非生产经营性采购制度

PAGE非生产经营性采购制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织非生产经营性采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有非生产经营性采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、劳保用品、福利礼品、服务采购等。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和相关部门的检查。4.职责明确原则：明确各部门在采购活动中的职责，确保采购工作有序进行。二、采购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定和执行采购计划，组织实施采购活动。2.收集、整理供应商信息，建立供应商档案，进行供应商评估和管理。3.与供应商进行商务谈判，签订采购合同，跟踪合同执行情况。4.负责采购订单的下达、跟进和验收，确保采购物资按时、按质、按量交付。5.定期统计采购数据，分析采购成本，提出改进采购工作的建议。（二）需求部门职责1.根据实际需求，提出采购申请，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等。2.参与采购过程中的技术交流、商务谈判等活动，提供必要的技术支持。3.负责采购物资的验收工作，对验收结果负责。4.配合采购部门进行供应商管理，提供供应商评价意见。（三）财务部门职责1.负责审核采购预算，监督采购资金的使用。2.参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。3.负责采购款项的支付结算，对采购发票进行审核。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购行为的合法性。2.对采购合同进行审计，防范合同风险。3.对采购项目的绩效进行评价，提出审计意见和建议。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、预算金额、需求时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.对于预算金额较大或涉及重要物资的采购申请，需提交相关论证报告或说明，经公司/组织领导审批后，方可进入采购流程。（二）采购审批1.采购申请表提交至采购部门后，采购部门负责人对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、预算的准确性等。2.经采购部门初步审核通过的采购申请，按照公司/组织的审批权限，依次提交至相关领导审批。审批通过后，采购部门方可开展采购活动。（三）供应商选择与采购1.采购部门根据采购申请，通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对收集到的供应商进行筛选和评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等。3.采购部门选择至少三家符合要求的供应商，向其发送询价单或招标邀请书，要求供应商提供报价或投标文件。4.采购部门对供应商的报价或投标文件进行评审，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。5.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。（四）采购订单下达1.采购合同签订后，采购部门根据合同条款，下达采购订单给供应商。采购订单应明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点等。2.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持沟通，确保物资按时、按质、按量交付。（五）验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门准备验收工作。需求部门应安排专人负责验收，验收人员应具备相关专业知识和技能。2.验收人员按照采购合同和相关标准，对采购物资的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对和检验。3.验收合格的物资，验收人员应在验收报告上签字确认；验收不合格的物资，验收人员应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（六）付款结算1.采购物资验收合格后，采购部门应及时将验收报告提交给财务部门。财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购发票的真实性、合法性和准确性。2.审核通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款结算手续。付款方式包括支票、汇票、电汇、网上银行支付等。3.财务部门在付款后，应及时进行账务处理，记录采购支出情况。四、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的工作任务和实际需求，结合公司/组织的年度工作计划，编制本部门的采购预算。2.采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并经部门负责人审核后提交至财务部门。3.财务部门对各部门提交的采购预算进行汇总和审核，结合公司/组织的财务状况和资金安排，编制公司/组织年度采购预算草案。4.年度采购预算草案经公司/组织领导审批后，作为本年度采购活动的控制依据。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应填写《采购预算调整申请表》，详细说明调整原因和调整金额，经部门负责人、财务部门和公司/组织领导审批后，方可进行调整。（三）预算监控1.财务部门应定期对采购预算的执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并提出改进措施。2.采购部门应每月向财务部门报送采购预算执行情况报表，包括采购项目、采购金额、预算执行进度等信息。五、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门应根据公司/组织的采购需求和市场情况，制定供应商开发计划，积极寻找潜在供应商。2.对潜在供应商进行调查和评估，了解其基本情况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。3.对于符合要求的潜在供应商，采购部门应与其进行沟通和洽谈，邀请其成为公司/组织的供应商。（二）供应商准入1.申请成为公司/组织供应商的企业，应向采购部门提交《供应商准入申请表》，并提供相关资质证明文件，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书等。2.采购部门对供应商提交的申请和资料进行审核，必要时可进行实地考察。审核通过后，将供应商纳入公司/组织供应商名录。（三）供应商评估与考核1.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种方式进行。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于优秀供应商，采购部门可给予一定的奖励和优惠政策，如优先采购、增加采购份额等；对于不合格供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，应取消其供应商资格。（四）供应商淘汰与更换1.如供应商出现严重质量问题、交货期延误、价格不合理、售后服务不到位等情况，采购部门应及时与其沟通，要求其采取措施解决问题。如供应商未能及时解决问题，采购部门应考虑淘汰该供应商。2.在淘汰供应商前，采购部门应做好相关物资的采购替代工作，确保公司/组织的正常生产经营不受影响。同时，采购部门应及时寻找新的供应商，进行供应商更换工作。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购风险主要包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。2.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，并制定相应的风险应对措施。（二）风险评估1.对识别出的采购风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，将采购风险分为高风险、中风险、低风险三个等级。（三）风险应对1.对于高风险采购项目，采购部门应制定详细的风险应对方案，采取多种风险控制措施，如增加供应商选择数量、签订补充协议、购买保险等。2.对于中风险采购项目，采购部门应加强风险监控，及时发现风险变化情况，并采取相应的风险应对措施。3.对于低风险采购项目，采购部门可采取常规的风险管理措施，如加强合同管理、严格验收程序等。七、采购信息管理（一）采购文件管理1.采购部门应建立采购文件档案管理制度，对采购活动中产生的各类文件进行分类整理、归档保存。2.采购文件包括采购申请表、采购合同、询价单、报价单、投标文件、验收报告、付款凭证等。采购文件应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和公司/组织相关规定执行。（二）采购数据统计与分析1.采购部门应定期对采购数据进行统计和分析，包括采购金额统计、采购数量统计、采购项目分类统计、供应商采购情况统计等。2.通过采购数据统计与分析，采购部门可以了解采购活动的规律和趋势，发现采购工作中存在的问题，为采购决策提供依据。（三）采购信息共享1.