物资进行检验，检验合格后方可办理入库手续。2.如物资验收不合格，采购部门应及时与供应商协商处理。对于因供应商原因导致的不合格物资，供应商应负责退换货或承担相应的赔偿责任。（六）付款结算1.物资验收合格后，采购部门应根据采购合同约定的付款方式，及时办理付款手续。付款申请应提交给财务部门进行审核，审核通过后，由财务部门支付货款。2.采购部门应建立付款台账，记录每笔采购业务的付款情况，确保付款信息准确无误。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。风险识别内容包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等方面。2.采购部门应建立风险识别机制，通过收集市场信息、分析供应商情况、审查合同条款、监控付款情况等方式，及时发现潜在风险。（二）风险应对1.针对识别出的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施。风险应对措施应根据风险的性质、影响程度和发生概率等因素进行综合考虑，确保风险得到有效控制。2.对于市场风险，采购部门应加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时机，采取套期保值等措施降低价格风险。3.对于质量风险，采购部门应加强对供应商的质量管理，严格按照合同约定的质量标准进行验收，增加检验频次，确保所采购物资质量合格。4.对于供应商风险，采购部门应建立供应商评估和考核机制，加强对供应商的管理和监督，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，降低供应商违约风险。5.对于合同风险，采购部门应加强合同管理，严格审查合同条款，确保合同合法合规、条款清晰明确，避免合同纠纷。6.对于付款风险，采购部门应加强付款管理，严格按照合同约定的付款方式和时间进行付款，避免逾期付款导致的违约风险。（三）风险监控1.采购部门应建立风险监控机制，定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现风险应对过程中存在的问题，并进行调整和改进。2.风险监控应形成书面报告，详细记录风险识别、应对措施、执行情况、监控结果等信息，并提交给相关领导和部门。六、采购信息管理（一）采购文件管理1.采购部门应建立采购文件档案，对采购过程中产生的各类文件进行分类整理和归档。采购文件包括采购申请表、询价函、报价单、采购合同、采购订单、验收报告、付款凭证等。2.采购文件档案应妥善保管，确保文件的完整性和可追溯性。采购文件的保存期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。（二）供应商信息管理1.采购部门应建立供应商信息数据库，对供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等资料进行详细记录和管理。2.供应商信息数据库应定期更新，确保信息的准确性和时效性。采购部门应根据供应商信息数据库中的信息，对供应商进行分类管理和评估。（三）采购数据分析1.采购部门应定期对采购数据进行分析，分析内容包括采购金额、采购数量、采购频率、供应商分布、采购成本等方面。2.