生产文件收发管理制度

PAGE生产文件收发管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产文件的收发管理，确保文件传递的及时性、准确性和完整性，提高工作效率，规范生产流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及与外部相关单位涉及生产文件的收发管理工作。（三）基本原则1.及时准确原则：文件收发要做到及时传递，确保信息的时效性，同时保证文件内容准确无误。2.规范有序原则：严格按照规定的流程和标准进行文件的收发操作，确保文件管理工作规范有序。3.安全保密原则：对涉及公司机密的生产文件，要采取严格的保密措施，防止文件泄露。二、文件分类与编号（一）文件分类1.生产指令文件：包括生产计划、订单要求、工艺变更指令等，明确生产任务和要求。2.技术文件：如产品图纸、工艺文件、操作规程等，指导生产过程中的技术操作。3.质量文件：质量标准、检验规范、质量报告等，用于控制产品质量。4.设备文件：设备维护手册、操作规程、维修记录等，保障设备正常运行。5.其他文件：与生产相关的通知、报告、会议纪要等。（二）文件编号1.为便于文件的识别和管理，对各类文件进行统一编号。编号格式为：[年份][部门代码][文件类别代码][流水号]。2.年份：取文件形成年份的后两位数字。3.部门代码：根据公司内部部门设置，为每个部门设定唯一代码。4.文件类别代码：按照上述文件分类，为每类文件设定相应代码。5.流水号：按照文件产生的顺序依次编号。例如：23PD01001，表示2023年生产部门的生产指令文件，流水号为001。三、文件收发流程（一）收文流程1.外部文件接收公司指定专人负责接收来自外部单位的生产文件，如供应商提供的技术资料、客户下达的订单等。接收人员在收到文件后，首先检查文件的完整性，包括文件数量、是否有破损等。对收到的文件进行初步登记，记录文件名称、来源、日期、份数等信息，并在文件上加盖“收文章”及注明收文日期。2.文件分发接收人员根据文件内容和涉及部门，及时将文件分发给相关部门负责人。对于重要文件或紧急文件，应通过电话、邮件等方式及时通知相关部门，并确保文件在规定时间内送达。部门负责人收到文件后，在收文登记表上签字确认。3.文件传阅需要多个部门或人员传阅的文件，由接收人员按照规定的传阅顺序进行传递。传阅人员在文件传阅单上签字，注明传阅日期，确保文件传递过程可追溯。传阅完毕后，文件由最后传阅人交回接收人员进行整理归档。（二）发文流程1.文件起草各部门根据工作需要起草生产文件，确保文件内容准确、清晰、完整。文件起草人应注明文件的类别、密级、紧急程度等信息。2.审核与批准起草完成后的文件，由部门负责人进行审核，重点审核文件内容的准确性、合规性以及与相关工作的协调性。涉及重要事项或跨部门的文件需经公司领导批准。审核或批准通过后，在文件上签署意见和姓名，并注明日期。3.文件编号与排版审核通过的文件由专人按照文件编号规则进行编号，并进行排版，确保文件格式规范统一。4.文件印制根据文件的性质和数量要求，安排合适的印制方式，如打印、复印、印刷等。印制过程中要严格控制质量，确保文件清晰可读。5.文件发放文件印制完成后，由发文部门负责发放。发放时要填写文件发放登记表，注明文件名称、发放部门、发放份数、发放日期等信息。重要文件应采取签收方式发放，确保文件准确送达接收部门或人员。四、文件存储与保管（一）存储方式1.公司设立专门的文件档案室，用于存放生产文件。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.文件按照类别和编号顺序进行分类存放，便于查找和管理。3.对于电子文件，应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）保管期限1.生产指令文件、技术文件、质量文件等重要文件的保管期限根据相关法律法规和行业标准确定，一般为长期保存。2.设备文件的保管期限与设备的使用寿命相关，在设备报废后，相关文件仍需保存一定期限，以备查阅。3.其他文件根据实际情况确定保管期限，一般不少于[X]年。（三）文件借阅与归还1.因工作需要借阅生产文件的人员，应填写文件借阅申请表，注明借阅文件名称及用途，经部门负责人批准后，到文件档案室办理借阅手续。2.档案室管理人员根据申请表提供文件，并在借阅登记本上记录借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅的文件，不得擅自转借、复印或泄露文件内容。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.文件借阅期满后，借阅人员应及时归还文件，档案室管理人员在核对文件无误后，在借阅登记本上注明归还日期，并注销借阅记录。五、文件保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、产品配方、客户信息等生产文件属于保密范畴。2.对可能影响公司生产经营活动或造成经济损失的文件，均应采取保密措施。（二）保密措施1.对保密文件进行标识，明确保密等级，如“绝密”“机密”“秘密”等。2.严格限制保密文件的接触范围，仅限经过授权的人员查阅和使用。3.在文件收发、存储、传递过程中，要采取加密、密封等措施，防止文件泄露。4.对涉及保密文件的计算机、存储设备等要设置密码保护，并定期进行安全检查。5.与外部单位交换保密文件时，应签订保密协议，明确双方的权利和义务。（三）保密监督与检查1.公司定期对文件保密管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。2.对违反文件保密规定的行为，要依法依规追究相关人员的责任。六、文件销毁管理（一）销毁条件1.文件保管期限届满，且已无查阅和使用价值的。2.因公司业务调整、技术更新等原因，文件不再适用且无需留存的。3.文件涉及的事项已完成，且相关工作已结束的。（二）销毁流程1.由文件保管部门提出文件销毁申请，填写文件销毁申请表，注明销毁文件的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请表经部门负责人审核后，报公司分管领导批准。3.批准后的申请表交文件档案室，由档案室管理人员按照批准的销毁清单进行文件销毁。4.文件销毁可采用粉碎、焚烧等方式进行，确保文件信息彻底消除。5.在文件销毁过程中要有专人监督，并填写文件销毁记录，记录销毁时间、地点、方式、监督人员等信息。6.文件销毁记录应与文件销毁申请表一同存档，保存一定期限。七、文件信息化管理（一）建立文件管理系统1.公司应建立完善的生产文件管理系统，实现文件的电子化存储、检索、借阅、审批等功能。2.文件管理系统应与公司内部办公系统相集成，方便各部门之间的文件传递和共享。（二）数据录入与维护1.对新产生的生产文件，应及时录入文件管理系统，确保系统数据与实际文件一致。2.定期对文件管理系统中的数据进行维护，清理无效数据，更新文件状态等信息。（三）系统安全与权限管理1.加强文件管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测等安全措施，防止系统遭受网络攻击