生产厂家订单管理制度

PAGE生产厂家订单管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范生产厂家订单管理流程，确保订单处理的高效、准确、及时，提高客户满意度，保障公司生产运营的顺利进行，维护公司的合法权益，促进公司持续健康发展。2.适用范围本制度适用于本生产厂家所有订单的接收、评审、下达、执行、跟踪、变更及结案等全过程管理。3.基本原则合法性原则：订单管理活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保公司运营合法合规。准确性原则：订单信息的传递、处理及执行过程中，要保证数据准确无误，避免因信息错误导致生产延误或其他损失。及时性原则：各环节应按照规定的时间节点完成相应工作，提高订单处理效率，满足客户交货期要求。客户导向原则：以客户需求为出发点，提供优质的产品和服务，不断提升客户满意度。二、订单接收1.客户信息收集市场部门负责收集客户基本信息，包括客户名称、联系人、联系方式、地址、经营范围等，并建立客户档案。定期对客户档案进行更新和维护，确保客户信息的准确性和完整性。2.订单获取渠道市场部门通过多种渠道获取订单，如参加行业展会、网络营销、客户主动联系、合作伙伴推荐等。对于新客户的订单获取，市场部门应进行详细的客户背景调查，评估客户信用状况和合作潜力。3.订单接收方式订单可以通过书面合同、电子订单、传真、电子邮件等方式接收。市场部门在收到订单后，应及时对订单内容进行初步审核，确保订单信息清晰、完整，符合公司接单要求。三、订单评审1.评审组织成立订单评审小组，由市场部门、销售部门、生产部门、技术部门、质量部门、采购部门等相关人员组成。2.评审内容客户要求评审：确认订单中的产品规格、型号、数量、质量标准、交货期、交货地点等客户要求是否明确、合理。技术可行性评审：技术部门评估订单产品的技术要求是否能够实现，现有生产设备和工艺是否满足生产需求，是否需要进行技术改进或新增设备。生产能力评审：生产部门根据订单数量、交货期等要求，评估本部门的生产能力是否能够满足订单生产任务，是否需要调整生产计划或安排加班生产。物料供应评审：采购部门审查订单所需原材料、零部件等物料的供应情况，包括物料的采购周期、库存状况、供应商供货能力等，确保物料能够按时供应，不影响生产进度。质量保证评审：质量部门确认订单产品的质量标准是否明确，公司的质量控制体系是否能够保证产品质量符合要求，是否需要制定特殊的质量控制措施。成本效益评审：财务部门对订单的成本进行核算，评估订单的利润空间，确保订单在经济上可行，能够为公司带来合理的收益。3.评审流程市场部门将收到的订单提交给订单评审小组。订单评审小组各成员按照分工对订单进行评审，并填写订单评审表，详细记录评审意见。评审小组召开评审会议，对订单评审情况进行汇总和讨论，形成评审结论。根据评审结论，订单评审小组决定是否接受订单。若接受订单，明确各部门的工作任务和时间节点；若不接受订单，由市场部门与客户沟通，说明原因，协商解决方案。四、订单下达1.下达流程订单评审通过后，销售部门负责将订单下达给生产部门。下达订单时，应确保订单信息准确无误地传递给生产部门，包括产品规格、型号、数量、质量标准、交货期、交货地点等。生产部门收到订单后，应及时安排生产计划，明确生产任务、生产进度安排、责任人等，并将生产计划传达给各相关生产车间和部门。2.订单文件管理销售部门负责订单文件的整理和归档，订单文件应包括订单合同、订单评审表、订单下达通知等相关资料。订单文件应妥善保存，保存期限按照公司档案管理制度执行，以便日后查询和追溯订单执行情况。五、订单执行1.生产计划安排生产部门根据订单要求和生产能力，制定详细的生产计划，明确各工序的生产时间、生产数量、质量要求等。生产计划应合理安排生产资源，确保生产任务能够顺利完成。同时，要充分考虑设备维护、人员调配、物料供应等因素，避免因计划不合理导致生产延误。2.生产过程控制生产车间按照生产计划组织生产活动，严格执行生产工艺和操作规程，确保产品质量符合要求。质量部门在生产过程中进行质量检验和监督，对关键工序和质量控制点进行重点监控，及时发现和解决质量问题。生产部门应定期对生产进度进行跟踪和检查，及时调整生产计划，确保订单按时完成。如发现生产进度滞后，应及时分析原因，采取有效措施加以解决，如增加人员、加班加点、调整设备等。3.物料管理采购部门根据生产计划和物料需求清单，及时采购所需原材料、零部件等物料。物料到货后，仓库管理人员应按照规定进行验收，确保物料的数量、质量、规格等符合要求。仓库应建立完善的物料库存管理制度，对物料进行分类存放、标识清晰，定期盘点，确保物料库存数量准确无误。生产车间根据生产进度需求，及时从仓库领取物料，严格执行物料领用制度，做好物料领用记录。六、订单跟踪与协调1.跟踪职责销售部门负责跟踪订单的执行情况，及时与客户沟通，了解客户对订单执行的意见和需求，并将客户反馈信息及时传达给相关部门。生产部门负责对订单生产进度进行跟踪，及时掌握生产过程中的问题和困难，并协调各部门解决。采购部门负责跟踪物料采购进度，确保物料按时供应，如遇物料供应问题，应及时与供应商沟通协调，采取措施解决。质量部门负责跟踪产品质量状况，对出现的质量问题及时进行分析和处理，确保产品质量符合订单要求。2.跟踪方式各部门通过定期召开订单进度会议、填写订单跟踪报表、现场检查等方式对订单执行情况进行跟踪。订单跟踪报表应详细记录订单执行过程中的各项数据和信息，如生产进度、质量检验结果、物料供应情况等，以便及时发现问题并采取措施解决。3.协调机制当订单执行过程中出现问题或部门之间协调不畅时，由订单跟踪负责人组织召开协调会议，相关部门参加，共同商讨解决方案，明确责任人和时间节点，确保问题得到及时解决。对于涉及多个部门的复杂问题，应成立专项协调小组，集中力量解决问题，确保订单顺利执行。七、订单变更1.变更申请客户提出订单变更需求时，应由市场部门与客户沟通，了解变更内容和原因，并填写订单变更申请表。订单变更申请表应详细说明变更的具体内容，如产品规格、型号、数量、交货期、质量标准等，以及变更对公司生产、物料、成本等方面的影响。2.变更评审订单变更申请表提交给订单评审小组，由评审小组按照订单评审流程对变更内容进行评审。评审内容包括变更的技术可行性、生产能力可行性、物料供应可行性、质量保证可行性、成本效益等方面。根据评审结论，决定是否接受订单变更。若接受变更，明确各部门的工作任务和时间节点；若不接受变更，由市场部门与客户沟通，说明原因，协商解决方案。3.变更执行订单变更评审通过后，销售部门将变更信息及时传达给生产部门、采购部门、质量部门等相关部门。各部门根据变更要求，调整生产计划、物料采购计划、质量控制措施等，并按照新的要求组织实施。对于因订单变更导致的成本增加或交货期延迟等问题，应与客户协商解决，明确责任和费用承担方式。八、订单结案1.结案条件订单产品按照合同要求全部生产完毕，经质量检验合格，已按时交付给客户，且客户已确认收货。订单执行过程中涉及的所有款项已结清，包括货款、运费、税费等。订单文件及相关资料已整理归档，符合公司档案管理要求。2.结案流程生产部门完成订单生产任务后，通知质量部门进行最终质量检验。质量部门检验合格后出具质量检验报告。销售部门确认产品已交付给客户且客户已确认收货后，办理订单结案手续。财务部门核对订单款项收付情况，确认款项已结清后，在订单结