生产样品存放管理制度

PAGE生产样品存放管理制度一、总则（一）目的为规范公司生产样品的存放管理，确保样品的质量稳定、安全完整，便于追溯和查询，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产过程中产生的各类样品，包括但不限于产品原型、测试样品、质量检验留存样品等。（三）职责分工1.研发部门负责样品的技术标识和相关技术资料的整理、归档，并对样品的技术状态进行跟踪和更新。2.生产部门负责样品的生产制作、交付及临时存放管理，确保样品按要求及时生产并移交至指定存放地点。3.质量部门负责对样品进行质量检验、判定，并监督样品的存放条件是否符合要求，确保样品质量的稳定性。4.仓库管理部门负责样品的入库、存储、保管、发放及盘点等日常管理工作，按照规定的存放条件和要求妥善保管样品。5.其他相关部门根据各自职责，配合做好生产样品存放管理的相关工作。二、样品的分类与标识（一）样品分类1.按产品类型分类根据公司生产的不同产品种类，将样品分为[具体产品名称1]样品、[具体产品名称2]样品等。2.按生产批次分类对于同一产品，按照生产批次进行区分，如[批次号1]样品、[批次号2]样品等。3.按用途分类分为研发样品、测试样品、质量检验样品、客户展示样品等。（二）样品标识1.标识内容样品应具备清晰、准确的标识，标识内容至少包括产品名称、规格型号、生产批次、生产日期、样品编号、用途等信息。2.标识方式对于体积较小的样品，可采用粘贴标签的方式进行标识，标签应牢固粘贴在样品上，确保不易脱落。对于体积较大或不适合粘贴标签的样品，可采用挂牌、喷涂等方式进行标识，但标识内容必须清晰可辨。3.标识变更当样品的相关信息发生变更时，如产品规格调整、生产批次更新等，应及时对标识进行更新，确保标识信息始终与样品实际情况一致。三、样品的入库管理（一）入库流程1.生产部门完成样品生产后，填写《样品入库通知单》，详细注明样品的名称、规格型号、数量、生产批次、生产日期、用途等信息，并提交至质量部门进行检验。2.质量部门按照相关质量标准对样品进行检验，检验合格后在《样品入库通知单》上签字确认，并将其连同样品一同移交至仓库管理部门。3.仓库管理部门收到样品及《样品入库通知单》后，对样品的数量、标识等进行核对，核对无误后办理入库手续，将样品存放至指定库位，并在库存管理系统中录入相关信息。（二）入库要求1.入库样品应确保质量合格，无损坏、变质等情况。2.样品的标识应清晰、完整，符合本制度规定的标识要求。3.仓库管理部门应根据样品的特性和类别，合理安排存放库位，确保样品存放安全、有序。四、样品的存储管理（一）存储环境要求1.根据样品的特性，设置不同的存储环境，如常温库、冷藏库、冷冻库、干燥库、防潮库等。对于有特殊存储要求的样品，应严格按照规定的环境条件进行存放。2.存储环境应保持清洁、干燥通风，温度、湿度等参数应符合样品存储要求。仓库管理部门应定期对存储环境进行监测和记录，确保环境条件稳定。（二）存储方式1.样品应分类存放，不同产品类型、生产批次、用途的样品应分开存放，避免混淆。2.对于易受潮、易氧化、易腐蚀等特殊样品，应采取相应的防护措施，如密封包装、防潮剂放置、防锈处理等。3.样品应摆放整齐、有序，便于查找和盘点。对于体积较大的样品，应设置专门的存放区域，并做好防护措施，防止碰撞损坏。（三）库存盘点1.仓库管理部门应定期对样品进行盘点，确保账实相符。盘点周期为[具体盘点周期，如每月、每季度等]。2.盘点过程中，应认真核对样品的数量、标识、存储状态等信息，如发现账实不符或样品存在质量问题等异常情况，应及时查明原因，并填写《样品盘点差异报告》，报相关部门处理。3.根据盘点结果，对库存管理系统中的数据进行及时更新和调整，确保库存信息的准确性。五、样品的发放管理（一）发放流程1.因研发、测试、质量检验、客户展示等需要领用样品时，领用部门应填写《样品领用申请表》，注明领用样品的名称、规格型号、数量、用途、领用时间等信息，并提交至相关审批部门进行审批。2.审批部门根据实际需求对《样品领用申请表》进行审核，审核通过后签字批准。3.仓库管理部门凭经批准的《样品领用申请表》发放样品，发放时应认真核对领用信息，确保发放样品的准确性，并在库存管理系统中记录样品的发放情况。（二）发放要求1.样品发放应遵循“先进先出”的原则，确保样品在有效期内使用。2.对于有数量限制的样品，应严格按照审批数量发放，不得超量领用。3.领用部门应妥善保管领用样品，不得擅自转借、挪用或丢失。如因特殊原因需要转借样品，应提前办理相关手续。六、样品的使用管理（一）使用规范1.领用部门应按照样品的用途和相关操作规程使用样品，确保使用过程符合质量要求和安全规范。2.在样品使用过程中，如发现样品存在质量问题或其他异常情况，应立即停止使用，并及时通知质量部门和相关部门进行处理。3.使用后的样品应按照规定进行妥善处理，如需返还仓库的，应在使用完毕后及时办理返还手续。（二）使用记录1.领用部门应对样品的使用情况进行详细记录，记录内容包括使用时间、使用人员、使用地点、使用目的、使用过程中的相关数据等信息。2.使用记录应妥善保存，保存期限为[具体保存期限，如产品寿命周期加[X]年等]，以便于追溯和查询。七、样品的报废管理（一）报废条件1.样品因质量问题无法满足使用要求，经质量部门判定为不合格的。2.样品超过规定的保存期限，且已无使用价值的。3.样品因意外事故、自然灾害等原因导致损坏、变质，无法修复或使用的。（二）报废流程1.对于符合报废条件的样品，使用部门或仓库管理部门应填写《样品报废申请表》，注明报废样品的名称、规格型号、数量、报废原因等信息，并提交至质量部门进行审核。2.质量部门对《样品报废申请表》进行审核，确认样品确实无法使用或修复后，在申请表上签字批准。3.经批准报废的样品，由仓库管理部门负责组织报废处理。报废处理方式可根据样品的特性和环保要求，选择销毁、回收、无害化处理等方式进行。4.在报废处理过程中，仓库管理部门应做好记录，记录内容包括报废样品的名称、规格型号、数量、报废时间、报废处理方式等信息。八、样品的追溯管理（一）追溯范围本制度所涉及的生产样品，包括从样品的生产制作、入库存储、发放使用到报废处理的全过程。（二）追溯内容1.样品的基本信息，如产品名称、规格型号、生产批次、生产日期、样品编号等。2.样品的生产过程信息，包括生产部门、生产设备、生产工艺、生产人员等。3.样品的质量检验信息，如检验项目、检验结果、检验人员等。4.样品的存放、发放、使用及报废处理记录等。（三）追溯方式1.通过库存管理系统、质量检验记录、使用记录等相关文档资料进行追溯。2.对于涉及产品质量问题或其他特殊情况的样品，可通过追溯相关生产环节的人员、设备、原材料等信息，查找问题根源，采取相应的措施进行处理。九、监督与检查（一）定期检查1.质量部门应定期对样品的存放条件、质量状况等进行检查，确保样品质量稳定。检查周期为[具体检查周期，如每月、每季度等]。2.仓库管理部门应定期对样品的库存情况进行盘点和检查，确保账实相符、存放规范。检查周期为[具体盘点周期，如每月、每季度等]。（二）不定期抽查公司相关管理部门可根据实际情况，不定期对样品的存放管理情况进行抽查，发现问题及时督促整改。（三）检查记录与整改1.每次检查